CRM для музыкальной школы: индивидуальные уроки, хор и оркестр в одном расписании

Музыкальная школа устроена сложнее, чем секция. У одного ученика в неделю может быть три разных занятия: специальность — один на один с преподавателем, сольфеджио — группой из десяти человек, хор — всем потоком. И это три совершенно разных способа вести учёт.

Обычно так и получается: индивидуальные уроки живут в журнале преподавателя, хор — в голове хормейстера, а посещаемость сольфеджио — в тетради, которую в конце месяца надо переписать в отчёт. Никто не видит картину целиком, а вопрос «сколько уроков осталось у Пети» требует раскопок.

Studio-admin складывает всё в одно расписание: индивидуальные уроки ставятся как обычные занятия с одним учеником, групповые — через постоянные составы, где список собирается один раз и дальше подтягивается сам.

Что даёт постоянный состав

Состав — это группа: «Хор младших классов», «Оркестр», «Сольфеджио, 2 год», «Ансамбль скрипачей». Репетиция или групповой урок привязывается к группе, и все её участники добавляются в занятие автоматически.

Ученика можно держать в нескольких группах сразу — это ровно тот случай, когда мальчик одновременно поёт в хоре и играет в оркестре. Для сводной репетиции по партиям заводится своя группа: «Первые скрипки», «Альты», «Вторые голоса». Собирать список к каждой репетиции вручную не нужно ни разу.

ℹ️ Обратите внимание

Общая механика составов разобрана в общей инструкции. Здесь — про то, что специфично для музыкалки: сочетание индивидуальных уроков с групповыми и учёт по партиям.

Шаг 1. Включить режим и создать составы

Раздел Клиенты, вверху два переключателя. «Группы» — постоянные составы. «Клиенты-дети» — карточка ученика с датой рождения и контактами родителя. Для школы обычно нужны оба.

Заведите группы по реальным репетициям

Не по классам в документах, а по тому, кто садится в зал вместе: «Хор младших классов», «Хор старших», «Оркестр», «Сольфеджио, вторник», «Ансамбль домристов».

Укажите преподавателя группы

Хормейстер, дирижёр, преподаватель сольфеджио. В расписании видно, чья это репетиция, — особенно ценно, когда в школе десяток педагогов.

Раскрасьте группы

Хор — одним цветом, оркестр — другим, теория — третьим. Недельная сетка читается с одного взгляда.

Добавьте группы по партиям, если ведёте по-партийные репетиции

Отдельная группа «Первые скрипки» — и репетиция по партиям собирается за секунду, без выбора фамилий из общего списка.

Шаг 2. Завести учеников

Карточка заводится через «+» → «Ребёнок». Обязателен телефон родителя — это ключ от кабинета, где родитель видит расписание. Дата рождения помогает разводить хор младших и старших, а телефон самого ученика указывается по желанию: у старшеклассника обычно есть свой номер, и тогда он заходит сам, видит только свои уроки и не имеет доступа к данным родителя.

💡 Совет

Заводите ученика один раз, даже если он занимается у трёх преподавателей. Специальность, сольфеджио и хор — это разные занятия одного человека, а не три разных ученика.

Шаг 3. Собрать расписание

Групповые репетиции

Создаёте занятие, выбираете группу — состав внутри. Хор по средам, оркестр по субботам ставятся повторяющейся серией на четверть или на весь учебный год.

Индивидуальные уроки

Урок по специальности ставится в том же расписании как обычное занятие с одним учеником: время, преподаватель, класс. Сорок пять минут во вторник и пятницу — и это видно там же, где хор.

ℹ️ Обратите внимание

Взяли ученика в хор в ноябре? В будущие репетиции он попадёт сам. В уже созданных есть кнопка «Обновить состав из группы» — она дочитает новеньких и не тронет отметки остальных.

Шаг 4. Отмечать посещение

На репетиции открываете занятие — перед вами весь состав. «Был» / «Не пришёл», либо «Отметить всех пришедшими» и снять отметку у отсутствующих. Отметка «Был» списывает урок с абонемента, пропуск — не списывает.

На индивидуальном уроке всё то же самое, только строчка одна.

Полтора часа в конце месяца уходило на то, чтобы перенести галочки из журнала в таблицу. Не на музыку — на перенос галочек.

Табель за месяц вместо переписывания журнала

Из карточки группы открывается табель посещаемости: ученики по строкам, даты занятий по столбцам, отметки в клетках. Считаются итоги по каждому ученику, по каждой репетиции и общий процент за месяц. Табель выгружается файлом — то, что обычно и просят в отчёте.

Заодно видно то, что раньше всплывало только на концерте: кто пропустил три репетиции подряд перед выступлением, а кто ходит стабильнее всех.

Абонементы: уроки и «месяц целиком»

В музыкальной школе часто платят помесячно — за это отвечает абонемент безлимит (∞) со сроком в днях или месяцах: ученик ходит на всё, что положено, оплата фиксированная.

Если считаете по урокам, заводите абонемент на 4, 8 или 16 занятий: пропущенный урок остаётся на балансе, потому что списание происходит только по отметке «был». Болел две недели — есть заморозка, а по возвращении абонемент можно продлить.

Остаток уроков видит и преподаватель, и родитель — вопрос «нам ещё платить или уже нет» отпадает сам.

Что видит родитель

расписание своего ребёнка: и специальность, и сольфеджио, и хор — одним списком
ближайший урок и во сколько он начинается
остаток на абонементе и срок действия
историю посещений — что было, что пропустили
переписку со школой

Если в школе учатся двое детей, родитель переключается между ними одним нажатием. Напоминания о репетициях и переносах приходят в Telegram или MAX.

Что работает без вашего участия

Зарплата преподавателей — по фактически проведённым урокам и репетициям
Долги — список тех, кто занимается без оплаченного абонемента
Сайт школы — расписание, преподаватели, цены и заявка на пробный урок; данные берутся из админки
Мобильное приложение — отметить хор с телефона в зале проще, чем открывать ноутбук

Автосписание: почему школе оно только помешает

В разделе Абонементы есть переключатель «Списывать занятия с абонемента автоматически». Он рассчитан на студии, где клиенты сами бронируют место: записался — значит идёшь, и за пятнадцать минут до начала визит отмечается сам.

С постоянным составом это ломается. Система отметит пришедшим весь хор и спишет урок у сорока человек, включая тех, кто дома с температурой. Вместо отметки присутствующих преподаватель будет разыскивать отсутствующих и возвращать им уроки.

💡 Совет

Для музыкальной школы автосписание оставьте выключенным — по умолчанию оно и так выключено. Списывается только то, что вы отметили руками.

Как начать без большого переезда

Не переносите всю школу за один вечер. Возьмите один коллектив — хор или оркестр, — заведите состав, поставьте репетиции на месяц и отмечайте посещение две-три недели. Когда станет понятно, что табель собирается сам, добавляйте остальные группы и индивидуальные уроки.

✅ Полностью бесплатно

Составы, индивидуальные уроки, отметки, табель, абонементы, кабинет родителя и сайт школы — бесплатно, без ограничений по числу учеников, групп и преподавателей.

Завести музыкальную школу бесплатно