Как отправлять клиентам сообщения автоматически: боты Telegram и MAX в Studio Admin

Каждая студия рано или поздно упирается в одну и ту же рутину: напомнить клиенту о завтрашнем занятии, предупредить об отмене, сообщить о переносе, ответить на «а во сколько я записана?». Если делать это руками, администратор тратит на звонки и переписку по часу-полтора в день. Если подключить SMS-шлюз — каждое сообщение стоит 3–6 рублей, и при 30 записях в день набегает 3–5 тысяч рублей в месяц только за напоминания.

В Studio Admin эта задача решена бесплатными ботами в Telegram и MAX. Клиент один раз подключает бота — и дальше все уведомления о его записях приходят автоматически: подтверждения, напоминания накануне, отмены, переносы, списания с абонемента и даже аккуратное «давно вас не было». В этой статье разберём, что именно приходит клиенту, как подключить бота тремя способами и как повесить QR-код на стойку администратора.

Почему бот, а не SMS и звонки

Сравним четыре канала, которыми студии обычно напоминают о записях:

Канал	Стоимость	Доставляемость	Клиент может ответить
SMS	3–6 ₽ за сообщение	Высокая, но короткий текст без деталей	Нет
Звонок администратора	2–3 минуты рабочего времени на клиента	Половина не берёт трубку с незнакомых номеров	Да
E-mail	Почти бесплатно	Открывают 15–25 процентов писем, часто с опозданием	Неудобно
Бот Telegram / MAX	0 ₽	Сообщение в мессенджере, который открыт весь день	Да, прямо в чате

Мессенджер выигрывает по всем пунктам: сообщение бесплатное, приходит мгновенно, вмещает все детали записи, а клиент может тут же написать ответ — и этот ответ попадёт в админку студии, в раздел «Обращения». Telegram покрывает большую часть аудитории, MAX — тех, кто перешёл на отечественный мессенджер. Studio Admin поддерживает оба сразу: клиент выбирает, где ему удобнее, а может подключить и оба.

Как это устроено

У платформы есть общие боты в Telegram и MAX. Когда клиент вашей студии подключается, его чат привязывается к его карточке клиента — по одноразовой секретной ссылке или по номеру телефона, которым он записывался. Дальше система сама решает, кому и что отправить: у каждого события в студии (запись, отмена, перенос, списание с абонемента) есть свой шаблон сообщения.

Важно, что привязка идёт именно к карточке клиента в вашей студии. Один человек может ходить в несколько студий на Studio Admin — и будет получать уведомления от каждой, с названием студии в заголовке сообщения, ничего не перепутается.

Если клиент удалит чат или заблокирует бота, система заметит это при первой же попытке отправки и аккуратно отвяжет чат — а формы на сайте снова начнут предлагать ему подключить уведомления.

Что приходит клиенту: полный список

Вот все автоматические сообщения, которые клиент получает в бота:

• «Вы записаны!» — сразу после записи: услуга, дата и время в удобном формате, имя тренера или мастера. Плюс обещание напомнить и сообщить об изменениях.
• «Ваша запись подтверждена» — когда администратор подтверждает запись в админке.
• Напоминание накануне — вечером в 21:00 по Москве бот присылает «Завтра вы записаны…» всем, у кого завтра есть занятие.
• Отмена занятия — если студия отменила занятие, все записанные получают сообщение с извинениями и предложением подобрать другое время.
• Перенос — сообщение в формате «Было: 6 июля, 18:30 — Стало: 7 июля, 19:00», чтобы клиент сразу увидел разницу.
• Смена тренера или мастера — кто вёл раньше и кто будет теперь.
• Списание с абонемента — примерно через два часа после занятия: какой абонемент, сколько посещений осталось. И честная приписка: если вы не приходили — сообщите студии, посещение вернут.
• «Давно вас не было» — клиентам, которые давно не появлялись, бот присылает тёплое сообщение со списком ближайших занятий и ссылкой на запись.
• Просьба об отзыве — после визита бот может попросить оставить отзыв со ссылкой на Яндекс.Карты или другую площадку. Отправляется только один раз по записи и только клиентам, давшим согласие на рассылки; включается отдельной настройкой.
• Ответы студии — если клиент написал боту вопрос, ответ администратора из раздела «Обращения» придёт в тот же чат.

Кнопка «Видел»: вы знаете, кто предупреждён

Самый нервный сценарий для администратора — отмена занятия за несколько часов. Мало отправить уведомление, важно понять, кто его увидел, а кому нужно всё-таки позвонить.

Поэтому под сообщениями об отмене и переносе бот показывает кнопку «Видел». Клиент нажимает её — и в админке напротив его имени появляется отметка о прочтении. Администратор открывает занятие и сразу видит: восемь человек подтвердили, что в курсе, а двоим стоит набрать. Обзвон из двадцати минут превращается в два звонка.

Способ 1: подключение при онлайн-записи

Самый массовый канал подключения — онлайн-запись. Клиент записывается через сайт студии, и на экране «Вы записаны» видит предложение: подключите бота — пришлём подтверждение, напомним о занятии и сообщим, если что-то изменится. Ниже — кнопки «Подключить Telegram» и «Подключить MAX».

Никаких номеров вводить не нужно — ссылка уже привязана к записи клиента. Если клиент уже подключал бота раньше, блок с кнопками просто не показывается, чтобы не мешать.

Способ 2: QR-код на стойку администратора

Не все записываются онлайн — многие приходят по абонементу и продлевают его на месте. Для них есть QR-код, который печатается и вешается на стойку, на дверь или у зеркала.

Если введённый номер не найден среди клиентов студии, страница честно скажет об этом и предложит записаться на занятие — после записи уведомления подключатся тем же путём.

Клиент пишет боту — что происходит

Бот — это не только рассылка, но и обратный канал. Любое сообщение, которое клиент напишет боту, попадает в раздел «Обращения» в админке: с именем, телефоном и историей переписки. Администратор отвечает прямо оттуда — и ответ приходит клиенту в тот же чат мессенджера. Клиент при этом сразу видит подтверждение: сообщение отправлено студии, вам ответят здесь же.

Есть и полезная команда: если клиент напишет боту слово «кабинет», бот пришлёт одноразовую ссылку для входа в личный кабинет — она действует 15 минут и открывает записи, абонементы и оплаты клиента во всех студиях. Ни пароля, ни кода из почты не нужно.

История из практики

Раньше администратор каждый вечер садилась и обзванивала завтрашних клиентов — минут сорок, иногда час. Плюс SMS на отмены, это ещё рублей восемьсот в месяц. Повесили QR у стойки, на сайте кнопки и так были. За первый месяц бота подключили примерно 60 процентов постоянных клиентов. Сейчас напоминания уходят сами в девять вечера, а по отменам я просто смотрю, кто нажал «Видел», и звоню двум-трём оставшимся. Пропуски «забыла, что записана» почти исчезли.

Частые вопросы

Нужно ли регистрировать своего бота в Telegram или MAX?

Нет. Работают общие боты платформы, а клиенты привязываются именно к вашей студии. Название студии указано в каждом сообщении, так что путаницы не возникает.

Может ли клиент подключить оба мессенджера?

Да. Сообщения будут приходить и в Telegram, и в MAX. На странице подключения клиент увидит отметку, что один бот уже подключён, и сможет добавить второй.

Что если клиент сменил номер телефона?

Привязка чата хранится по карточке клиента, а не по номеру, поэтому уведомления продолжат приходить. Обновите номер в карточке — и всё останется на месте.

Это законно с точки зрения рассылок?

Сервисные уведомления о собственных записях клиент получает после того, как сам подключил бота — это его явное действие. А просьбы об отзывах отправляются только клиентам с отметкой о согласии на рассылки.

Сколько это стоит?

Ноль рублей. В Studio Admin нет тарифов и лимитов на сообщения — боты, как и вся платформа, бесплатны. Если студия ещё не в системе — регистрация занимает пару минут.