Учёт занятий и посещаемости для педагога — без Excel и тетради

Журнал посещаемости — самый живучий бумажный артефакт частного образования. Школы давно принимают оплату онлайн и ведут соцсети, но «кто был на занятии» по-прежнему пишется ручкой в тетради, а в конце месяца кто-то садится переносить палочки и галочки в Excel. Табель посещаемости онлайн эту работу убирает целиком — не «упрощает», а именно убирает: отметка ставится один раз, на самом занятии, и дальше всё считается само.

Что не так с тетрадью

• Отметки живут отдельно от денег. В тетради — палочки, в таблице — оплаты, и сводить их в конце месяца приходится вручную.
• Тетрадь одна. Она у преподавателя, а вопрос «сколько занятий осталось у Кати?» прилетает администратору — который тетради не видит.
• Ошибки всплывают поздно. Пропущенная отметка обнаруживается через месяц — в споре с родителем, где у обеих сторон только память.
• Замена преподавателя — тупик. Чужой почерк, свои сокращения, половина фамилий по прозвищам.

Во что это выливается в деньгах, мы подробно считали в статье про реальную цену тетради и Excel.

Отметка тумблером — прямо на занятии

В Studio-admin преподаватель открывает занятие с телефона — состав группы уже внутри, записывать никого не нужно. Дальше по списку: «Был» — «Не пришёл», тумблерами. Полная явка закрывается кнопкой «Отметить всех пришедшими» одним нажатием. Вся отметка группы из пятнадцати человек занимает около минуты — меньше, чем поиск нужной страницы в тетради.

Отметка сразу списывает занятие с абонемента

Главное отличие от журнала: отметка «Был» — не просто галочка. Она автоматически списывает занятие с абонемента ученика. «Не пришёл» не списывает ничего — занятие остаётся. Поэтому остаток абонемента всегда актуален сам по себе: его не нужно пересчитывать, он просто следует за отметками.

Одна отметка работает на всех: она попадает в остаток абонемента, в табель месяца и в зарплату преподавателя, если тот получает за выходы. Ничего не дублируется — поэтому и расхождений, которые обычно ищут вечером тридцать первого числа, не возникает.

Табель месяца собирается сам

Табель — таблица «ученики на даты занятий»: строки — состав группы, столбцы — числа месяца, в клетках — отметки. По каждому ученику — итог и процент посещаемости, по каждому занятию — сколько человек пришло. Он готов в любой момент, а не после вечера сведения, и выгружается файлом, который открывается в Excel, — если табель просят показать на родительском собрании или в арендующей вас организации.

Родитель видит визиты сам

У ученика есть личный кабинет: расписание, посещённые и пропущенные занятия, остаток абонемента и срок его действия. Родитель заходит и видит всё сам — вопрос «а сколько мы отходили?» исчезает из чатов, потому что на него теперь отвечает не преподаватель, а экран телефона. И спор «мы были, вы не отметили» тоже меняется: история визитов у обеих сторон одна и та же.

Тетрадь нельзя передать — система передаётся сама

Заболевший преподаватель — классический сбой бумажного учёта: заменяющий не понимает чужих сокращений и ведёт занятие вслепую. Здесь замена открывает то же занятие и видит тот же состав с той же историей — отмечает как обычно. Данные при этом остаются вашими в буквальном смысле: вся база выгружается в Excel в любой момент, а раз в неделю система сама присылает резервную копию письмом. Уйти можно в любой день со всеми данными — поэтому и оставаться не страшно.

С чего начать

Эта механика одинаково работает у репетитора с мини-группами, в детском центре и в языковой школе — для каждого случая у нас есть отдельный разбор, например про детский центр.