CRM для репетитора: расписание, оплата и напоминания

У репетитора нет администратора. Всё, что в школе делают три человека, — расписание, оплаты, напоминания, — репетитор делает сам, в паузах между уроками: держит расписание в бумажном ежедневнике, переносы согласовывает в личке, оплату сверяет по выписке из банка, а в воскресенье вечером пишет каждому «завтра в 17:00, не забудьте». Пока учеников пять, это терпимо. На пятнадцати программа для репетитора и учёт занятий из «было бы неплохо» превращаются в вопрос выживания: вторая работа без выходных уже наступила.

Что на самом деле съедает время

• Переписка о времени. «А можно в среду? А в четверг после шести?» — десятки сообщений ради одного занятия.
• Переносы. Ученик заболел, вы сдвинули урок — и обнаружили, что на это время уже кто-то стоит.
• Напоминания. Не напомнил — половина вечерних уроков под угрозой: школьники забывают, родители не уследили.
• Оплаты. Кто оплатил вперёд четыре занятия, кто должен за два прошлых — восстанавливается по переписке и памяти.
• Отчётность перед родителем. «Сколько мы отзанимались в этом месяце?» — и вы листаете ежедневник.

Окна записи вместо переписки

В Studio-admin индивидуальные занятия работают через окна записи: вы один раз указываете, в какие часы готовы заниматься, — и ученик выбирает время сам, но только из реально свободного. Занятое время в списке просто не показывается, поэтому наложения исключены: два ученика не смогут записаться на один час, а перенесённый урок не «наедет» на чужой.

Отмена и перенос тоже перестают быть перепиской: ученик отменил — окно снова открылось для остальных. Если на удобные вечерние часы претендуют несколько человек, работает очередь на запись: место освободилось — система сама предложит его следующему.

Оплата по ссылке и пакеты занятий

Оплату можно принимать по ссылке, через СБП или ЮKassa — ученик или родитель платит с телефона, а поступление сразу видно в системе. Тем, кто занимается постоянно, удобно продавать пакеты: абонемент «8 занятий» выдаётся один раз, и дальше каждая отметка «Был» списывает урок автоматически. Кто сколько отзанимался и у кого пакет закончился — видно без всяких сверок.

От пустых заявок защищает запись по предоплате: новый ученик бронирует время только после оплаты, и «записался и пропал» перестаёт съедать вечерние часы.

Напоминания в Telegram и MAX

Подтверждение записи, напоминание о занятии, сообщение о переносе или отмене уходят ученику и родителю в ботов Telegram и MAX автоматически. У сообщения есть кнопка «Видел» — вы точно знаете, что напоминание дошло, а не утонуло в чатах. Ответы учеников попадают в раздел «Обращения», так что переписка не теряется. И главное — за сообщения не нужно платить, как за SMS.

База учеников вместо ежедневника

У каждого ученика — карточка: история занятий со статусами «Был» и «Не пришёл», заметки и теги. В заметках удобно держать то, что обычно живёт в голове: класс и школу, тему, на которой остановились, особенности — «готовимся к ОГЭ, хромает геометрия». Если учеников уже много, база переносится из привычной Excel-таблицы за один импорт, а обратно выгружается в Excel в любой момент — данные всегда ваши. Раз в неделю система сама присылает резервную копию письмом.

Личный кабинет ученика и родителя

У каждого ученика есть личный кабинет: свои записи, история занятий и остаток пакета. Родителю школьника больше не нужно спрашивать «сколько мы отзанимались» — он видит это сам. Вход простой, по коду на электронную почту, без паролей.

Настройка за один вечер

Если вы ведёте не только индивидуальные уроки, но и мини-группы, посещаемость отмечается так же, в один клик, — как это устроено, разобрано в статье про учёт посещаемости без Excel.