Своя сумма при оплате занятия: как учитывать фактическую оплату

Знакомая история: тренер закрывает групповое занятие, а сумма к оплате каждый раз разная. Пришли двое — берём по 700 ₽. Пришли шестеро — цена за человека падает до 300 ₽. А иногда приходит один и оплачивает всё занятие целиком, 1400 ₽. Цена реально плавает, и в этот момент важно записать не «прайс», а ровно ту сумму, которую человек отдал.

Раньше в такой ситуации выкручивались через «скидку»: если цена известна, можно было только уменьшить её на какую-то величину. Но вписать произвольную фактическую сумму — нельзя. А когда стоимость занятия зависит от того, сколько людей пришло, «скидка» превращается в постоянный устный счёт в голове. Мы это поправили.

Почему фиксированной цены часто мало

Разовая оплата — это не всегда ровный прайс. В реальной студии сумма расходится с ценником по десяткам причин:

• Групповое занятие с плавающей ценой: чем больше пришло, тем дешевле каждому.
• Клиент доплатил за аренду инвентаря или взял что-то сверху.
• Договорённость «сегодня по-другому»: привёл подругу, оплатили вдвоём.
• Округление налички — отдали не 700, а 650 или 750 ₽.

Во всех этих случаях нужна не скидка от прайса, а именно фактическая сумма — то число, которое реально легло в кассу.

Что изменилось: поле «Сумма к оплате» теперь редактируется

Когда тренер отмечает визит и принимает разовую оплату, поле «Сумма к оплате» теперь предзаполнено ценой услуги — чтобы не набирать её вручную каждый раз, если оплата стандартная. Но это поле больше не «прибито гвоздями»: его можно отредактировать и вписать ту сумму, которую человек отдал по факту.

То есть логика стала честной и простой: по умолчанию подставляется прайс, а если сегодня цена другая — вы просто стираете число и пишете своё. Никаких обходных путей через скидку.

Пришли — отметил визит — увидел подставленную цену — при необходимости вписал фактическую сумму. Всё, оплата учтена так, как было на самом деле.

Сценарий: групповое занятие с плавающей ценой

Разберём на живом примере. Стоимость группового занятия зависит от числа пришедших: занятие целиком стоит 1400 ₽ и делится на тех, кто пришёл.

• Пришёл 1 человек — платит 1400 ₽.
• Пришли 2 — по 700 ₽.
• Пришли 4 — по 350 ₽.
• Пришли 5 и больше — около 300 ₽ с каждого.

Тренер отмечает визит каждому, кто пришёл. В поле «Сумма к оплате» подставится базовая цена услуги, а тренер впишет фактическую — например, 350 ₽, потому что сегодня в группе четверо. И так по каждому участнику. Число в кассе сходится с тем, что реально собрали за занятие.

Как вписать свою сумму: по шагам

Куда попадает вписанная сумма

Самое важное: вписанная сумма — это одно число для всей системы. Она не остаётся «где-то в отметке визита», а прозрачно уходит дальше:

• В зарплату сотрудника — расчёт выплат тренеру считается от фактической суммы, а не от прайса. Если занятие стоило дешевле обычного, это честно отразится в ЗП.
• В раздел «Деньги» — приход в финансовых отчётах будет ровно тем, что реально получено. Никакого расхождения между «по прайсу» и «по факту».

Одна цифра — везде одинаковая. Это убирает главную головную боль: раньше приходилось держать в уме, где прайс, а где реальные деньги, и сводить их вручную в конце месяца.

Когда что использовать

Коротко, чтобы не путаться:

• Оплата по прайсу — ничего не трогаете, оставляете подставленную сумму.
• Плавающая цена или разовая договорённость — вписываете свою фактическую сумму в то же поле.
• Абонемент — списывается визит с абонемента, разовая оплата тут не нужна.

Такой подход одинаково удобен и фитнес-студии с групповыми тренировками, и школе с индивидуальными уроками, и мастеру красоты, у которого цена процедуры зависит от объёма работы. Термины в системе подстраиваются под вашу сферу — занятие, визит или урок, тренер, мастер или преподаватель, — а логика фактической суммы работает везде одинаково.

Фактическая сумма при оплате — небольшая на вид правка, но она закрывает целый класс ситуаций, где «прайс» и «реальные деньги» расходятся. Теперь касса, зарплата и отчёты всегда говорят об одном и том же числе — том, что клиент отдал на самом деле.