Бесплатная CRM для записи клиентов: где обычно подвох и как его проверить

Наберите в поиске «бесплатная CRM для записи клиентов» — и получите десяток сервисов, каждый из которых называет себя бесплатным. Откройте страницу тарифов — и почти везде окажется, что бесплатна либо не CRM, либо не для вас, либо ненадолго. Это не обман: у сервисов просто разные модели заработка. Но разобраться в них стоит до того, как вы перенесёте туда базу клиентов и приучите их записываться онлайн.

В этой статье — типовые схемы «бесплатности», чек-лист того, что бесплатный тариф обязан уметь, и разбор нашей платформы Studio-admin по этому же чек-листу.

Что обычно прячется за словом «бесплатно»

Схем немного, и они повторяются от сервиса к сервису:

• Пробный период. Первые одну-две недели доступно всё. Потом — платная подписка, а база клиентов уже внутри, и переезжать лень. Это одна из самых распространённых схем.
• Лимит на базу или сотрудников. Бесплатно, но до определённого числа клиентов или для одного сотрудника. Работает ровно до момента, когда студия начинает расти — то есть перестаёт работать тогда, когда CRM нужнее всего.
• Платные модули. Ядро бесплатное, а всё, ради чего CRM заводят — напоминания клиентам, онлайн-запись, отчёты, — докупается отдельно.
• CRM без витрины. Записывать клиентов можно, а вести их некуда: страницы студии нет, сайт собирается в другом сервисе и за отдельные деньги.

Чек-лист: что обязано входить в бесплатный тариф

Если сервис называет себя бесплатной CRM для записи, проверьте на странице тарифов семь пунктов:

• онлайн-запись 24/7 и расписание — клиент записывается сам, без звонка;
• база клиентов без лимита на количество;
• абонементы со списанием занятий — если работаете по пакетам;
• страница или сайт, куда вести людей из карт и соцсетей;
• напоминания и уведомления — и вам, и клиенту;
• учёт денег: кто, сколько и за что заплатил;
• экспорт данных — возможность в любой момент уйти со своей базой.

Studio-admin по этому чек-листу

Теперь честно приложим чек-лист к себе.

• Онлайн-запись и расписание. Групповые занятия по расписанию и окна записи для индивидуальных услуг. Клиент записывается сам с сайта на реально свободные слоты, администратор — из расписания в два клика. Заявки можно подтверждать вручную или принимать автоматически.
• Клиенты. Карточка с историей записей, оплатами и абонементами клиента. Лимита на размер базы нет.
• Абонементы. Живой счётчик: занятие списывается при отметке «Был», срок может стартовать с первого посещения, есть заморозка на отпуск. Клиент видит остаток в личном кабинете.
• Сайт. Не «дополнительный модуль», а полноценный сайт студии на поддомене вида vasha-studiya.studio-admin.ru: услуги, цены, команда, галерея, отзывы и кнопка записи. Его адрес можно ставить в Яндекс.Карты и соцсети.
• Уведомления. Боты Telegram и MAX — студии приходят заявки и оплаты, клиентам — подтверждения и напоминания накануне занятия. Плюс личный кабинет клиента и возможность поставить систему на телефон как приложение (PWA).
• Деньги. Оплаты и расходы, онлайн-оплата через ЮKassa или по своей платёжной ссылке без эквайринга, подарочные сертификаты, расчёт зарплаты сотрудников.

Данные всегда можно забрать

Седьмой пункт чек-листа — самый недооценённый. В разделе «Настройки» Studio-admin есть блок «Экспорт данных» с кнопкой «Скачать Excel»: одна выгрузка — и вся база у вас на компьютере, каждый раздел на своём листе: клиенты, абонементы, записи, расписание, оплаты и расходы, услуги, команда, обращения, отзывы и сертификаты. Никакой привязки к платформе: если когда-нибудь решите уйти, уйдёте со всеми данными.

Кому подойдёт, а кому лучше другое

Studio-admin сделан для небольших студий на один-два адреса: танцы, йога, фитнес, растяжка, вокал, бьюти, детские кружки, репетиторы. Несколько адресов поддерживаются — залы, мастера и расписание разводятся по точкам.

А вот сетям салонов с десятками филиалов и франшизам логичнее смотреть на крупные системы вроде YClients — они изначально ориентированы в том числе на работу сетей; актуальные возможности и условия смотрите на их сайте. Для студии же на один-два адреса тот же набор ежедневных задач — запись, база, абонементы, деньги — закрывает бесплатный Studio-admin, и вдобавок сразу даёт сайт студии.

Как начать за вечер