CRM для студии: карточка клиента, история визитов и вся переписка

Пока клиентов десять, хватает памяти и заметок в телефоне. На тридцати начинаются накладки: кто-то оплатил абонемент переводом и об этом знает только администратор, который сегодня выходной. Кто-то просил перенести занятие. У кого-то посещения закончились две недели назад, а он всё ходит. Владелец тратит вечер воскресенья на сверку таблички в Excel с перепиской в трёх мессенджерах — и всё равно что-то теряется. Эта статья о том, как раздел «Клиенты» в Studio-Admin закрывает проблему целиком: единая карточка клиента, полная история визитов, абонементы с остатками, долги и вся переписка — в одном месте и бесплатно.

Что такое CRM для студии на самом деле

Слово CRM звучит как что-то из мира корпораций с отделами продаж и воронками. Для студии йоги, танцев, керамики или детской секции всё проще. CRM — это возможность за десять секунд ответить на пять вопросов про любого клиента:

• Как с ним связаться и что важно про него помнить?
• Когда он был в последний раз и как часто ходит вообще?
• Какие у него абонементы и сколько занятий осталось?
• Есть ли долги — визиты, за которые он ещё не заплатил?
• О чём вы с ним переписывались и не потерялся ли его вопрос?

Если на каждый вопрос вы сейчас отвечаете из разных источников — тетрадь, Excel, WhatsApp, память администратора — значит, единой картины нет ни у кого. В Studio-Admin все пять ответов живут в одной карточке клиента. Разберём по порядку, из чего она состоит.

Список клиентов: вся база на одном экране

Раздел «Клиенты» в админке — это список всех, кто когда-либо записывался в студию или был добавлен вручную. По каждому клиенту сразу видно главное: имя, телефон, email, количество записей, количество абонементов и статус бота — подключил ли клиент уведомления в Telegram, в MAX, в обоих или пока ни в одном.

Строка поиска ищет по имени, email и телефону одновременно. С телефоном есть приятная деталь: достаточно ввести две-три цифры подряд из любого места номера. Клиентка говорит «мой номер заканчивается на 47-12» — вводите 4712 и находите её за секунду, не выясняя код оператора.

Новый клиент добавляется кнопкой «+ Клиент»: имя и телефон обязательны, email — по желанию. Телефон вводится в маске +7 (XXX) XXX-XX-XX, так что база не превращается в зоопарк из восьмёрок, плюсов и пробелов. А если клиент записался сам через онлайн-запись на сайте — карточка создастся автоматически, руками ничего заводить не нужно.

Карточка клиента: контакты, заметки, теги

Открываем любого клиента — и попадаем в его карточку. Верхний блок — контакты и то, что важно помнить:

• Имя, телефон, email. По номеру можно позвонить в одно касание прямо с телефона — он кликабельный.
• Заметки. Свободное поле для того, что обычно держат в голове: «болит колено — без прыжков», «приводит дочку по субботам», «просила напоминать за день».
• Теги. Короткие метки для сегментации: «новичок», «утренняя группа», «корпоратив».
• Согласие на рассылку. Отдельная галочка — пригодится, когда будете отправлять массовые сообщения, и избавит от неловких ситуаций с теми, кто просил не писать.

Всё редактируется по кнопке на месте, без отдельных экранов. Заметки видят и владелец, и администратор, и тренер — знание о больном колене больше не уволится вместе с сотрудником.

История визитов: четыре статуса вместо догадок

Ниже в карточке — блок «История записей»: последние занятия клиента со статусом каждого. Статусов четыре, и по цвету они считываются мгновенно:

Статус	Что означает
Записан	Запись есть, занятие ещё впереди
Был	Клиент пришёл, визит засчитан и, если нужно, списан с абонемента
Не пришёл	Запись была, клиент не появился — важный сигнал для работы с оттоком
Отменена	Запись отменили заранее — вы или сам клиент

Из этой истории видно то, что не видно из таблички: клиентка ходила два раза в неделю, потом раз, потом два «Не пришёл» подряд. Это момент, когда стоит написать ей тёплое сообщение — пока она ещё ваша клиентка. Как выстроить такую работу системно, мы разбирали в статье про возврат пропавших клиентов.

Прямо из карточки можно и записать клиента на занятие — кнопка добавления записи стоит рядом с историей. Не нужно идти в расписание и искать его там заново.

История действий: полная хронология отношений

Кроме истории записей в карточке есть лента «История действий» — хронология всего, что происходило с клиентом: когда создана карточка, когда выдан абонемент, когда клиент записался, пришёл, не пришёл, когда занятие списали или вернули. Каждое событие с датой.

Зачем это нужно? Для спорных ситуаций. Клиент уверен, что у него оставалось три занятия, а система показывает одно. Открываете историю — и по датам видно каждое списание: какое занятие, когда, сколько осталось после. Разговор из спора превращается в совместный просмотр фактов. По опыту студий это снимает девять из десяти конфликтов про остатки.

Абонементы и долги — тоже в карточке

Блок «Абонементы» показывает все абонементы клиента: действующие подсвечены, по каждому — остаток в формате «Осталось 5 из 8», срок действия и кнопки ручного списания и возврата. Новый абонемент выдаётся кнопкой «Выдать абонемент»: выбираете вид, способ оплаты — наличные, карта, перевод — и сумму; цена подставится сама, но её можно поправить, если дали скидку. Подробно про механику остатков и автосписание — в статье про управление абонементами.

Отдельный блок — долг. Если клиента отметили «Был», а оплату отложили на потом, визит попадает в список неоплаченных, и карточка показывает сумму долга. «Потом» больше не означает «никогда»: администратор видит долг при каждом открытии карточки и закрывает его в один клик, когда клиент рассчитался.

Вся переписка: боты и раздел «Обращения»

Самая недооценённая часть клиентской базы — переписка. Обычно она размазана: часть в WhatsApp у владельца, часть в Telegram у администратора, часть в комментариях к посту. Уволился сотрудник — переписка ушла вместе с его телефоном.

В Studio-Admin это устроено иначе. В карточке клиента есть панель «Бот-уведомления»: если клиент подключил бота студии в Telegram или MAX, вы пишете ему прямо из карточки — поле для текста, кнопка «Отправить в бот», сообщение приходит клиенту мгновенно. А всё входящее собирается в разделе «Обращения»: заявки с формы на сайте, вопросы при онлайн-записи, ответы клиентов в ботах. Это канбан с тремя колонками — новые, активные, завершённые: видно, какие обращения ещё никто не разобрал, и ни один вопрос не тонет.

Есть и массовый канал: в списке клиентов у владельца доступна кнопка «Рассылка» — одно сообщение всем, у кого подключён бот. Перенос занятия, окно в расписании, запуск нового курса — три минуты вместо часа копирования по чатам.

Раньше вся переписка жила у администратора в личном телефоне. Когда она ушла, мы буквально потеряли историю общения с двумя сотнями клиентов. Сейчас всё в «Обращениях»: новый админ вышла в понедельник и в тот же день отвечала клиентам, видя всю историю. Для меня это главная страховка — база принадлежит студии, а не чьему-то телефону. — Владелица студии растяжки, Казань

Права: тренер видит своих, владелец — всех

База клиентов — актив студии, и доступ к ней настраивается. В разделе «Сотрудники» вы решаете, что видит каждый тренер. Без права «все клиенты» тренер видит только тех, кто был на его занятиях — чужие карточки для него не существуют, даже по прямой ссылке. Отдельно выключается видимость телефонов: тренер видит имя и историю, но номер показывается маскированным. Это защита и от честной случайности, и от ухода тренера «вместе с базой».

Как завести базу за один вечер

Сравните со своим текущим способом

Возможность	Тетрадь / Excel	Платная CRM	Studio-Admin
Карточка с историей визитов	Вручную, с ошибками	Есть	Есть, заполняется сама
Остатки по абонементам	Пересчёт руками	Есть	Есть, с автосписанием
Переписка с клиентом	В личных мессенджерах	Часто отдельный модуль за доплату	Боты TG и MAX плюс «Обращения»
Права тренеров	Нет	В дорогих тарифах	Есть
Цена в месяц	0 ₽ и ваши нервы	От 2000 до 7000 ₽	0 ₽

С чего начать

Лучший тест CRM — неделя реальной работы. Зарегистрируйте студию, добавьте десяток постоянных клиентов, повесьте ссылку онлайн-записи в соцсети — и посмотрите на свою базу через семь дней. Обычно именно в этот момент владельцы говорят: «А раньше я всё это держала в голове?»