CRM для школы робототехники и программирования: группы по возрасту, курсы и отчёт родителям

Детский центр и школа робототехники устроены курсами. Набрали группу «Робо-старт, 7–9 лет», в ней десять человек, курс на двенадцать занятий, суббота в одиннадцать. Состав не меняется до конца модуля — записываться каждую неделю никому не нужно, все и так знают, что в субботу они на занятии.

А вот преподавателю нужно знать другое: сколько наборов достать из шкафа к началу, кто пропустил занятие про моторы и не соберёт следующую модель, у кого курс уже кончился, и что ответить маме, которая спрашивает «а Матвей вообще ходит?».

Studio-admin закрывает это постоянными группами: состав задаётся один раз, дети попадают в занятия сами, а преподаватель отмечает пришедших одним движением.

Что меняется по сравнению с журналом

Бумажный журнал отвечает на один вопрос — «кто был сегодня». Всё остальное приходится считать вручную: сколько занятий курса прошёл конкретный ребёнок, кому продлевать, у кого висит долг за модуль.

Когда отметка посещения связана с абонементом, эти ответы появляются сами. Отметили «был» — с курса списалось занятие. Не пришёл — не списалось, занятие осталось: ребёнок доходит свои двенадцать, а не теряет оплаченное из-за болезни.

Шаг 1. Группы по возрасту и уровню

Раздел Клиенты → включите «Группы» и «Клиенты-дети». Дальше — «+ Группа» на каждый реальный состав.

Шаг 2. Завести детей

«+» → «Ребёнок»: имя, дата рождения, телефон родителя. Дата рождения здесь не формальность — по ней проще пересобирать группы к новому учебному году, когда вчерашние «7–9» переходят на следующий уровень.

Телефон родителя обязателен: по нему открывается кабинет. Телефон ребёнка — по желанию, для подростков на курсах программирования это удобно: они заходят сами и видят только свои занятия.

Шаг 3. Поставить курс в расписание

Расписание → занятие → выбрать группу. Состав добавляется автоматически — все десять человек. Для курса удобно сразу создать повторяющуюся серию: двенадцать суббот подряд, и весь модуль стоит в расписании целиком.

Заодно решается бытовой вопрос: за день до занятия видно, сколько детей ожидается, — значит, понятно, сколько наборов и ноутбуков готовить и хватит ли комплектов, если работают по двое.

Шаг 4. Отмечать посещение

В начале занятия открываете его на телефоне: перед вами весь состав, у каждого «Был» и «Не пришёл». Пришли почти все — нажмите «Отметить всех пришедшими» и снимите отметку у отсутствующих.

Отметка сразу списывает занятие с курса, если у ребёнка оформлен абонемент. Отдельно считать ничего не нужно.

Курс как абонемент

Модуль на 8, 12 или 16 занятий — это абонемент на нужное количество со сроком действия. Пропуск не съедает оплаченное занятие, потому что списывается только по отметке. Заболел на две недели — есть заморозка, вернулся — продление.

Если у вас безлимитное посещение кружков за фиксированную плату в месяц, соберите абонемент безлимит (∞) со сроком в месяц: ребёнок ходит на всё, оплата одна.

Остаток занятий видит и преподаватель, и родитель. Разговор «курс заканчивается, продлеваем?» перестаёт быть неожиданностью для обеих сторон.

Отчёт родителям без вечернего сведения таблиц

Из карточки группы открывается табель посещаемости за месяц: дети по строкам, даты занятий по столбцам, отметки в клетках, итоги по каждому ребёнку и по каждому занятию, общий процент за месяц. Табель выгружается файлом.

Это то, что обычно просят на родительском собрании или при отчёте перед учредителем центра: сколько занятий прошла группа, какая явка, кто ходит стабильно. Раньше это собиралось вечером из журнала, теперь уже собрано.

Пропустил занятие про датчики — на следующем сидит и не понимает, почему робот не едет. Хорошо бы знать об этом до занятия, а не во время.

Что видит родитель

• расписание занятий своего ребёнка и ближайшее по времени
• сколько занятий курса осталось и до какой даты
• историю посещений: что было, что пропустили
• переписку с центром

Если детей двое и они ходят в разные группы — родитель переключается между ними. Напоминания и объявления приходят в Telegram или MAX, где родители и так переписываются.

Что делается без вас

• Зарплата преподавателей — по проведённым занятиям
• Долги — кто занимается без оплаченного курса
• Сайт центра — расписание, направления, цены и онлайн-запись; данные из админки
• Мобильное приложение — отметить группу с телефона у входа в класс

Автосписание: не включайте

В разделе Абонементы есть переключатель «Списывать занятия с абонемента автоматически». Он для студий, где клиенты записываются сами, и работает так: за пятнадцать минут до начала все записанные считаются пришедшими.

С постоянной группой это даёт неверный результат — занятие спишется у всех десяти, включая тех, кто дома. Преподаватель вместо отметки присутствующих будет искать отсутствующих и возвращать им занятия курса. По умолчанию переключатель выключен, и для детского центра это правильное состояние.

С чего начать

Возьмите одну группу — ту, что стартует ближайшим модулем. Заведите состав, поставьте двенадцать занятий серией, выдайте детям абонементы на курс и отмечайте посещение. К концу модуля у вас будет готовый табель и понятный список тех, кому пора продлевать.