Чем заменить YCLIENTS бесплатно и не потерять данные

Запрос «чем заменить YCLIENTS бесплатно» обычно появляется не от любопытства, а после очередного счёта. Система хорошая, спору нет, — но подписка списывается каждый месяц, растёт вместе с числом сотрудников, и в какой-то момент владелец небольшой студии задаёт себе честный вопрос: за что именно я плачу? Почему для маленькой студии платная система часто избыточна, мы подробно разбирали в статье про альтернативу YCLIENTS — здесь не будем повторяться.

Эта статья о другом — о том, что останавливает большинство: «у меня там вся база, я боюсь её потерять». Страх понятный и решаемый. Разберём переезд так, чтобы ни один клиент, ни один абонемент и ни одна запись не потерялись по дороге.

Что именно нужно не потерять

Перед переездом полезно составить опись — что вообще живёт в вашей текущей системе. Обычно это:

• Клиенты: имена, телефоны, комментарии, теги — самое ценное, что у студии есть.
• История визитов: кто когда был, кто давно пропал.
• Абонементы с остатками: у Марины осталось 4 занятия до 20-го числа — эта цифра не должна пропасть.
• Будущие записи: всё, что уже назначено на ближайшие недели.
• Услуги и цены: прейскурант, длительности, мастера и тренеры по услугам.

Хорошая новость: самое важное из этого — база клиентов — выгружается из YCLIENTS штатно, это ваши данные, и вы имеете полное право забрать их с собой. Остальное переносится руками за вечер, и ниже мы разберём, в каком порядке это делать, чтобы ничего не упустить.

Шаг первый: выгрузите данные из YCLIENTS

В разделе клиентской базы YCLIENTS есть выгрузка списка клиентов в файл Excel — с именами, телефонами и накопленной информацией. Точное расположение кнопки в интерфейсе меняется от версии к версии, поэтому актуальный путь смотрите в их справке. Сохраните файл — это и есть ваша база.

Отдельно выпишите (можно руками, их обычно немного): действующие абонементы с остатками и сроками, записи на ближайшие две-три недели, список услуг с ценами. Пятнадцать минут работы — и опись готова.

Шаг второй: импортируйте базу в Studio-admin

В Studio-admin есть готовый перенос базы именно из YCLIENTS: файл выгрузки загружается в раздел импорта, колонки распознаются, клиенты появляются в CRM с телефонами и заметками. Пошагово весь процесс разобран в отдельной инструкции по переносу. Если возиться не хочется — оставьте заявку в Поддержку, и базу перенесут за вас, тоже бесплатно.

Дальше руками заводятся услуги с ценами и расписание — обычно это один вечер. Абонементы удобно переносить при выдаче: в Studio-admin при выдаче абонемента указывается дата начала и остаток занятий, так что «4 занятия до 20-го числа» переносятся ровно одной операцией в карточке клиента.

Чек-лист «ничего не потерять»

• Сверьте количество. В выгрузке 312 клиентов — после импорта в списке должно быть 312. Если меньше, посмотрите, какие строки не загрузились, и поправьте их в файле.
• Откройте пять случайных карточек. Телефон на месте, заметка на месте, имя не съехало в другую колонку.
• Перенесите активные абонементы. По описи: клиент — остаток — срок. Проверьте, что остатки совпадают.
• Перебейте будущие записи. Всё, что назначено на ближайшие недели, поставьте в новое расписание — иначе клиент придёт, а записи нет.
• Не отключайте старую систему сразу. Неделю-две держите обе: новых записывайте уже в Studio-admin, старую используйте только для сверки.

Что вы получите после переезда

Studio-admin — полностью бесплатная платформа: CRM с историей визитов, онлайн-запись, абонементы с заморозкой и автосписанием, уведомления клиентам в Telegram и MAX без платы за сообщения, финансы и зарплата сотрудников. Плюс то, что в платных системах обычно требует отдельных усилий, — полноценный сайт студии на адресе вида вашастудия.studio-admin.ru, который редактируется из админки. И обратный ход всегда открыт: вся база в любой момент выгружается в Excel, а раз в неделю резервная копия приходит письмом.

Если держит не привычка, а сомнение «а вдруг бесплатное — значит урезанное», посмотрите обзор всех функций и сравните со своим текущим тарифом.