CRM для театральной студии и вокала: репетиции, составы спектакля и учёт посещаемости

У театральной студии есть особенность, из-за которой обычные CRM в ней не приживаются: состав всё время двоится. Есть группа, которая ходит на занятия по актёрскому мастерству. Есть спектакль, где заняты не все. Есть второй состав, который вводится, когда основной уезжает. И есть прогон, куда приходит вообще вся труппа, включая тех, кто просто помогает за кулисами.

Если пытаться описать это записью на занятие, руководитель превращается в диспетчера: перед каждой репетицией собирать список фамилий, вписывать по одному, потом вычёркивать. А ещё помнить, у кого закончился абонемент, и не забыть сказать об этом маме.

В Studio-admin состав задаётся один раз и живёт сам. Репетиция привязывается к группе — и участники оказываются в ней автоматически, все до одного.

Прогон в субботу, из двенадцати человек пришли восемь. Кто именно не пришёл — вспоминаешь в понедельник, когда сцена не собирается.

Группа — это состав, а не «класс»

Группу удобно понимать буквально: кто выходит в зал вместе. Отсюда и названия:

• «Основной состав» и «Второй состав» — две труппы, которые репетируют порознь
• «Малыши» — младшая студия, у неё своё расписание и свой педагог
• «Спектакль “Кот в сапогах”» — все, кто занят в постановке, включая тех, кто ходит в разные группы
• «Вокальный ансамбль» — если у вас поют не все, а отдельная компания

Один воспитанник спокойно состоит сразу в нескольких составах: ходит в основную группу, занят в спектакле и поёт в ансамбле. Три группы — три расписания, и человек попадает в каждое.

Шаг 1. Настроить студию под детей

Раздел Клиенты, включите «Группы» и «Клиенты-дети». Первый переключатель даёт постоянные составы, второй — карточку ребёнка с датой рождения, именем и телефоном родителя.

Шаг 2. Завести воспитанников

Через «+» → «Ребёнок»: имя, дата рождения, телефон родителя. Телефон самого воспитанника — по желанию; у подростков он обычно свой, и тогда они заходят в кабинет сами и видят только собственные репетиции.

Группу можно указать прямо при создании. Если ребёнок сразу и в основном составе, и в спектакле — добавьте его в обе группы, ограничений нет.

Шаг 3. Поставить репетиции и прогоны

Расписание → создать занятие → выбрать группу. Дальше состав добавляется сам: все участники оказываются в репетиции без единого нажатия по фамилиям.

Регулярные занятия — повторяющейся серией: понедельник, среда, пятница на весь сезон. Прогоны и сводные ставятся разово: выбираете группу спектакля, и в репетицию попадают ровно те, кто в нём занят.

Шаг 4. Отмечать явку

Открыли репетицию — видите весь состав. Две кнопки у каждого: «Был» и «Не пришёл». Когда собралась почти вся труппа, быстрее нажать «Отметить всех пришедшими» и снять отметку у опоздавших и заболевших.

Отметка «Был» списывает занятие с абонемента, «Не пришёл» — нет. Никакого отдельного учёта оплат вести не нужно: посещаемость и абонемент — это одно и то же действие.

Табель: реальная картина перед отчётным концертом

В карточке группы есть табель посещаемости за месяц: воспитанники по строкам, даты репетиций по столбцам. Считаются итоги по каждому — сколько был, сколько пропустил, — итоги по каждой репетиции и общий процент за месяц. Всё выгружается файлом.

Перед отчётным концертом табель отвечает на неудобный вопрос честно: кто действительно готов, а кого ставить в массовку, потому что он был на трёх репетициях из двенадцати. Разговор с родителями из спора превращается в показ таблицы.

Абонементы под ритм студии

Театральные студии редко считают по занятиям — чаще берут за месяц. Такой абонемент собирается: безлимит (∞) со сроком в днях или месяцах. Ребёнок ходит и на занятия, и на прогоны, оплата одна.

Если считаете по репетициям — заводите абонемент на 8 или 12: пропуск не списывается, а на время болезни или отъезда абонемент можно заморозить и потом продлить. Остаток виден и педагогу, и родителю.

Что видит родитель

• расписание всех репетиций своего ребёнка — и по группе, и по спектаклю
• ближайшую репетицию: дата, время
• остаток на абонементе и до какого числа он действует
• историю посещений — где был, где пропустил
• переписку со студией

Двое детей в студии — родитель переключается между ними. Про перенос прогона или сбор к костюмерше проще написать в Telegram или MAX: уведомления приходят туда.

Что ещё работает само

• Зарплата педагогов — по проведённым репетициям, с выгрузкой
• Долги — кто ходит без оплаченного абонемента
• Сайт студии с расписанием, ценами и записью на пробное — обновляется из админки
• Мобильное приложение — отметить состав со сцены удобнее с телефона

Автосписание оставьте выключенным

Переключатель «Списывать занятия с абонемента автоматически» в разделе Абонементы сделан для студий с записью, где клиент бронирует место сам. Он отмечает всех записанных пришедшими за пятнадцать минут до начала.

В театре это даёт обратный эффект: пришедшей окажется вся труппа, включая тех, кого нет, и занятия спишутся у всех. Педагогу придётся не отмечать явку, а отменять чужие отметки.

По умолчанию автосписание выключено — так и оставьте. Считается только то, что отмечено на репетиции.

Начните с одной постановки

Заведите студию, включите оба переключателя и создайте одну группу — например, состав ближайшего спектакля. Поставьте прогоны до премьеры и отмечайте явку. Через две недели у вас будет табель, который раньше приходилось собирать по памяти.