CRM для школы единоборств: группы по поясам, посещаемость и абонементы

В любом клубе единоборств есть предмет, который переживает и ремонт зала, и смену вывески, — журнал. Общая тетрадь в клеточку, где слева фамилии, сверху числа, а внутри палочки и галочки. По ней тренер помнит, кто ходит, а кто пропал; по ней же в конце месяца родителям объясняют, почему абонемент закончился раньше, чем месяц.

Пока групп две, тетрадь работает. Когда их шесть, а тренеров трое, начинается знакомое: журнал уехал домой к сменщику, отметки за прошлый вторник кто-то забыл проставить, мама белого пояса уверена, что оплачивала двенадцать тренировок, а не восемь.

Studio-Admin переносит этот журнал в телефон — не превращая тренера в оператора базы данных. Состав группы задаётся один раз, а дальше на тренировке остаётся то же самое действие, что и в тетради: отметить, кто вышел на татами.

«Ни в одной CRM такого не видел, чтобы можно было отмечать, пришёл ли ребёнок из группы или нет, и списывались с абонемента занятия» — тренер футбольной школы. В единоборствах история ровно та же: группа постоянная, а вся CRM-логика обычно построена вокруг записи по одному.

Почему обычные CRM не подходят секции

Системы для студий устроены вокруг записи: клиент выбрал время, записался, пришёл. В клубе единоборств никто не записывается. Есть группа «Жёлтый и оранжевый пояс», в ней восемнадцать человек, тренировки во вторник и четверг в 17:30 — и так до июня. Если вести такую группу через обычную запись, тренеру придётся руками записывать восемнадцать человек дважды в неделю. Никто этого делать не будет — и клуб возвращается к тетради.

В Studio-Admin для этого есть постоянные группы. Состав живёт отдельно от расписания: вы описываете группу один раз, а тренировки берут состав из неё сами.

Шаг 1. Включить режим секции

Откройте раздел Клиенты — вверху два переключателя.

Группы

Включает постоянные составы: появляется возможность создавать группы и привязывать к ним тренировки, а на карточке занятия — панель состава с отметками.

Клиенты-дети

В карточке человека появляются поля ребёнка: имя, дата рождения, телефон родителя. Для детского клуба включайте сразу — по дате рождения потом удобно пересобирать возрастные группы к новому сезону.

Шаг 2. Разложить клуб по группам

Группа в единоборствах — это почти всегда пересечение возраста и уровня. Так их и называйте, чтобы в расписании не гадать:

• «Малыши 5–7, белые пояса» — те, кто ещё учится завязывать пояс;
• «Дети 8–11, жёлтый–оранжевый» — основная масса клуба;
• «Зелёный и выше» — техника сложнее, тренировка длиннее;
• «Спортивная группа» — те, кто ездит на соревнования;
• «Взрослые, вечер» — приходят после работы, состав меняется медленнее всего.

Шаг 3. Завести воспитанников

В разделе Клиенты нажмите «+» и переключитесь на «Ребёнок». Что стоит заполнять:

• Имя и дата рождения. В единоборствах возраст — рабочий параметр: по нему и группу подбирают, и возрастную категорию на соревнованиях.
• Телефон родителя — по нему родитель заходит в личный кабинет. Это не «поле для галочки», а то, что потом снимет с вас половину вопросов в мессенджере.
• Телефон ребёнка — если у подростка есть свой номер. Тогда он входит сам и видит только свои тренировки, данные родителя ему не показываются.
• Группа — выбирается прямо при создании карточки.

Шаг 4. Поставить расписание

В Расписании создайте тренировку и выберите группу. Дальше происходит главное: весь состав добавляется в тренировку автоматически. Восемнадцать человек оказываются в списке занятия без единого клика по фамилиям.

Для регулярных тренировок создайте повторяющуюся серию — вторник и четверг, — и состав подтянется в каждую тренировку серии до конца сезона.

Шаг 5. Отмечать прямо на татами

Открываете тренировку в телефоне — перед вами весь состав группы. У каждого две кнопки: «Был» и «Не пришёл». Отмечаете «Был» — система предлагает списать тренировку с абонемента; если абонемента нет, тут же можно принять разовую оплату или отметить «оплатит позже». «Не пришёл» не списывает ничего.

Когда на построении почти все, быстрее иначе: кнопка «✓ Отметить всех пришедшими» — а потом снять отметку у двоих, кого нет. Это буквально два касания вместо восемнадцати: у кого есть абонемент, тренировка спишется сама, у остальных просто отметится визит.

Ошиблись и отметили не того? Верните отметку обратно — система сама спросит, вернуть ли тренировку на абонемент.

Состав виден заранее — а значит, и пары

В единоборствах состав нужен не только для учёта. Отработка идёт в парах, кимоно и защита выдаются по размеру, а спарринг ставится по весу и уровню. Тренировку можно открыть накануне и посмотреть, кто вообще числится в группе, — прикинуть пары до того, как двадцать человек уже стоят в линию.

А табель за прошлый месяц (о нём ниже) сразу показывает, кто пропустил три занятия подряд: ставить такого в жёсткую пару — плохая идея, он половину техники не видел.

Табель: кто дошёл до аттестации

В разделе Клиенты есть вкладка «Табель» — посещаемость группы за месяц. Строки — воспитанники, столбцы — даты тренировок, в клетках галочки и крестики. Сбоку итог по каждому: сколько был из скольких и процент за месяц. Снизу итог по каждой тренировке — сколько человек вышло.

Клетку можно нажать прямо в табеле и поправить отметку: забыли отметить вторник — не нужно искать то занятие в расписании. Готовый табель выгружается файлом и открывается в Excel или Google Таблицах.

Перед аттестацией на пояс это самый честный документ. Отдельного раздела «аттестации» в платформе нет — но вопрос «кто набрал нужное количество тренировок» табель закрывает за минуту, а не за вечер листания тетради.

Что видит родитель

Родитель заходит в личный кабинет по своему номеру телефона — тому, что указан в карточке ребёнка. Там:

• расписание тренировок ребёнка и ближайшая по времени;
• остаток тренировок на абонементе и до какого числа он действует;
• посещаемость за месяц — был, не был, отменено;
• чат с клубом.

Если детей двое, вверху появится переключатель между ними. У подростка со своим номером — отдельный вход, где только его тренировки.

Практический эффект простой: вопросы «а сколько у нас осталось?» и «во сколько завтра?» перестают приходить вам в личку по вечерам.

Абонементы: восемь тренировок или месяц безлимита

В разделе Абонементы собирается любая привычная клубу схема:

• На количество — 8, 12, 16 тренировок со сроком действия;
• Безлимит (∞) — цена за срок, а не за посещения: так собирается «месяц, ходи сколько хочешь», привычный для взрослых групп;
• Заморозка — ребёнок слёг с ангиной на две недели, абонемент ставится на паузу и не сгорает;
• Продление — если решили пойти навстречу и добавить дни.

Остаток видят оба: тренер в карточке и родитель в кабинете. Спор «у нас было ещё две тренировки» превращается в открытую историю посещений с датами.

Что работает само, без вашего участия

• Долги — список тех, кто ходит без оплаченного абонемента. Обычно в клубе таких двое-трое, и все про них забывают.
• Зарплата тренеров — считается по проведённым тренировкам, с детализацией и выгрузкой.
• Уведомления родителям в Telegram или MAX: тренировка перенесена или отменена — сообщение уходит само, не нужно писать в пять чатов.
• Сайт клуба с расписанием групп, тренерами и ценами — расписание на нём берётся из вашей админки и не устаревает.
• Приложение на телефоне — тренеру удобнее отмечать состав из приложения, чем через браузер.

Одна настройка, которую секции лучше не включать

В разделе Абонементы есть переключатель «Списывать занятия с абонемента автоматически». Он придуман для студий, где люди записываются сами: раз записался — значит идёшь, и система за пятнадцать минут до начала отмечает визит и списывает занятие.

Для клуба единоборств это работает наоборот. Состав постоянный, поэтому система отметит пришедшей всю группу — включая тех, кто болеет вторую неделю. Тренеру придётся не отмечать пришедших, а вылавливать отсутствующих и возвращать им тренировки на абонемент.

С чего начать сегодня

Зарегистрируйте клуб (при регистрации выберите сферу «Спорт», а точный вид — «Единоборства» — потом в разделе «Сайт» → «Главная»), включите оба переключателя в «Клиентах» и заведите одну группу — ту, которую ведёте чаще всего. Перенесите в неё состав, поставьте ближайшую тренировку и отметьте её с телефона. Дальше сами решите, переносить ли остальные группы.

Если нужна общая картина по секциям любого вида спорта — есть общая инструкция по группам.