Аналитика студии: выручка, посещаемость и загрузка без Excel

У большинства владельцев студий аналитика выглядит так: одна табличка в Excel с оплатами, вторая — с посещениями, третья — «посчитать зарплату Оле». Таблички живут на разных ноутбуках, заполняются по настроению и к концу месяца дружно врут. Сколько студия заработала в марте? «Ну, примерно…» Какое занятие ходит пустым третью неделю подряд? «Надо посмотреть…» Решения в итоге принимаются на ощущениях, а ощущения — худший советчик, когда речь о деньгах.

В Studio-Admin аналитика не требует ни одной таблички. Записи, оплаты и расписание вы и так ведёте в системе — а значит, выручка, посещаемость и загрузка считаются сами, в реальном времени. Открыли админку — увидели цифры. В этой статье пройдёмся по всем отчётам: что где лежит, как это читать и какие решения из этих цифр вытекают.

Почему Excel-табличка обречена

• Двойной ввод. Администратор записал клиента в журнал, а в табличку внести забыл. Через месяц данные расходятся, и какая строка правдивая — уже не выяснить.
• Нет связей. В Excel оплата — это просто строка. Она не знает, к какому клиенту, абонементу и занятию относится. Посчитать заполненность вторничной йоги — отдельный проект на вечер.
• Считается вручную. Любой отчёт — это формулы, которые кто-то однажды написал и которые ломаются от одной вставленной строки.
• Не бывает «сейчас». Табличка показывает прошлое на момент последнего заполнения. Живая система показывает текущий момент: сегодняшние записи видны сегодня.

Смысл CRM ровно в том, что данные вводятся один раз — в момент события. Клиент записался через онлайн-запись, администратор отметил оплату, тренер провёл занятие — и всё это сразу стало аналитикой, без единого лишнего действия.

Дашборд: сводка дня при входе

Первое, что вы видите после входа в админку, — дашборд. Наверху четыре живые карточки: сколько всего клиентов в базе, сколько активных тренеров, сколько записей на сегодня и сколько занятий стоит в расписании. Каждая карточка кликабельна и ведёт в свой раздел — увидели «Записей сегодня: 23», нажали, посмотрели список.

Ниже — два оперативных блока. «Ближайшие занятия» показывают, что стоит в расписании прямо сейчас и дальше: название, тренер, время и заполненность вида 9/12 мест. «Последние записи» — свежие действия клиентов со статусами: записан, отменена. Это ответ на вопрос «что происходит в студии сегодня», который обычно требовал звонка администратору.

Неделя или месяц: один переключатель

Справа над дашбордом — переключатель периода: «Неделя» и «Месяц». Он управляет всей аналитической частью страницы. Неделя — рабочий режим: как прошли последние семь дней. Месяц — управленческий: динамика, по которой видно, растёт студия или буксует. Никаких настроек дат, выгрузок и «подождите, отчёт формируется» — просто щёлкнули и смотрите.

Четыре главные цифры периода

Блок «Аналитика» на дашборде начинается с четырёх карточек за выбранный период:

• Занятий проведено — фактический объём работы студии, отменённые не считаются.
• Записей всего — сколько посещений забронировали клиенты.
• Новых клиентов — сколько людей впервые появилось в базе. Главный индикатор того, работает ли ваш маркетинг.
• Средняя заполненность — процент занятых мест по всем занятиям периода. Единственная цифра, по которой видно здоровье расписания в целом.

Пример: за месяц проведено 96 занятий, 540 записей, 18 новых клиентов, средняя заполненность 61%. Уже из этих четырёх цифр понятно многое: приток есть, расписание живое, но почти 40% мест пустует — есть куда расти без единого вложения в рекламу.

Самые загруженные и самые пустые занятия

Дальше — два списка, ради которых владельцы обычно и открывают аналитику. «Самые загруженные занятия» — топ-5 слотов с самой высокой заполненностью: у каждого прогресс-бар, число мест вида 11/12 и процент. Зелёная полоса — заполненность от 80%, синяя — от 50%. «Самые пустые занятия» — обратный топ-5 с красными полосами: сюда попадают слоты, которые стабильно ходят полупустыми.

Это готовый план действий:

• Занятие стабильно в зелёной зоне и переполнено — ставьте второе такое же в соседний день или поднимайте цену.
• Слот висит в «пустых» третью неделю — меняйте время, тренера или закрывайте: каждое пустое занятие — это аренда и зарплата без выручки.
• Новое направление за месяц не вышло из красной зоны — вы дёшево узнали, что спроса нет, не потратив полгода.

Внизу страницы есть и полная таблица «Все занятия за период» — каждое занятие с датой, тренером и полосой загруженности. Удобно пробежаться перед планированием следующего месяца.

Записи по дням недели

Отдельная диаграмма показывает, как записи распределяются по дням: семь столбиков от понедельника до воскресенья. У большинства студий картина неровная: вторник и четверг под завязку, а среда проседает. Что с этим делать — решений минимум два: перенести на пустой день сильного тренера или сделать на этот день специальный абонемент со скидкой. Через месяц диаграмма честно покажет, сработало или нет.

Деньги: выручка, расходы, зарплата и прибыль

Финансовая аналитика живёт в разделе «Деньги». Наверху — переключатель месяца со стрелками и кнопкой «Сегодня», ниже четыре карточки: Выручка, Расходы, Зарплата тренеров и Прибыль. Прибыль считается честно: выручка минус расходы минус начисленная зарплата. Та самая цифра, ради которой всё затевалось, — и она на экране всегда, а не раз в квартал после вечера с калькулятором.

Поступления попадают сюда двумя путями: онлайн-оплаты с сайта записываются сами, оплаты на месте администратор добавляет кнопкой «Добавить поступление» — клиент, сумма, способ оплаты, за что. Расходы вносятся так же просто: аренда, коммунальные, инвентарь, реклама. Вкладки «Сводка», «Поступления», «Расходы» и «Тренеры» раскрывают каждую цифру до списка операций — любую сумму можно проверить до рубля.

Способы оплаты и долги клиентов

Во вкладке «Сводка» есть разбивка «Поступления по способу оплаты»: наличные, карта, перевод — с суммами, процентами и полосами. Видно, например, что 64% выручки приходит онлайн, и наличная касса потихоньку отмирает. Рядом — блок «Структура»: выручка, минус расходы, минус зарплата, итоговая прибыль одной колонкой.

Отдельного внимания заслуживает блок «Долги клиентов». Если клиент посетил занятие, а оплата не отмечена, долг не растворяется в памяти администратора — он копится в заметном янтарном блоке с общей суммой и числом должников. Одно нажатие — и перед вами список неоплаченных посещений. У студий, которые переезжают с тетрадки, тут регулярно находятся десятки тысяч рублей, о которых все забыли.

Зарплата тренеров: по выходам, с выгрузкой в Excel

Вкладка «Тренеры» в «Деньгах» показывает начисления за месяц: сколько занятий провёл каждый тренер, сколько часов и сколько ему причитается — по ставке за занятие или почасовой. Подробный расчёт живёт в отдельном разделе «Зарплата»: там детализация по каждому выходу и кнопка «Скачать Excel» — если бухгалтеру нужен файл, он выгружается одним нажатием. Единственное место, где Excel всё-таки появляется, — и то по желанию.

Полтора года я сводила три таблицы каждое первое число месяца — уходил целый вечер, и всё равно находились расхождения с тренерами по количеству занятий. Сейчас первого числа я открываю «Деньги», вижу выручку 412 тысяч, прибыль 128, зарплату по каждому тренеру — и отправляю им скрины вместо споров. А из «пустых занятий» узнала, что среда днём у нас два месяца работала в минус. Закрыла слот — плюс восемь тысяч к прибыли на ровном месте.

Аналитика в телефоне

Все отчёты работают и с телефона: админка полностью адаптивна, дашборд и «Деньги» открываются в мобильном виде без урезаний. Владельцу студии чаще всего и нужно именно это — глянуть цифры дня по дороге, а не садиться за ноутбук.

Симптом → решение: как читать цифры

Что показывает аналитика	Что это значит	Что сделать
Заполненность занятия ниже 40% месяц подряд	Слот работает в минус	Сменить время или тренера, не помогло — закрыть
Занятие стабильно 90–100%	Спрос выше предложения	Добавить второй такой слот или поднять цену
Новых клиентов мало, заполненность высокая	База лояльная, но приток иссяк	Включить рекламу — места под новичков есть
Выручка растёт, прибыль нет	Расходы или зарплата растут быстрее	Открыть вкладки «Расходы» и «Тренеры», найти статью-обжору
Растёт блок долгов	Администратор не закрывает оплаты	Пройтись по списку должников, ввести правило «оплата до занятия»

Как начать: аналитика включается сама

Отдельной настройки у аналитики нет — она появляется автоматически, как только студия начинает вести в системе обычную работу.

Если вы всё ещё сводите табличку по вечерам — просто попробуйте месяц пожить с живыми цифрами: зарегистрируйте студию, перенесите расписание и сравните ощущения первого числа.