Программа для хоккейной школы: лёд по часам, явка на тренировку и абонементы

Хоккей отличается от остальных секций одной вещью: лёд стоит денег каждый час, пришли на него двадцать человек или семь. Вечерний час на арене выкупается заранее, и если половина группы не вышла на раскатку, деньги за этот лёд всё равно ушли. Поэтому явка здесь — не «дисциплина», а прямая экономика.

При этом отмечать её тяжелее всего именно в хоккее. Тренер выходит на лёд в тот момент, когда дети ещё возятся с экипировкой, кто-то доклеивает крюк, кто-то опаздывает из школы. Вести в этой суете тетрадь — занятие для очень терпеливых.

Что не сходится в конце месяца

Лёд оплачен, посещаемость неизвестна. Видно, сколько часов арендовали, и не видно, кто их отходил.
У старших групп две тренировки в день. Утренний лёд и вечерний зал — и оба надо как-то посчитать.
Вратари живут отдельно. Они и в своём звене, и на индивидуальных занятиях с тренером вратарей.
Абонементы разные. Кто-то платит за 12 тренировок, кто-то берёт месяц безлимитом и катается на всех льдах, куда пустят.
Родители не понимают, за что платят. Особенно когда часть тренировок отменили из-за заливки или соревнований на арене.

Постоянный состав вместо записи

В Studio-admin звено или группа заводится один раз: название, тренер, цвет. Дальше любая тренировка, привязанная к этой группе, автоматически получает весь её состав — записывать хоккеистов поштучно не нужно ни на утренний лёд, ни на вечерний зал.

Тренер открывает тренировку в телефоне и проходит по составу: «Был» — «Не пришёл». За отметкой «Был» списывается занятие с абонемента, за «Не пришёл» — не списывается ничего. Если на лёд вышли все, работает кнопка «Отметить всех пришедшими»: нажали один раз, потом сняли тех, кого сегодня нет.

ℹ️ Обратите внимание

Хоккеист может состоять сразу в нескольких группах. Вратарь спокойно живёт и в «Основном составе», и в группе «Вратари» — на командной тренировке он попадёт в один состав, на вратарской в другой, и каждая отметка сработает как обычно.

Как собрать школу в системе

Включите группы и детские карточки

Раздел «Клиенты» → тумблер «Группы», рядом — «Клиенты-дети». В карточке хоккеиста появятся дата рождения и контакты родителя.

Заведите группы по годам

Обычно это «2013», «2015», «Основной состав», «Вратари», «ОФП». Каждой — свой тренер и свой цвет: в расписании арены сразу видно, чей это час на льду.

Добавьте хоккеистов

Имя, год рождения, телефон родителя. В заметках карточки удобно держать то, что всегда спрашивают: размер формы, номер, амплуа, срок медосмотра.

Перенесите расписание льда

Каждый выкупленный час — тренировка с привязанной группой. Утренний лёд и вечерний зал у старших — просто две тренировки в один день: у каждой свой состав и своя отметка.

Настройте абонементы

На 8, 12 или 16 тренировок — или безлимит на месяц со сроком в днях. Безлимит удобен там, где ребёнок ходит и на лёд, и на ОФП: считать нечего, важен только срок.

Отмечайте явку сразу после раскатки

Полторы минуты в телефоне у борта — и в конце месяца ничего сводить не нужно: цифры уже собраны.

💡 Совет

Отмечайте не «когда доберётесь до компьютера», а на самой тренировке. Отметка, отложенная до вечера, превращается в воспоминание, а воспоминание — в спор с родителем.

Что видит родитель

Родитель входит в кабинет по своему номеру телефона и без единого сообщения тренеру видит: ближайшие тренировки, посещённые и пропущенные, остаток абонемента и дату, до которой он действует. Если в школе катаются двое детей, он переключается между ними в том же кабинете. У старшего со своим телефоном может быть собственный вход — тогда он видит только свои тренировки.

Если родитель подключил бота в Telegram или MAX, туда же приходят уведомления о записи, переносе и отмене — полезно, когда час на арене сдвинули из-за соревнований.

Что система делает сама

Новый хоккеист

Добавили игрока в группу — он окажется во всех будущих тренировках этой группы. Для тренировок, уже стоящих в расписании, есть кнопка «Обновить состав из группы»: нажали — новичок добавлен, ничего переделывать не нужно.

Травмы и пропуски

Хоккей — контактный спорт, и выпадение на три недели тут обычное дело. Абонемент замораживается: списания останавливаются, а срок сдвигается на время заморозки. Вернулся — разморозили, тренировки продолжают списываться дальше.

Отчётность и деньги

Табель посещаемости за месяц — таблица «хоккеисты × даты тренировок»: по каждому игроку итог и процент за месяц, по каждой тренировке — сколько человек вышло. Это же и ответ на вопрос, окупается ли конкретный час льда: если на вечерний вторник стабильно выходит семь человек из восемнадцати, час стоит переставить. Табель выгружается файлом и открывается в Excel. Отдельно видно долги — кто катается без оплаченного абонемента, — и зарплату тренеров по проведённым тренировкам.

Про автосписание — честно

В «Абонементах» есть тумблер автосписания: система отмечает всех записанных пришедшими за 15 минут до начала. Для хоккейной школы это плохой выбор.

ℹ️ Обратите внимание

Автосписание отметит пришедшим всё звено, включая тех, кто сегодня не приехал, — и тренеру придётся вылавливать отсутствующих и снимать отметки задним числом. Держите тумблер выключенным: ручная отметка состава занимает столько же времени, но даёт настоящую картину явки, а не приблизительную.

Что ещё пригодится школе

В том же аккаунте живут сайт школы с расписанием, ценами и онлайн-записью, мобильное приложение для тренеров и родителей и раздел с финансами. Если у вас, кроме команд, есть индивидуальные занятия — с тренером вратарей или по технике катания, — они ставятся в то же расписание обычными записями. Общая логика работы с постоянными составами разобрана в общей инструкции.

✅ Полностью бесплатно

Группы, посещаемость, абонементы, табель, кабинет родителя, сайт и приложение — бесплатно, без подписки и без лимита на число групп, хоккеистов и тренеров.

Подключить хоккейную школу бесплатно