Зарплата тренеров: автоматический расчёт по выходам и выгрузка в Excel

Конец месяца в студии почти всегда выглядит одинаково: владелец открывает расписание, тетрадку или переписку с тренером и начинает вспоминать. Сколько занятий провела Аня? А то, которое отменили за час до начала, — считать или нет? А подмену в среду кому записывать? Через час рождается цифра, в которую тренер не верит, и начинается сверка по скриншотам из чата. Один спорный выход — и настроение испорчено у обоих.

В StudioAdmin эта рутина занимает меньше минуты. Раздел «Зарплата» сам собирает все проведённые занятия каждого тренера за выбранный период, умножает их на ставку, показывает детализацию по дням и отдаёт готовый Excel-файл, который не стыдно отправить тренеру или бухгалтеру. Ниже — как это работает, шаг за шагом и без магии.

Что такое «выход» и почему по нему удобно считать

«Выход» — это одно проведённое занятие тренера. Не смена, не часы присутствия в зале, а конкретное событие в расписании, за которое человек получает деньги. Такой учёт прижился в студиях не случайно: он прозрачен для обеих сторон. Тренер точно знает, что провёл 14 занятий, а владелец точно знает, что каждое из них стоит, например, 900 рублей. Спорить попросту не о чем.

StudioAdmin считает выходами:

• групповые занятия из расписания, которые не были отменены;
• индивидуальные занятия, на которые записался клиент.

А вот что выходами не считается:

• отменённые занятия — если тренировку отменили, она автоматически исчезает из расчёта;
• пустые окна для индивидуальной записи — время, которое тренер держал свободным, но на которое никто так и не записался.

Эта логика зашита в систему, и настраивать её не нужно. Провели занятие — оно в расчёте. Отменили — его там нет. Никаких галочек «учитывать в зарплате» и ручных пометок.

Откуда берутся данные: расписание — единственный источник

Главное отличие от тетрадки и ручных таблиц в том, что зарплата в StudioAdmin не ведётся отдельно. Она строится из того же расписания, по которому студия живёт каждый день: тренеры проводят занятия, администратор отмечает записи, клиенты записываются онлайн. Ничего не нужно дублировать — а значит, негде ошибиться при переносе данных из одного места в другое.

Если вы перенесли занятие или поменяли в нём тренера, расчёт обновится сам. Пересчитывать вручную или помнить о правках не придётся: на странице зарплаты всегда актуальная картина на момент открытия.

Шаг 1. Задайте ставки тренерам

Ставки задаются один раз, прямо на странице «Зарплата» — у каждого тренера есть два поля:

Ставки может менять только управляющий или владелец. Тренер свои ставки видит в расчёте, но редактировать их не может — это защищает от недоразумений.

Шаг 2. Выберите период и нажмите «Показать»

Сверху страницы — два поля с датами: «С» и «По». По умолчанию открывается текущий месяц, но период можно задать любой: календарный месяц, неделю, «с 16-го по 15-е», если вы платите со сдвигом, или весь квартал, если хотите посмотреть картину целиком. Выбрали даты, нажали «Показать» — расчёт готов.

Небольшая деталь, которую оценят владельцы, ведущие занятия сами: тренер, привязанный к аккаунту владельца, в списке зарплат не показывается. Логично — самому себе зарплату начислять не нужно, а список остаётся чистым.

Карточка тренера: вся суть на одном экране

По каждому тренеру видно главное без единого клика:

• итоговая сумма за период — крупно, её не нужно искать;
• формула расчёта — например, «14 занятий × 900 ₽» или «18,5 ч × 600 ₽/ч», чтобы было видно, откуда взялось число;
• количество выходов и часов за период;
• сколько уже выплачено и сколько осталось к выплате, если вы фиксируете выплаты в системе.

Если ставка тренеру ещё не задана, вместо суммы будет пометка «Ставка не задана» — система честно скажет, что ей не хватает данных, а не покажет ноль, который можно принять за реальный расчёт.

Детализация: каждый выход как на ладони

Итоговая сумма — это хорошо, но доверие рождается в деталях. Под карточкой тренера есть кнопка «Расчёт ЗП — все выходы» с числом занятий в скобках. Нажмите её — развернётся таблица, где каждый выход расписан отдельной строкой:

• дата и день недели;
• время занятия — начало и конец;
• название занятия из расписания;
• сколько клиентов было записано;
• длительность в часах;
• сумма за этот выход.

Внизу — строка «Итого»: всего занятий, клиентов, часов и общая сумма. Это та же цифра, что и в карточке тренера, и та же, что уедет в Excel: расчёт везде один, потому что источник один. Никаких «в таблице одно, в файле другое».

Выгрузка в Excel в один клик

Под таблицей детализации есть зелёная кнопка «Скачать Excel». Один клик — и у вас файл с говорящим именем вида «Расчет ЗП для Анны Ивановой (01.07.2026–31.07.2026).xlsx». Внутри — аккуратная таблица:

• шапка с именем тренера, периодом и ставкой;
• все выходы построчно: дата, день недели, время, занятие, клиенты, часы, ставка и сумма;
• итоговая строка с общими цифрами.

Зачем это нужно, если всё видно на экране? Сценариев масса: отправить тренеру в мессенджер перед выплатой, чтобы он проверил и подтвердил; передать бухгалтеру как основание для начисления; подшить в папку отчётности за месяц; сравнить два периода между собой. Файл открывается в Excel, Numbers и Google Таблицах — колонки уже выровнены по ширине, ничего доводить не нужно.

Выплаты: аванс, окончательный расчёт, премия

Посчитать — половина дела. Вторая половина — не запутаться, что из посчитанного уже выплачено. Для этого у каждого тренера есть кнопка «Выплатить ЗП»:

История выплат хранится по каждому тренеру: сумма, дата, комментарий. Ошиблись — управляющий может удалить запись и внести заново. Через полгода, когда тренер спросит про мартовскую премию, ответ найдётся за десять секунд, а не в архиве переписки.

Что видит тренер

Тренер заходит в ту же админку под своим аккаунтом и видит раздел «Моя зарплата» — только свои данные: свои выходы, свою ставку, свою сумму за период и историю своих выплат. Чужие зарплаты, финансы студии и настройки ему недоступны — за это отвечает система прав доступа. При этом свою детализацию тренер может развернуть и скачать в Excel точно так же, как управляющий.

Это снимает целый пласт напряжения. Тренеру не нужно писать владельцу «скинь расчёт» — он открывает телефон и видит всё сам, в любой день месяца, а не только перед зарплатой. Прозрачность — лучший ответ на вопрос «а точно ли мне всё посчитали?».

Раньше я считала зарплату в заметках на телефоне: листала расписание и ставила палочки. Каждый месяц находилось занятие, про которое мы с тренером помнили по-разному, — и это были самые неприятные разговоры. Сейчас перед выплатой я просто отправляю тренерам Excel из StudioAdmin. За полгода — ни одного спора: все смотрят в одну и ту же таблицу. — Наталья, владелица студии растяжки, 4 тренера

Тетрадка, своя таблица или StudioAdmin: сравнение

Критерий	Тетрадка	Своя таблица	StudioAdmin
Время на расчёт в месяц	1–2 часа	30–60 минут	1–2 минуты
Риск забыть или задвоить выход	Высокий	Средний — данные вносятся руками	Нет — источник один, расписание
Тренер видит свой расчёт сам	Нет	Только если дать доступ к файлу	Да, раздел «Моя зарплата»
История выплат и авансов	Пометки на полях	Отдельный лист, если не забыть	Автоматически по каждому тренеру
Файл для бухгалтера	Фото страницы	Собирать вручную	Готовый Excel в один клик
Стоимость	Бесплатно	Бесплатно	Бесплатно

Частые вопросы

Тренер заболел, занятие провёл другой — как посчитается?

Выход записывается тому тренеру, который указан в занятии. Поменяйте тренера в этом занятии в расписании — и выход автоматически уйдёт тому, кто реально его провёл. Никаких ручных корректировок в самой зарплате делать не нужно.

У тренера заполнены и ставка за занятие, и почасовая — по какой посчитают?

По ставке за занятие: она приоритетнее. Если хотите считать по часам, очистите поле «За занятие» — расчёт сразу перестроится на почасовую логику с учётом фактической длительности каждого занятия.

Считаются ли отменённые занятия и пустые окна записи?

Нет. Отменённое занятие исключается из расчёта автоматически. Свободные окна для индивидуальной записи, на которые никто не записался, тоже не считаются — это не выход, тренер не работал.

Можно ли платить разным тренерам по-разному?

Да, ставки индивидуальные: одному — 700 рублей за занятие, другому — 1200, третьему — почасовая. Система считает каждого по его собственным условиям в рамках одного и того же периода.

А если я только начинаю и у меня один тренер — я сам?

Тогда раздел зарплаты вам пока не нужен — и он не будет мешать: владелец в списке зарплат не отображается. Зато когда появится первый наёмный тренер, всё уже готово: задали ставку — и расчёт пошёл. О том, какие ещё разделы пригодятся на старте, читайте в обзоре всех функций StudioAdmin.

Зарплата — та часть работы студии, где цена ошибки измеряется не только деньгами, но и доверием команды. Автоматический расчёт по выходам убирает из этого процесса человеческий фактор: расписание одно, цифры одни, и все на них смотрят одинаково. Настройка занимает пять минут — две ставки на тренера, и система работает. А если вы ещё не ведёте расписание в StudioAdmin, начните с настройки онлайн-записи — зарплата подтянется из него сама.