Абонементы с автосписанием: как система сама считает визиты и остатки

«А сколько у меня осталось занятий?» — вопрос, который администратор студии слышит по десять раз в день. Дальше начинается ритуал: найти строку в табличке, вспомнить, ходила ли клиентка в четверг, пересчитать палочки. Если админов двое и один забыл отметить визит — остатки расходятся с реальностью, и студия либо дарит занятия, либо спорит с клиентом. В Studio-Admin эту работу делает система: занятие списывается с абонемента автоматически, остаток пересчитывается сам, а клиент получает сообщение в бот с точной цифрой. Разберём весь механизм — от создания вида абонемента до уведомления «осталось 3 занятия».

Как устроен абонемент в Studio-Admin

Сначала термины. Есть вид абонемента — шаблон, который вы создаёте в разделе «Цены»: например, «8 занятий, 30 дней, 4800 ₽». И есть выданный абонемент — экземпляр этого вида у конкретного клиента, со своими датами и своим остатком. У вида абонемента настраиваются:

• Число занятий — 4, 8, 12, сколько угодно. Или безлимит: посещения не ограничены, действует до конца срока.
• Цена — при вводе система сразу показывает стоимость одного занятия, удобно сверять экономику линейки.
• Срок действия в днях — обычно 30 или 45.
• Привязка к занятию — абонемент может действовать только на конкретную услугу, например «Пилатес», или быть универсальным на любые занятия студии.

Если сомневаетесь, какую линейку абонементов собрать и как её описать клиентам, у нас есть отдельный разбор с готовыми формулировками для страницы цен.

Выдача абонемента: четыре шага

Здесь же можно оформить и разовое посещение без абонемента — отдельным пунктом в том же списке: одна оплата по цене разового занятия, никаких лишних сущностей.

Срок с первого посещения: маленькая галочка, большая честность

Классическая обида клиента: купил абонемент 25 декабря, пришёл первый раз 12 января — а треть срока уже сгорела в праздники. Галочка «Срок считать с первого посещения» решает это красиво: дни начинают идти не со дня покупки, а с первого визита. Пока клиент не пришёл, абонемент просто ждёт. Для студии это почти ничего не стоит, а для клиента звучит как забота — и отлично работает как аргумент при продаже: «не переживайте, срок пойдёт с первого занятия».

Автосписание: включается одним переключателем

Теперь главное. В разделе «Абонементы» есть переключатель «Списывать занятия с абонемента автоматически». Когда он включён, происходит следующее: незадолго до начала занятия система проходит по подтверждённым записям и у каждой сама списывает визит с подходящего действующего абонемента. Статус записи меняется на «Был», остаток уменьшается на единицу, в историю клиента падает запись вида «Пришёл, осталось 5». Администратору не нужно ничего нажимать вообще.

Обратите внимание на слово «подтверждённых». Автосписание касается только записей, которые студия подтвердила — случайная бронь от незнакомца сама по себе ничего ни с кого не спишет. Это ваша страховка от ложных списаний.

Какой абонемент выберет система

У клиента может быть несколько абонементов одновременно: старый догуливаемый, новый, подарочный на массаж. Логика выбора при списании простая и предсказуемая:

• Сначала — абонемент именно на эту услугу: на занятие «Пилатес» первым тратится абонемент вида «Пилатес».
• Если такого нет — универсальный, действующий на любые занятия.
• Из нескольких подходящих — самый старый: сначала догуливается тот, что куплен раньше, ничего не сгорает зря.
• Безлимит не расходуется — по нему визиты просто фиксируются в истории, остаток не уменьшается.

Та же логика работает и при ручной отметке «Был», так что поведение системы всегда одинаковое и объяснимое клиенту.

Если клиент не пришёл

Автосписание срабатывает до начала занятия, а жизнь бывает разной: клиентка застряла в пробке и не дошла. Тогда вы просто меняете статус записи на «Не пришёл» — и система спросит, вернуть ли списанное занятие обратно в абонемент. Дальше решает ваша политика: у кого-то пропуск без предупреждения сгорает, у кого-то возвращается. Важно, что решение принимаете вы, осознанно и в один клик, а не «как получится у того, кто сегодня за стойкой».

Клиент всегда знает свой остаток

Лучшая часть автосписания — прозрачность для клиента. Через два часа после занятия бот студии присылает клиенту сообщение: какое занятие прошло, с какого абонемента списано и сколько осталось. Вопрос «а сколько у меня там?» исчезает из жизни администратора, потому что у клиента ответ лежит в Telegram или MAX.

Мелочь, о которой мы подумали: сообщения не приходят ночью. С 22:00 до 10:00 действуют тихие часы — уведомление о вечернем занятии дождётся утра. И отдельный канал самообслуживания — личный кабинет клиента, где видны его записи и абонементы по всем студиям на платформе.

У нас было два администратора и одна табличка. Каждый месяц находились два-три клиента, у которых остатки не сходились: кто-то не отметил визит, кто-то отметил дважды. Раз в месяц я села бы и пересчитала, но спорить с клиентом, который уверен, что у него осталось четыре занятия, — худшая часть работы. Включили автосписание — за три месяца ни одного спора. Клиенты сами показывают сообщение бота с остатком. — Владелец студии единоборств, Екатеринбург

Ручной режим: всё под контролем и без автоматики

Автосписание — опция, а не обязанность. Выключите переключатель — и учёт станет полностью ручным, но всё равно удобным:

• В расписании отмечаете «Был» — система сама предложит, как закрыть визит: списать с подходящего абонемента (покажет остатки по каждому) или принять разовую оплату, при необходимости со скидкой.
• Если у клиента нет абонемента, прямо из окна отметки можно выдать новый — не переходя в другие разделы.
• В карточке клиента и в разделе «Абонементы» у каждого абонемента есть кнопки минус и плюс: списать занятие вручную или вернуть его. Пригодится для нестандартных случаев — отработок, переносов, компенсаций.

Онлайн-покупка: абонемент продаёт себя сам

Абонементы не обязательно продавать у стойки. У каждой студии на Studio-Admin есть собственный сайт со страницей цен, где рядом с каждым абонементом стоит кнопка покупки. Клиент платит картой или через СБП — оплату принимает ЮKassa, — и абонемент зачисляется ему автоматически: без участия администратора, хоть в полночь. Платёж тут же появляется в разделе «Деньги», выданный абонемент — в карточке клиента и в общем списке.

В разделе «Абонементы» есть готовая кнопка «Ссылка для оплаты абонементов» — скопируйте её в шапку профиля или отправьте клиенту в ответ на «куда перевести?». Как подключить приём платежей, пошагово разобрано в статье про онлайн-оплату и отдельно — про оплату через СБП.

Прозрачность: история каждого абонемента

По любому выданному абонементу в карточке клиента доступна его личная история: когда выдан, каждое списание с датой и остатком после него, ручные корректировки, возвраты. Если возник спор — вы не вспоминаете, а показываете. Здесь же можно изменить срок действия конкретного абонемента — например, продлить его на неделю болевшему клиенту. Закончившиеся и просроченные абонементы уходят в архив, но не исчезают: вся история сохраняется.

Ручной учёт против автосписания

Ситуация	Табличка и палочки	Автосписание в Studio-Admin
Клиент пришёл на занятие	Админ должен вспомнить и отметить	Списывается само перед началом
Вопрос «сколько осталось?»	Поиск в файле, пересчёт	Клиент видит остаток в боте
Клиент не пришёл	Как решит дежурный админ	Явный вопрос: вернуть занятие или нет
Спор об остатке	Слово против слова	История списаний с датами
Покупка абонемента	Только лично или переводом	Онлайн на сайте, зачисление автоматом

Пять минут на настройку

Весь путь короче, чем кажется: создать виды абонементов в «Ценах», выдать действующие абонементы постоянным клиентам, включить переключатель автосписания — и с этого дня остатки считает система. Первый освободившийся час администратора можно потратить на то, что автоматизации не поддаётся: тёплый разговор с клиентом, который давно не приходил.