Сколько реально зарабатывает студия: считаем прибыль, а не выручку

«У нас выручка 400 тысяч в месяц» — гордо говорит владелица студии. А на вопрос «сколько из них ваши?» отвечает не сразу: «Ну… тысяч пятьдесят. Наверное. Иногда меньше». Знакомая ситуация: залы полные, касса звенит, а в конце месяца владелец докладывает в бизнес из личных денег и не понимает, куда всё делось.

Причина почти всегда одна: студия считает выручку, а жить пытается на прибыль — и это две очень разные цифры. Между ними стоят аренда, зарплаты, налоги и одна коварная особенность студийного бизнеса — абонементы, которые превращают кассу в иллюзию. В этой статье разложим экономику студии по полочкам: как отличить прибыль от выручки, как собрать честный отчёт за месяц, где чаще всего утекают деньги и какие пять цифр стоит смотреть каждую неделю, чтобы держать руку на пульсе.

Три разные цифры: выручка, деньги в кассе и прибыль

Начнём с того, что у студии всегда есть три «сколько мы заработали», и путать их опасно:

• Поступления — сколько денег физически пришло в кассу и на счёт за месяц. Это самая заметная цифра, но самая обманчивая: в ней сидят абонементы, которые вы ещё не отработали.
• Выручка — стоимость услуг, которые вы реально оказали: проведённые занятия, состоявшиеся визиты. Клиент купил абонемент на 8 занятий за 4 800 ₽ и сходил в этом месяце на 4 — выручка этого месяца 2 400 ₽, а не 4 800 ₽.
• Прибыль — выручка минус все расходы: аренда, зарплаты, налоги, коммуналка, реклама, мелочи. Это единственная цифра, которая показывает, зарабатывает бизнес или проедает сам себя.

Типичная студия на 300–500 тысяч поступлений в месяц имеет рентабельность 10–25%. То есть «ваших» в этой кассе — 40–100 тысяч, и то при условии, что вы не путаете поступления с выручкой. Если путаете — цифра прибыли может оказаться отрицательной, просто вы узнаете об этом на полгода позже.

Ловушка абонементов: деньги уже у вас, услуга — ещё за вами

Абонементы — двигатель студийной экономики и одновременно главный источник самообмана. В сентябре вы продали 50 абонементов и собрали 250 000 ₽. Ощущение — «отличный месяц». Но по этим абонементам клиенты будут ходить весь октябрь, а частично и ноябрь: деньги вы получили сегодня, а расходы на эти занятия — зал, тренер, свет — понесёте завтра.

Это называется «отложенное обязательство»: часть денег в кассе — не ваша прибыль, а предоплата за будущую работу. Студии, которые этого не учитывают, живут в качелях: в месяцы активных продаж кажется, что всё прекрасно, деньги тратятся — а через два месяца клиенты ходят по оплаченным абонементам, новых продаж мало, и платить аренду вдруг нечем.

Практическое правило: смотрите не только на продажи абонементов, но и на списания — сколько занятий по ним реально «сгорело» за месяц. В Studio-Admin это происходит автоматически: администратор отмечает визит, система списывает занятие с абонемента, и вы в любой момент видите, сколько занятий продано, сколько отработано и сколько студия ещё «должна» клиентам.

Раскладываем расходы: постоянные и переменные

Вторая половина уравнения прибыли — расходы. Их полезно делить на две корзины.

Постоянные — платите независимо от загрузки

• Аренда и коммуналка — обычно самая большая строка, 60 000–200 000 ₽ для зала в 100–150 м².
• Зарплата администратора — ставка или оклад, 25 000–50 000 ₽.
• Интернет, музыка, банковское обслуживание, онлайн-касса — по мелочи, но стабильно 5 000–15 000 ₽.
• Налоги и взносы — зависят от режима, для УСН «доходы» считайте 6% с поступлений плюс взносы.

Переменные — растут вместе с количеством занятий

• Оплата тренеров за проведённые занятия — главная переменная строка.
• Расходники: вода, салфетки, коврики на замену — 3 000–10 000 ₽.
• Эквайринг — 1–2,5% с безналичных оплат.
• Реклама — формально управляемая строка, но при росте её обычно тоже наращивают.

Смысл деления простой: постоянные расходы — это планка, которую студия обязана «перепрыгнуть» выручкой до того, как заработает первый рубль прибыли. Чем точнее вы знаете свою планку, тем осмысленнее все остальные решения — от цен до расписания.

Зарплата тренеров: самая коварная строка

Отдельного разговора заслуживают тренеры, потому что именно здесь чаще всего расползается учёт. Типичные схемы — фиксированная ставка за занятие (500–1 500 ₽), процент от выручки группы (30–50%) или гибрид. Проблемы начинаются, когда выходы считаются «по памяти» в конце месяца: тренер помнит одно, администратор — другое, и разница всегда не в пользу студии.

Считайте зарплату от фактических проведённых занятий в системе, а не от планового расписания. В Studio-Admin раздел зарплаты собирает выходы каждого тренера автоматически из расписания: сколько занятий провёл, по какой ставке, сколько начислено — с детализацией по дням и выгрузкой в Excel. Тренер при этом видит только свои цифры. Как это настроить — в статье про расчёт зарплаты по выходам.

И проверьте экономику каждого формата: если групповое занятие стоит клиенту 600 ₽, в группе в среднем 4 человека, а тренер получает 1 200 ₽ за выход — занятие приносит 2 400 ₽ и половину сразу отдаёт тренеру. После аренды и налогов от такого формата может не оставаться ничего. Это не повод закрывать группу — это повод знать цифру и управлять ею: наполняемостью, ценой или ставкой.

Собираем отчёт о прибыли: студия за один месяц

Теперь соберём всё в один отчёт на примере условной студии: зал 120 м², 5 тренеров, около 160 занятий в месяц.

Статья	Сумма, ₽	Комментарий
Выручка (отработанные занятия)	412 000	Списания по абонементам + разовые + индивидуальные
Аренда и коммуналка	−110 000	Постоянная
Тренеры	−128 000	160 занятий, средняя ставка 800 ₽
Администратор	−38 000	Оклад
Налоги и взносы	−32 000	УСН 6% + взносы
Реклама	−25 000	Таргет + карты
Эквайринг, расходники, прочее	−17 000	Переменные мелочи
Прибыль	62 000	Рентабельность 15%

Обратите внимание: при поступлениях в кассу под 450–500 тысяч (с учётом предоплат за абонементы) реальная прибыль — 62 тысячи. Это нормальная, здоровая картина для студии. Ненормально — не знать её и оценивать месяц «по ощущениям от кассы».

«Я два года считала, что студия приносит сто тысяч в месяц, потому что смотрела на кассу. Потом села и посчитала по-честному, с абонементами и всеми расходами: оказалось — тридцать пять. Было обидно, но это лучшее, что я сделала для бизнеса: подняла цены на два формата, закрыла убыточную утреннюю группу, и через полгода прибыль стала реальными девяноста тысячами, а не бумажными ста» — Ольга, студия пилатеса, Екатеринбург.

Юнит-экономика одного занятия

Отчёт за месяц отвечает на вопрос «сколько заработали», но не отвечает на вопрос «где именно». Для этого спуститесь на уровень одного занятия. Формула простая: выручка занятия (число пришедших × средняя цена визита) минус ставка тренера минус доля постоянных расходов на один слот.

Долю постоянных расходов посчитать легко: если аренда, администратор и прочие постоянные статьи стоят 180 000 ₽ в месяц, а занятий проводится 160, каждый слот «несёт» на себе примерно 1 125 ₽. Дальше арифметика беспощадна: занятие с четырьмя клиентами по 600 ₽ приносит 2 400 ₽, отдаёт тренеру 800 ₽ и постоянным расходам 1 125 ₽ — остаётся 475 ₽. А то же занятие с восемью клиентами — уже 2 875 ₽ прибыли. Наполняемость решает всё.

Посчитайте эту математику для каждого формата в сетке. Почти всегда обнаруживается пара «любимых, но убыточных» слотов, которые годами субсидируются остальным расписанием.

Точка безубыточности: сколько занятий кормят студию

Из юнит-экономики вырастает самая мотивирующая цифра — точка безубыточности. Если постоянные расходы студии 180 000 ₽ в месяц, а среднее занятие после оплаты тренера оставляет студии 1 600 ₽, то для выхода в ноль нужно 113 занятий в месяц, или примерно 4 занятия в день. Всё, что сверху, — работает на прибыль.

Эта цифра превращает абстрактную тревогу «как у нас дела?» в конкретный ежедневный ориентир: сегодня прошло шесть занятий со средней наполняемостью — день отработан в плюс. Она же показывает цену пустых слотов и отменённых групп: каждое несостоявшееся занятие — минус 1 600 ₽ из прибыли, потому что аренда за этот час всё равно уплачена.

Где утекает прибыль: пять типичных дыр

Когда отчёт собран, почти всегда находятся одни и те же утечки:

• Неявки. Каждый непришедший клиент без списания занятия — подаренная услуга. При 20% неявок студия дарит пятую часть мощности. Лечится напоминаниями и честным списанием — см. статью про снижение неявок.
• Вечные скидки. «Подружке администратора», «по старой цене», «забыли поднять с 2023 года». Скидка 15% при рентабельности 15% съедает всю прибыль визита — полностью.
• Хождение по абонементу после окончания. Без автоматического учёта остатков клиенты «дохаживают» лишние занятия, и никто этого не видит.
• Долги. «Заплачу со следующей недели» без системы напоминаний превращается в минус 10–30 тысяч ежемесячно.
• Пустые утренние слоты. Аренда идёт, выручки нет. Иногда честнее сдать утро в субаренду или закрыть, чем «держать для картинки».

Каждая дыра по отдельности выглядит мелочью. Вместе они спокойно съедают 30–50 тысяч в месяц — то есть половину прибыли студии из нашего примера.

Пять цифр, которые стоит смотреть каждую неделю

Управленческий учёт — это не годовой отчёт для банка, а короткий еженедельный ритуал. Достаточно пяти цифр:

• Поступления за неделю — деньги в кассе и на счёте.
• Количество проведённых занятий и средняя наполняемость.
• Продано абонементов — штук и на какую сумму.
• Новые клиенты и доля вернувшихся после первого визита.
• Неявки — сколько записей не дошло.

В Studio-Admin эти цифры не нужно собирать руками: раздел «Деньги» показывает поступления, возвраты и начисления зарплаты, а «Аналитика» — динамику записей, визитов, продаж и неявок по неделям и месяцам. Пятнадцать минут в понедельник утром — и вы знаете о студии больше, чем раньше узнавали за квартал.

Как навести порядок в цифрах: план на две недели

Если сейчас учёт живёт «в кассе и в голове», вот реалистичный план перехода:

Главное: прибыль — это привычка, а не случайность

Студии с одинаковой выручкой живут по-разному: одна приносит владельцу стабильные 80–100 тысяч, другая — хронический ноль и усталость. Разница почти никогда не в удаче и редко в маркетинге. Она в том, что первая студия знает свои цифры: отличает выручку от кассы, считает вклад каждого занятия, видит утечки и закрывает их по одной.

Начните с малого: соберите первый честный отчёт за прошедший месяц по схеме из этой статьи. Скорее всего, цифра прибыли вас не обрадует — это нормально, она мало кого радует с первого раза. Зато у вас появится точка отсчёта и список конкретных рычагов: наполняемость, цены, ставки, неявки, пустые слоты. А рутину подсчётов отдайте системе — у неё это получается лучше и бесплатно.