Как заполнить расписание студии: повторяющиеся занятия, окна записи и перенос за пару кликов

Расписание — сердце любой студии. Пока оно живёт в тетрадке, вотсап-чате или Excel-файле, администратор каждый вечер сверяет записи руками, тренеры звонят уточнить «а завтра у меня что?», а клиенты записываются только когда студия онлайн. В Studio Admin расписание — это живая сетка: занятия создаются кликом, повторяются сериями на месяцы вперёд, переносятся перетаскиванием, а всё, что вы завели, тут же появляется на сайте студии и в онлайн-записи.

В этой инструкции пройдём весь путь: от первого занятия до недельной сетки с окнами записи, повторами и переносами. Если студии в системе ещё нет — регистрация занимает пару минут и полностью бесплатна.

Как устроен раздел «Расписание»

Откройте в админке раздел «Расписание». На десктопе доступны три режима просмотра — переключатель «День / Неделя / Месяц» находится в правом верхнем углу:

• Неделя — основной рабочий режим: сетка по дням и часам, в которой удобно собирать расписание и двигать занятия;
• День — крупный план одного дня с мини-календарём месяца, где точками отмечены дни с занятиями;
• Месяц — календарь на месяц целиком, чтобы оценить загрузку и найти свободные даты.

Стрелки рядом с заголовком листают периоды: неделя назад — неделя вперёд, день за днём, месяц за месяцем. На телефоне вместо сетки показывается агенда — лента занятий по дням, листается свайпами, а кнопки добавления и фильтров вынесены в шапку.

Полезная деталь: расписание тихо обновляется само примерно раз в минуту. Если клиент записался с сайта, пока вкладка открыта, запись появится в сетке без перезагрузки страницы.

Создаём первое занятие

Прямо под сеткой есть подсказка, которая описывает всю механику одной строкой: клик по пустой ячейке — создать, клик по занятию — записи и редактирование, перетаскивание за ручку — перенос. Разберём создание по шагам.

Повторяющиеся занятия: сетка на месяцы вперёд за один раз

Заводить «Йогу по вторникам в 19:00» пятьдесят два раза в год вручную не нужно. В форме занятия есть поле «↻ Повтор» — выберите режим, и система создаст всю серию сама:

Режим повтора	Что создаётся
Не повторять	Одно занятие на выбранную дату
Каждый день	Ежедневная серия на 30 дней вперёд
Каждую неделю	Занятие в этот день недели на 12 недель вперёд
Каждый месяц	Ежемесячная серия на 6 месяцев вперёд
По выбранным дням	Отмечаете чипами дни недели, например Пн, Ср, Пт — для каждого дня создаётся своя недельная серия на 12 недель

Режим «По выбранным дням» — самый быстрый способ собрать типичное студийное расписание. Одно заполнение формы «Растяжка, 19:00, Пн-Ср-Пт» — и в сетке появляется 36 занятий на три месяца вперёд.

Серии умные: когда вы позже откроете любое занятие серии и что-то измените — время, тренера, зал — система спросит, применить изменение «Только к этому» или «К этому и всем последующим», и покажет, сколько занятий в серии осталось. То же самое при удалении. Замена тренера на всё лето делается одним действием.

Окна записи: когда время выбирает клиент

Групповым занятиям нужна сетка, а вот персональным тренировкам, массажу или сплит-занятиям удобнее другой формат: тренер отмечает, когда он свободен, а клиент сам выбирает час внутри этого интервала. Для этого и существует тип «Окно записи».

Создаётся окно так же, как занятие, только в поле «Тип» выбираете «Окно записи». Дальше вместо одного вида занятия вы отмечаете галочками, на какие услуги в это окно можно записаться — например, «Персональная тренировка» и «Сплит». В сетке окно отображается не блоком, а тонкой цветной линией — цвет соответствует тренеру, так что несколько окон разных тренеров в один день читаются с одного взгляда.

Клиент на сайте видит доступные часы внутри окна с шагом, равным длительности услуги, и записывается на конкретное время. Клик по линии окна в админке открывает меню: «Редактировать окно», «Добавить занятие на это время» — если хотите вручную поставить урок внутрь окна, и «Добавить перерыв».

Перерывы внутри окна

Если тренер работает с 10:00 до 19:00, но с 13:00 до 14:00 обедает, добавьте в окно перерыв — окно автоматически разобьётся на части вокруг него, и на время перерыва запись будет недоступна. Перерывов может быть несколько: система разрежет окно на столько частей, сколько нужно.

Перенос занятий: перетащите за ручку

Занятия переносятся прямым перетаскиванием. У каждого блока в сетке есть ручка с точками — потяните за неё и перетащите занятие в новую ячейку: другой час, другой день. Если нужная дата за пределами видимой недели, тяните к краю сетки — расписание прокрутится, перенести можно на пару недель вперёд или назад, не отпуская занятие.

Когда вы отпустите блок, появится маленькое меню «Куда положить» с датой и временем цели и двумя действиями:

• Перенести — занятие переедет на новое время вместе со всеми записями клиентов;
• Скопировать — на новом месте появится копия, а оригинал останется, — так удобно размножать типовое занятие по сетке.

Система следит за конфликтами: если у тренера в целевое время уже стоит другое занятие, перенос будет отклонён с объяснением причины — двойной записи тренера не случится.

Для копирования есть и меню без перетаскивания: в панели занятия кнопка «Копия» предлагает положить копию в буфер, продублировать в следующий час сегодня или сразу в другой день недели.

Раньше перенос занятия выглядел так: исправить в Excel, написать в чат тренеров, обзвонить шесть записанных клиентов. Сейчас я перетаскиваю занятие мышкой, а уведомления клиентам уходят сами в Telegram. На всё — секунд десять. Первый месяц не верила, что больше ничего делать не надо. — Наталья, владелица студии растяжки, Казань

Отмена занятия

Если занятие не состоится, не удаляйте его — откройте и поставьте галочку «Занятие отменено». Занятие останется в сетке перечёркнутым: история сохранится, а клиенты с активными записями получат уведомление об отмене в подключённых ботах Telegram и MAX — как это работает, мы разбирали в статье про ботов для клиентов. Удаление же стоит использовать для занятий, созданных по ошибке: если на занятии есть записи, система переспросит, прежде чем удалить.

Фильтры: адреса, тренеры, виды занятий и клиенты

Когда расписание разрастается, помогают фильтры над сеткой:

• Адреса — если у студии больше одной точки, над сеткой появляются чипы адресов: клик показывает занятия только выбранной точки;
• Тренеры — чипы с цветными метками, совпадающими с раскраской сетки: можно смотреть расписание одного тренера, фильтр комбинируется с адресом;
• Вид занятия — показать только «Йогу» или только «Пилатес»;
• Клиент — найти все занятия, на которые записан конкретный человек: полезно, когда клиент звонит и спрашивает, куда он записан.

На телефоне фильтры собраны за кнопкой-воронкой в шапке. Тренеры при этом видят по умолчанию только своё расписание — а если вы дали им право видеть всю сетку в настройках прав, то и общую картину.

Импорт расписания из таблицы

Если расписание уже живёт в Google-таблице или Excel, забивать его заново не нужно. В шапке раздела есть кнопка «Импорт из таблицы» — она ведёт на страницу импорта расписания:

Через минуту после подтверждения ваша сетка заполнена. Виды занятий и тренеры, которых ещё не было в системе, создаются автоматически.

Что видят клиенты

Всё, что вы завели в сетке, автоматически публикуется на сайте студии — Studio Admin собирает его сам, об этом есть отдельная статья про сайт из коробки. Клиент открывает страницу расписания, видит актуальную неделю с занятиями и свободными местами и записывается в пару кликов; настройка самой записи описана в инструкции про онлайн-запись.

Коротко: план заполнения расписания

• Заведите виды занятий и тренеров — можно прямо из формы занятия;
• создайте по одному занятию каждого типа и включите повтор «По выбранным дням» — сетка на 12 недель готова;
• для персональных услуг добавьте окна записи с перерывами;
• если есть старая таблица — используйте «Импорт из таблицы» вместо ручного ввода;
• скопируйте «Ссылку для записи» и отдайте клиентам — дальше расписание наполняется записями само.

На заполнение расписания средней студии уходит 20–30 минут — а дальше вы только переносите и отменяете отдельные занятия, остальное система делает сама.