CRM для школы плавания: группы по дорожкам, посещаемость и абонементы на месяц

В бассейне всё упирается в дорожку. Их четыре или шесть, каждая расписана по часам, и на каждую помещается ограниченное число пловцов — «без дорожки не позанимаешься» тут не фигура речи, а суть работы. Поэтому группы в школе плавания стабильные: новички на третьей дорожке во вторник и четверг, «Дельфины» — в понедельник и среду, спортивная группа — по утрам.

А учёт при этом чаще всего ведётся на бумаге у бортика — в папке, которая мокнет, и в таблице, которую администратор заполняет по итогам вечера со слов тренера.

Что обычно теряется

• Абонемент на месяц никто не считает. Восемь занятий в месяц оплачено, ребёнок был пять раз — переносим или нет, и на сколько?
• Болезни. В бассейне пропуск на две недели — норма, и каждый такой случай превращается в отдельную договорённость, которую потом не помнят обе стороны.
• Справки. Медицинскую справку нужно обновлять, а срок держится в голове администратора.
• Малыши приходят с родителями. Занимается ребёнок, а платит, спрашивает и переносит — мама, и все контакты завязаны на неё.
• Перевод между группами. Ребёнок поплыл увереннее — переходит с дорожки новичков в следующую группу, и его расписание меняется целиком.

Группа — это ваша дорожка

В Studio-admin группа заводится один раз: название, тренер, цвет. Удобно называть её так, как называете вслух: «Новички, дорожка 3», «Дельфины», «Спортивная группа», «Мама и малыш». Занятие в расписании привязывается к группе — и весь её состав оказывается в занятии автоматически, без записи каждого пловца.

У бортика тренер открывает занятие в телефоне и отмечает: «Был» или «Не пришёл». За отметку «Был» списывается занятие с абонемента, за «Не пришёл» — ничего. Пришла вся группа — «Отметить всех пришедшими» одним нажатием, а потом снять тех, кого нет.

Как настроить школу плавания

Болезни и заморозка

Ребёнок слёг с отитом на две недели — абонемент замораживается: занятия не списываются, а срок действия сдвигается на время заморозки. Вышел — разморозили, и месяц продолжается. Это снимает самый частый спор в бассейне: «мы болели, продлите нам абонемент» превращается из переговоров в две кнопки, а родитель видит новый срок у себя в кабинете.

Малыши, которые занимаются вместе с мамой

Группа «Мама и малыш» ведётся так же, как остальные, только карточка заводится на ребёнка, а телефон в ней — родительский. Занятие отмечается на ребёнка: он и есть тот, у кого списывается абонемент. Родитель по своему номеру видит расписание и остаток, а если позже в бассейн придёт старший брат, оба ребёнка окажутся в одном кабинете — переключение между ними в один тап.

С грудничковыми и «беби»-группами это снимает вечную путаницу «на кого оформлено»: платит мама, а занятия и посещаемость честно висят на ребёнке, и в табеле видно именно его.

Что видит родитель

Вход в кабинет — по номеру телефона, указанному в карточке. Родитель видит расписание занятий ребёнка, посещения и пропуски, остаток абонемента и дату окончания. Если в школе плавают двое детей, он переключается между ними. Уведомления о переносе или отмене занятия (техническая обработка воды, закрытие чаши) приходят в Telegram или MAX тем, кто подключил бота.

Что система считает за вас

Перевод в другую группу

Перевели ребёнка из новичков в «Дельфины» — он попадёт в будущие занятия новой группы автоматически. В занятиях, которые уже стоят в расписании, состав подтягивает кнопка «Обновить состав из группы».

Табель месяца

Табель посещаемости — таблица «дети × даты занятий»: итог по каждому ребёнку, процент посещаемости за месяц и количество пришедших на каждое занятие. По нему сразу видно, какие часы недогружены — а в бассейне, где дорожка стоит одинаково при трёх и при десяти пловцах, это прямая экономика. Табель выгружается файлом.

Долги и зарплата

Отдельно видно, кто плавает без оплаченного абонемента, и сколько тренер провёл занятий за месяц — с детализацией по дням.

Автосписание в бассейне лучше не включать

Кроме групп, в том же аккаунте живут индивидуальные занятия с тренером, аквааэробика для взрослых, сайт школы с расписанием, ценами и записью на пробное занятие и мобильное приложение. Как устроены постоянные составы в любой секции — в общей инструкции.