CRM для футбольной школы: посещаемость команд и списание с абонемента прямо на тренировке

Футбольная школа живёт списками. У тренера три команды — U-8, U-10, U-12, каждая выходит на поле трижды в неделю, и первое, что он делает перед разминкой, — проходит по фамилиям: кто пришёл, кого нет. Дальше этот список оседает в тетради, в заметках телефона или просто в памяти. А в конце месяца выясняется, что у Матвея оплачено восемь тренировок, отходил он пять, и почему так — уже никто не восстановит.

Обычная CRM тут помогает плохо: она умеет записывать людей поодиночке. Но в секции никто не «записывается» — состав команды известен на год вперёд, и тренеру нужно не записать двадцать человек, а отметить, кто из этих двадцати сегодня был.

«Ни в одной CRM такого не видел, чтобы можно было отмечать, пришёл ли ребёнок из группы или нет, и списывались с абонемента занятия», — тренер футбольной школы о работе с постоянными группами.

Где тетрадь начинает подводить

Считать приходится вручную. Три команды по 15–18 человек, двенадцать тренировок в месяц — это больше двухсот отметок, которые кто-то должен свести в оплату.
Родители спрашивают одно и то же. «Сколько занятий осталось?» в чате команды — вопрос, на который тренер отвечает по памяти, а иногда ошибается.
Турниры и выезды сбивают счёт. Половина U-12 уехала на выходные, оставшиеся тренировались с младшими — попробуйте через месяц вспомнить, кому что списывать.
Замена тренера — тупик. Чужая тетрадь читается плохо, а тренировку вести всё равно надо.
Никто не видит картину целиком. Кто перестал ходить ещё в октябре, у кого второй месяц нет оплаты — это заметно, только когда ребёнок совсем пропал.

Как это устроено в Studio-admin

Команда заводится один раз и дальше живёт сама. Вы создаёте группу «U-10», кладёте в неё футболистов, назначаете тренера — и каждая тренировка, привязанная к этой команде, автоматически получает весь состав. Никого не нужно записывать: открыли тренировку — там уже восемнадцать фамилий.

На поле остаётся одно действие. Напротив каждого — «Был» или «Не пришёл». Отметили «Был» — с абонемента списалось занятие. Не пришёл — не списалось, тренировка остаётся у ребёнка. Если команда явилась в полном составе, есть кнопка «Отметить всех пришедшими»: одно нажатие на всех, а потом можно снять двоих, кто заболел.

ℹ️ Обратите внимание

Отметка на тренировке — не отдельный «журнал секции», а та же самая отметка посещения, что и везде в системе. Поэтому она сразу попадает в остаток абонемента, в зарплату тренера и в статистику, ничего дублировать не нужно.

Настройка: один вечер, дальше только отметки

Включите работу с командами

Раздел «Клиенты» → тумблер «Группы». Рядом включите «Клиенты-дети» — тогда у футболиста появится карточка ребёнка: дата рождения, имя и телефон родителя.

Создайте команды

«+ Группа» — название («U-8», «U-10», «U-12», «Подготовительная»), тренер, цвет. По цветной метке команду потом узнаёшь в списке клиентов и в карточке футболиста, не вчитываясь в текст.

Заведите футболистов

Имя, фамилия, дата рождения, телефон родителя. Родительский номер — не формальность: по нему родитель потом заходит в кабинет и видит занятия ребёнка. Один и тот же ребёнок может состоять в двух командах сразу — например, играет за свой возраст и подтягивается к старшим.

Поставьте расписание

Создавая тренировку, выберите команду — состав подставится сам. Для понедельника, среды и пятницы делайте повторяющуюся серию: состав подтянется в каждую тренировку серии, вручную никого добавлять не придётся.

Выдайте абонементы

Обычно это «8 тренировок» или «12 тренировок» на месяц. Можно и безлимит на месяц: тогда занятия не считаются, важен только срок. Остаток видит и тренер, и родитель.

Отмечайте на тренировке

Открываете тренировку с телефона прямо у кромки поля, проходите по составу: «Был» / «Не пришёл». Полторы минуты — и месяц закрывается сам собой.

💡 Совет

Первую неделю ведите отметки параллельно с тетрадью — просто чтобы убедиться, что цифры сходятся. Обычно после этого тетрадь закрывают и больше не открывают.

Что видит родитель

Родитель заходит в личный кабинет по своему номеру телефона — тому самому, что указан в карточке ребёнка, — и видит:

ближайшие тренировки сына или дочери и что уже прошло;
остаток абонемента и до какого числа он действует;
историю: где ребёнок был, а где его отметили отсутствующим.

Если в школе занимаются двое детей — брат и сестра, — родитель переключается между ними в том же кабинете. А если у подростка из U-12 уже есть свой телефон, укажите его номер: тогда он заходит сам и видит только свои тренировки, без родительских карточек.

Вопрос «сколько тренировок осталось до конца абонемента?» пропадает из чата команды первым — на него теперь отвечает не тренер, а экран в телефоне родителя.

Что дальше работает без вас

Новичок в команде

Добавили мальчика в U-8 в середине сезона — он сам появится во всех будущих тренировках команды. В тренировках, которые уже стоят в расписании, есть кнопка «Обновить состав из группы»: нажали — новичок добавился, ничего пересоздавать не нужно.

Турниры и долгие пропуски

Уехали на выезд — тренировки в эти дни просто не проводятся, значит, и списаний нет. Если футболист выпал надолго (травма, отъезд на месяц), абонемент можно заморозить: пока стоит заморозка, занятия не списываются, а срок действия сдвигается на время простоя.

Деньги и тренеры

Отдельно видно долги — кто продолжает тренироваться без оплаченного абонемента. Зарплата тренеров считается по проведённым тренировкам, с детализацией и выгрузкой в Excel. А уведомления о записи, отмене и переносе уходят родителю в Telegram или MAX, если он подключил бота.

Табель за месяц

Табель посещаемости — это таблица «футболисты × даты тренировок» за выбранный месяц: строки — состав команды, столбцы — числа, в клетках отметки. Внизу — итог по каждой тренировке (сколько человек вышло), справа — итог по каждому ребёнку и его процент посещаемости за месяц. Табель выгружается файлом и открывается в Excel — удобно, когда его просят показать в спортшколе или на родительском собрании.

Один тумблер, который футбольной школе включать не стоит

В разделе «Абонементы» есть автосписание: система сама отмечает всех записанных пришедшими за 15 минут до начала. Это придумано для студий, где на занятие записываются поодиночке и почти все доходят.

ℹ️ Обратите внимание

Секции этот тумблер скорее мешает: он отметит пришедшей всю команду, включая тех, кто сегодня на поле не вышел, — и тренеру придётся не отмечать явившихся, а снимать отсутствующих. Оставьте автосписание выключенным и отмечайте состав руками: это те же полторы минуты, но без разбора чужих ошибок.

Кому это подойдёт

Механика одинаково работает и в частной футбольной школе с тремя возрастами, и в отделении спортшколы, и в детском клубе, где футбол — одна из секций. Если у вас, кроме команд, есть индивидуальные тренировки вратарей или занятия с личным тренером — они спокойно живут в том же расписании рядом с командными. Общий разбор механики групп для любой секции — в общей инструкции.

✅ Полностью бесплатно

Команды, посещаемость, абонементы, табель, кабинет для родителей и сайт школы — бесплатно. Без подписки и без ограничений на количество команд, футболистов и тренеров.

Завести футбольную школу бесплатно