Как перейти с YClients на бесплатную альтернативу

Если вы читаете эту статью, скорее всего, вам пришёл очередной счёт от YClients, и вы задались вопросом: «А за что, собственно, я плачу?». Это честный и разумный вопрос. YClients — хорошая платформа, но она создавалась для салонов красоты и крупных сетей. Маленькая студия с двумя тренерами платит столько же, сколько сеть из десяти точек.

Эта статья не про то, что YClients плохой. Это про то, как принять взвешенное решение о переходе и сделать его без потерь, если вы решили меняться.

Сколько реально стоит YClients

Тарифы YClients меняются, и платформа не любит размещать их в открытом доступе — цену часто называют только на переговорах. Но по данным пользователей и партнёров на 2024–2025 год картина примерно такая:

Тариф «Старт» (1 сотрудник): около 990–1 200 ₽/месяц
Тариф «Базовый» (до 5 сотрудников): 2 500–3 500 ₽/месяц
Тариф «Бизнес» (до 15 сотрудников): 5 000–7 000 ₽/месяц
Тариф «Сеть» (несколько точек): от 8 000 ₽/месяц и выше

Плюс отдельные расходы: SMS-уведомления оплачиваются сверху — от 2,5 ₽ за сообщение. При базе в 200 активных клиентов и еженедельных напоминаниях это ещё 800–1 500 ₽/месяц.

ℹ️ Обратите внимание

За год использования базового тарифа с SMS студия тратит 40 000–60 000 ₽. Для студии с доходом 150 000–300 000 ₽/месяц это 15–40% операционных расходов только на CRM — до аренды и зарплат.

Для крупного бизнеса с сетью филиалов это оправдано. Для студии йоги на 12 мест или танцевальной студии с тремя преподавателями — вопрос открытый.

Почему студии начинают искать альтернативы

Дело не только в цене. Вот что чаще всего называют владельцы небольших студий:

Избыточная функциональность. YClients разрабатывался для салонов красоты: мастера, услуги, чаевые, инвентарь — много модулей, которые студии йоги или танцев просто не нужны.
Сложность настройки. Чтобы настроить онлайн-запись и расписание групповых занятий, нужно разобраться в интерфейсе, который создавался под другой бизнес.
Техподдержка. Небольшие клиенты не в приоритете у крупной платформы — ответ на вопрос можно ждать часами.
Повышение цен. Несколько раз за последние годы тарифы пересматривались вверх, иногда без предупреждения.

💡 Совет

Если вас устраивает функциональность YClients и сумма в счёте не вызывает вопросов — не меняйте то, что работает. Переход ради перехода — плохая идея. Меняйтесь, только если есть конкретная проблема.

Что нужно перенести при смене системы

Это главный страх при любом переходе: «А что будет с моими данными?». Давайте разберём по пунктам.

Клиентская база

YClients позволяет выгрузить клиентов в Excel или CSV: имя, телефон, email, дата рождения, история посещений. Это стандартный экспорт, он работает на всех тарифах. Данные сохраняются полностью.

Расписание

Текущее расписание занятий переносится вручную — это 1–2 часа работы для стандартной студии с 5–15 видами занятий в неделю. Прошлые занятия переносить смысла нет.

Абонементы

Активные абонементы клиентов — самое важное. Нужно знать: у кого сколько занятий осталось и до какой даты действует абонемент. Это можно выгрузить из YClients или внести вручную при небольшой базе. Подробнее о том, как вести абонементы правильно, читайте в статье «Как управлять абонементами в студии».

История платежей

Финансовая история нужна для бухгалтерии — выгрузите её в Excel и сохраните в архив. В новой системе начинаете историю с чистого листа.

ℹ️ Обратите внимание

Перед переходом сделайте полный экспорт всех данных из YClients и сохраните файлы в двух местах — на компьютере и в облаке. Это займёт 20 минут и сэкономит нервы в случае любых неожиданностей.

Пошаговый план перехода

Выберите дату перехода

Лучше всего — начало месяца или начало сезона (сентябрь, январь). Избегайте периодов пиковой загрузки — летних интенсивов, новогодних акций. У вас должно быть 2–3 спокойные недели для адаптации.

Выгрузите все данные из YClients

Клиенты → экспорт в CSV. Абонементы → список активных с остатками. Расписание → скриншот или ручная запись. Финансы → выгрузка за весь период. Сохраните файлы.

Зарегистрируйтесь в новой системе и настройте базовое

Заведите студию, добавьте тренеров, создайте виды занятий и расписание. Это можно сделать параллельно с работой в YClients — новая система пока пустая.

Импортируйте клиентскую базу

Загрузите CSV с клиентами в новую систему. Проверьте, что телефоны и имена корректно распознались. Занесите активные абонементы вручную или через импорт.

Проведите тестовый период 1–2 недели

Работайте параллельно в обеих системах. Записывайте новых клиентов уже в новую. Старых пока ведите там, где они есть. Это позволит заметить проблемы без риска потерять клиентов.

Переключитесь полностью и отмените подписку YClients

После того как убедились, что всё работает — отмените автоплатёж в YClients. Не удаляйте аккаунт сразу: оставьте на 1–2 месяца как архив на случай вопросов.

Что вы теряете при переходе

Честный разговор невозможен без этого пункта.

Историю занятий в привычном интерфейсе. Старые записи остаются в YClients, в новой системе начинаете с нуля.
Виджеты и интеграции YClients. Если у вас встроен виджет онлайн-записи с сайта через YClients — его нужно заменить на виджет новой системы.
Маркетплейс YClients. YClients продвигает студии через собственный маркетплейс — если клиенты находили вас там, этот канал закроется.
Время на адаптацию. Любой переход — это 2–4 недели сниженной эффективности, пока команда привыкает.

Что вы приобретаете

Экономию от 30 000 ₽ в год — если переходите на бесплатную платформу.
Интерфейс под студийный бизнес — без лишних модулей для салонов и медицинских клиник.
Скорость поддержки — в нишевых системах для студий разработчики часто отвечают в тот же день.
Отсутствие зависимости от повышения тарифов.

Лучшая система — та, которую вы реально используете каждый день. Красивый интерфейс без лишних кнопок сэкономит больше времени, чем богатый функционал, в котором никто не разбирается.

Studio-Admin как альтернатива

Studio-Admin — бесплатная система управления студией, которая создавалась именно для небольших студий: йоги, танцев, пилатеса, растяжки, единоборств. Без лишних модулей и ежемесячной платы.

Что есть в Studio-Admin:

Расписание групповых занятий с онлайн-записью
База клиентов с историей посещений
Учёт абонементов и разовых занятий
Роли сотрудников: администратор, тренер, управляющий
Финансовые отчёты

Подробнее о настройке онлайн-записи читайте в статье «Как настроить онлайн-запись для студии», а общий обзор возможностей — в «Бесплатная CRM для студий».

✅ Полностью бесплатно

Попробуйте Studio-Admin бесплатно — без лимита по времени и без скрытых платежей. Перенос данных занимает один день, а первые занятия можно вести уже сегодня. Зарегистрируйтесь на studio-admin.ru.

Переход — это всегда немного стресс. Но студии, которые прошли этот путь, как правило, не возвращаются к более дорогим решениям. Главное — выбирать не «самый известный сервис», а тот, который подходит именно вашему масштабу и задачам.