Как добавить клиентов и перенести базу из таблицы: вручную, импортом и через быстрое внедрение

База клиентов — главный актив студии. Не зал, не оборудование, а список людей с телефонами, историей визитов и абонементами. Именно поэтому переезд в новую CRM чаще всего откладывают со словами «у нас же восемьсот человек в YClients, кто их будет переносить». Отвечаем: никто не будет — их перенесёт система. В Studio Admin есть три способа наполнить базу, от ручного добавления до переноса под ключ, и в этой инструкции мы разберём каждый.

Три способа: какой выбрать

Способ	Когда подходит	Сколько времени
Вручную, по одному	Новая студия, клиентов пока десятки; добавление новых по ходу работы	Полминуты на клиента
Импорт из файла	Есть выгрузка из YClients, Altegio, Mobifitness, 1С или своя таблица Excel	5–10 минут на всю базу
Быстрое внедрение	Не хочется разбираться самим: отправляете файлы — получаете готовую студию	1–2 дня, ваших усилий — 5 минут

Способы можно сочетать: базу перенести импортом, а новых клиентов добавлять вручную или вообще не добавлять — при онлайн-записи с сайта карточка клиента создаётся автоматически.

Способ 1. Добавляем клиента вручную

Полминуты — и клиент в системе. Для потока «записался по телефону — добавили — записали на занятие» этого достаточно, но переносить так базу из сотен человек, конечно, не стоит: для этого есть импорт, о нём ниже.

Как устроен раздел «Клиенты»

Пара слов о том, куда попадают добавленные и импортированные клиенты. Раздел «Клиенты» — это картотека студии с живым поиском: начните вводить имя, часть номера или email, и список отфильтруется на лету. Поиск не капризный — понимает и «маш», и «912», и заглавные буквы мобильной клавиатуры. На экране показываются последние 50 клиентов, остальных ищите поиском.

По каждому клиенту в списке видна сводка:

• телефон и email — в едином формате, без зоопарка из восьмёрок и скобок;
• статус бота — подключил ли клиент уведомления и где: Telegram, MAX или оба; по этой колонке сразу видно, до кого дотянутся автоматические напоминания;
• записи и абонементы — сколько раз человек записывался и сколько у него абонементов.

Клик по строке открывает карточку клиента с историей визитов, абонементами и действиями. Рядом с кнопкой «+ Клиент» есть кнопка «Рассылка» — она показывает, скольким клиентам с подключёнными ботами можно отправить сообщение разом: пригодится, когда нужно объявить о празднике или изменении графика.

На телефоне список превращается в аккуратные карточки — база всегда под рукой, даже когда вы у стойки или в зале. Мобильная админка работает как приложение, подробности — в статье про админку в кармане.

Способ 2. Импорт базы из файла

Если вы ведёте клиентов в другой CRM или в таблице, переносите базу импортом. Откройте в админке раздел импорта данных и нажмите «Перейти к импорту клиентов» — откроется мастер из трёх шагов. Импорт полностью автоматический: файл разбирается сразу, без очереди и ожидания обработки, а до записи в базу вы увидите превью и сможете всё проверить.

Шаг 1. Откуда переносим

Выберите источник: YClients, Altegio, Mobifitness, 1С:Фитнес-клуб, Excel со своим форматом или даже «Бумажная тетрадка». Для каждого источника мастер показывает подробную инструкцию, как получить файл выгрузки. Например, для YClients: откройте «Клиенты» — «Клиентская база», нажмите «Операции с Excel» — «Выгрузить в Excel» и дождитесь письма со ссылкой на файл. Для 1С инструкция проведёт через «Вывести список» и сохранение в формат Excel.

Если базы в цифре нет вовсе — вариант «Бумажная тетрадка» предложит простой рецепт: перепишите клиентов в таблицу, где одна строка — один клиент, первая строка — заголовки «Имя, Телефон, Email, Комментарий». Кнопка «Скачать пример CSV» даст готовый образец.

Шаг 2. Загрузите файл

Перетащите файл в поле загрузки или выберите его с диска. Поддерживаются CSV, XLS и XLSX размером до 12 МБ. Дальше нажмите «Показать превью» — и вот тут начинается магия.

Шаг 3. Проверьте превью

Система читает файл, не записывая пока ничего в базу, и показывает полную картину:

• Распознанные колонки — какие поля нашлись в вашем файле: имя, телефон, email, дата рождения, пол, комментарий, дополнительный телефон, сумма потраченного, скидка, номер карты, категория. Названия колонок понимаются в разных вариантах: «Имя», «ФИО», «Name» — это одно и то же поле;
• Итоги — сколько всего строк, сколько уже есть в базе (дубли), сколько строк с ошибками и сколько будет добавлено;
• Первые строки — образец данных после нормализации со статусом каждой строки: OK, дубль или описание ошибки.

Если всё выглядит правильно — жмите кнопку «Импортировать», и через несколько секунд клиенты в базе. В конце мастер покажет итог: сколько добавлено, сколько пропущено как дубли, сколько строк с ошибками, — и предложит открыть базу клиентов.

Телефоны при импорте приводятся к единому формату +7 (XXX) XXX-XX-XX — даже если Altegio выгрузил их слитно без плюса и скобок, а в тетрадке они были с восьмёркой. CSV из 1С в кодировке Windows-1251 система тоже понимает — кракозябр не будет.

Мы два года собирались уйти из YClients и всё откладывали из-за базы: 840 клиентов, у половины — абонементы и заметки. В итоге перенос занял один вечер: выгрузила Excel, загрузила в Studio Admin, посмотрела превью, нажала кнопку. 812 добавилось, 28 отсеялись как дубли — это были повторные карточки одних и тех же людей, о которых мы даже не знали. — Ольга, владелица танцевальной студии, Екатеринбург

Способ 3. «Быстрое внедрение» — перенесём за вас

Если возиться с выгрузками не хочется совсем, есть третий путь. На главной странице studio-admin.ru найдите секцию «Быстрое внедрение» с формой «Пришлите данные — вернём готовую студию». Заполните её:

• имя и телефон — обязательные поля;
• название студии и email;
• поле «Что перенести» — опишите своими словами: расписание, тренеры, клиенты, абонементы;
• ссылка на вашу таблицу — Google Таблица, Яндекс 360 или любая другая — либо прикрепите файлы прямо к форме.

Нажмите «Отправить и внедрить бесплатно» — и через 1–2 дня вы получите полностью настроенный аккаунт: название, расписание, тренеры, клиенты и их абонементы уже внутри, вам останется только войти. Услуга бесплатна, как и всё остальное на платформе.

Этот путь особенно удобен, когда данные разбросаны: расписание в Google-таблице, клиенты в выгрузке из старой CRM, абонементы в блокноте администратора. Не нужно сводить всё в один файл — отправьте как есть и опишите словами, что где лежит. Формат тоже не важен: подойдут таблицы, выгрузки, даже фотографии тетради.

Частые вопросы про перенос

Перенесутся ли абонементы и история визитов?

Автоматический импорт из файла переносит карточки клиентов: имя, контакты, заметки и дополнительные поля. Действующие абонементы удобнее выдать в системе заново — это быстро, инструкция есть в статье про настройку абонементов. А если отправите данные через «Быстрое внедрение», абонементы с текущими остатками вам перенесут вместе с базой.

Что будет со строками с ошибками?

Строка отбраковывается, если в ней нет имени или телефона либо телефон не распознаётся. Превью покажет каждую проблемную строку с причиной — можно поправить файл и загрузить ещё раз: добавятся только исправленные, остальные отсеются как дубли.

Увидят ли тренеры всю базу?

Нет, если вы этого не хотите. Права настраиваются: тренер может видеть только своих клиентов — тех, кто был на его занятиях, — а телефоны можно маскировать. Подробнее — в статье про карточку клиента.

Моей CRM нет в списке источников. Что делать?

Выбирайте вариант «Excel / свой формат»: выгрузите базу в любой табличный файл с шапкой в первой строке, где есть колонки «Имя» и «Телефон», — остальные колонки на ваше усмотрение. Мастер сопоставит поля по названиям, а если в файле окажутся совсем необычные заголовки — напишите в поддержку, их добавят в словарь синонимов.

Есть ли лимит на размер базы?

Ограничение только техническое — файл до 12 МБ, а это десятки тысяч строк. Лимитов на количество клиентов в системе нет: база на 5000 человек работает так же, как база на 50, и стоит столько же — ноль рублей. Если файл всё-таки больше, разбейте его на части и загрузите по очереди: защита от дублей склеит всё корректно.

Что сделать после переноса

База в системе — теперь заставьте её работать:

• проверьте поиском несколько знакомых фамилий — убедитесь, что телефоны в порядке;
• выдайте действующие абонементы тем, у кого они есть;
• предложите клиентам подключить бота уведомлений в Telegram или MAX — в списке клиентов видно, у кого он уже подключён, а кнопка «Рассылка» позволит разом позвать всех;
• расскажите клиентам про личный кабинет, где они сами видят свои записи и остатки абонементов;
• заполните расписание — по нашей инструкции это займёт полчаса.

Итого: ручное добавление — для новых клиентов по ходу работы, импорт из файла — для переезда со старой CRM за один вечер, «Быстрое внедрение» — если хотите, чтобы всё сделали за вас. Какой бы путь вы ни выбрали, база окажется в системе, где у каждого клиента есть история, абонементы и связь через ботов, — а не в таблице, которую страшно потерять.