Как перейти с YClients: переносим базу клиентов и расписание за вечер

Сменить систему записи страшно не потому, что новая сложная, — страшно потерять то, что копилось годами: базу клиентов, их абонементы с остатками, привычное расписание. Поэтому переезд откладывают месяцами, продолжая платить за подписку старой системы.

На деле переезд небольшой студии — это один свободный вечер. Перенести нужно три вещи:

• клиентов — автоматически, из выгрузки Excel;
• расписание — заявкой: загружаете таблицу, мы распознаём и присылаем на проверку;
• абонементы — вручную из карточек, но это быстрее, чем кажется.

Разберём по шагам — от выгрузки из старой системы до недели параллельной работы.

Шаг 1. Выгрузите данные из старой системы

Всё, что понадобится, — обычные таблицы Excel. В YClients клиентская база выгружается в Excel из раздела клиентов; если у вашей учётки нет права на экспорт, попросите владельца аккаунта включить его или напишите в поддержку — файл пришлют письмом. Похожим образом — через раздел экспорта или запрос в поддержку — данные обычно отдают и другие системы: Altegio, Mobifitness, 1С:Фитнес-клуб.

Что стоит забрать:

• Клиентов — имя, телефон, почта, комментарии. Это главное.
• Активные абонементы — у кого какой, сколько занятий осталось, с какой даты действует. Если готовой выгрузки нет, откройте список и выпишите: у небольшой студии активных абонементов десятки, не тысячи.
• Расписание — если оно живёт только в старой системе, перенесите его в обычную таблицу: день, время, занятие, мастер.
• Записи на ближайшие недели — кто и на что уже записан.

Шаг 2. Импортируйте клиентов — автоматически

В админке откройте раздел «Импорт» → «Импорт клиентов из CRM». Выберите, откуда переезжаете, и загрузите файл .xlsx или .csv — система сама сопоставит колонки: понимает и «Имя», и «ФИО», и «Name». Обязательных полей всего два — имя и телефон. Email, дата рождения, пол, комментарии, скидки и номера карт подхватятся, если они есть в выгрузке.

Перед записью в базу вы увидите предпросмотр: сколько клиентов распознано, какие строки с ошибками, кто уже есть в базе. Телефоны из любых форматов приводятся к единому виду +7 (XXX) XXX-XX-XX, а дубли отсекаются по номеру — так что повторная загрузка того же файла ничего не задвоит, и базу можно спокойно импортировать частями. Убедились, что всё верно, — подтверждаете, и клиенты на месте.

Шаг 3. Перенесите расписание

В шапке раздела «Расписание» есть кнопка «Импорт из таблицы». Загрузите файл или просто вставьте ссылку на Google-таблицу — в любом виде, хоть сеткой по дням, хоть списком. Дальше работает схема «перенесите за нас»: заявка уходит команде платформы, мы распознаём таблицу и присылаем результат вам на проверку.

Вы видите список занятий — день недели, время, название, мастер, зал, длительность, — подтверждаете и выбираете, на сколько недель вперёд создать расписание. С вашей стороны это две минуты проверки.

Будущие записи клиентов быстрее всего перенести руками: откройте занятие в расписании и добавьте записанных — люди уже в базе, поиск находит их по первым буквам имени.

Шаг 4. Выдайте абонементы с честными сроками

Абонементы — единственное, что переносится вручную, и здесь важна одна настройка. Откройте карточку клиента → «Выдать абонемент» и в выборе старта срока укажите режим «С конкретной даты»: впишите дату, с которой абонемент действует в старой системе. Тогда «действует до» посчитается честно — клиент не получит лишних дней, но и не потеряет ни одного.

Остаток занятий выравнивается за минуту: выдайте полный абонемент и спишите уже использованные занятия кнопкой «−» в карточке — остаток совпадёт со старой системой. На студию с тремя десятками активных абонементов уходит меньше часа.

Шаг 5. Неделя параллельной работы

Не отключайте старую систему в день переезда. Неделю ведите все новые записи уже в Studio-admin, а в старую заглядывайте как в справочник: сверить забытый абонемент, найти телефон, проверить, не потерялась ли чья-то запись. За неделю всплывут все мелочи — и вы закроете старую подписку спокойно, а не в панике.

В эту же неделю обновите ссылку онлайн-записи везде, где она опубликована: в шапке соцсетей, на картах, в закреплённых постах. Новая ссылка — ваш сайт на поддомене вида имя-студии.studio-admin.ru: он собирается во встроенном конструкторе, и запись с него сразу падает в то же расписание.

Чек-лист: ничего не потерять

• Все выгрузки из старой системы скачаны и сохранены в отдельную папку — даже те, что «вроде не нужны». Доступ к старой CRM закончится, а файлы останутся.
• Клиенты импортированы, число в разделе «Клиенты» сходится с выгрузкой.
• Расписание проверено на две недели вперёд: дни, время, мастера, вместимость.
• Активные абонементы выданы со стартом «С конкретной даты», остатки сверены.
• Записи на ближайшую неделю перенесены в расписание.
• Клиентам отправлена ссылка на новую страницу записи и кабинет.
• Ссылка на запись обновлена в соцсетях и на картах.

Если возиться с таблицами совсем некогда — загрузите на странице «Импорт» любую выгрузку как есть и напишите в комментарии, что в ней: разберём и пришлём на проверку.