Программа для шахматного клуба: группы по разрядам, учёт занятий и оплата помесячно

Шахматный клуб редко живёт в одном помещении. Вторник и четверг — кружок в школе после уроков, среда — группа разрядников в своём зале, суббота — турнир, а между этим двое учеников занимаются индивидуально по видеосвязи. Учеников семьдесят, преподавателей трое, оплата помесячная, и всё это обычно держится на таблице, которую ведёт руководитель по вечерам.

Studio-Admin убирает из этой схемы вечернюю таблицу. Состав группы задаётся один раз, занятие подтягивает его само, а преподаватель на площадке отмечает присутствие с телефона — за то же время, что раньше уходило на перекличку в блокноте.

Что не так с обычными системами записи

Почти все CRM исходят из того, что ученик записывается на занятие. В шахматном кружке никто не записывается: есть группа новичков в школе №12, она занимается по вторникам и четвергам в 14:30, и ходит туда один и тот же состав весь учебный год.

Поэтому здесь нужен не календарь записи, а постоянные группы: описали состав — и он появляется в каждом занятии автоматически.

Шаг 1. Включить группы и карточки детей

Раздел Клиенты — переключатели «Группы» и «Клиенты-дети». Первый включает постоянные составы, второй добавляет в карточку ученика дату рождения и телефон родителя.

Шаг 2. Группы — по разряду и по площадке

Удобнее всего складывать в название и уровень, и место — тогда расписание читается без расшифровки:

• «Новички, школа №12» — те, кто учит ходы и правила;
• «Третий разряд, вт/чт» — уже играют турниры;
• «Разрядники, клуб» — занятия в своём зале, разбор партий;
• «Гимназия 5, продлёнка» — отдельная площадка со своим расписанием;
• «Взрослая группа, суббота» — те, кто вернулся к шахматам после школы.

Шаг 3. Отмечать присутствие в классе

Преподаватель открывает занятие в телефоне и видит весь список группы. У каждого ученика «Был» и «Не пришёл»; если пришли почти все — кнопка «✓ Отметить всех пришедшими», а потом снять отметку у тех, кого сегодня нет.

Это важнее, чем кажется, именно для занятий в школах: детей могли увести на репетицию, оставить на дополнительный урок или отпустить домой раньше. Отметка, сделанная в классе, — единственная честная. Сделанная вечером по памяти — уже нет.

При отметке присутствия занятие списывается с абонемента ученика, если он есть. Ошиблись — верните отметку обратно, система сама спросит, вернуть ли занятие на абонемент.

Помесячная оплата: как её собрать

В шахматных клубах чаще всего платят за месяц, а не за количество занятий. В разделе Абонементы это собирается абонементом безлимит (∞): посещения не ограничены, задан только срок — 30 дней или календарный месяц.

Тогда отметки не «съедают» баланс, а работают на другое: показывают реальную посещаемость, наполняют табель и считают выходы преподавателей для зарплаты. А родитель видит в кабинете, до какого числа оплачено, — и продлевает, не дожидаясь напоминания.

Если часть учеников ходит нерегулярно, для них рядом живёт обычный абонемент на 8 занятий: одно другому не мешает.

Турниры и сборы

Турнир — это тоже занятие в расписании: ставите его на субботу, привязываете к группе, состав подтягивается. Отмечаете тех, кто приехал, — и в табеле остаётся след, что ученик участвовал.

Если ученики на помесячном безлимите, вопрос «списывать ли занятие за турнир» решается сам собой: списывать нечего, срок абонемента идёт по календарю. А если у кого-то абонемент на количество и трогать его вы не хотите, при отметке выберите не списание с абонемента, а разовую оплату или «оплатит позже» — присутствие зафиксируется, занятия на абонементе останутся.

Табель: отчёт, который просят все

Вкладка «Табель» в разделе «Клиенты» показывает месяц целиком: ученики по строкам, даты занятий по столбцам, в клетках отметки. Сбоку — сколько занятий посетил каждый и процент за месяц; снизу — сколько человек было на каждом занятии.

Это ровно то, что регулярно просят: школа — для отчёта по кружку, родитель — чтобы понять, ходит ли ребёнок, а вы сами — чтобы увидеть, что группа в гимназии тает и её пора объединять с соседней. Табель выгружается файлом и открывается в Excel или Google Таблицах.

Что видят родитель и ученик

Родитель заходит в кабинет по своему номеру телефона и видит расписание занятий ребёнка, ближайшее занятие, посещаемость за месяц, срок и остаток абонемента, а также чат с клубом. Если детей двое — переключается между ними.

У старшего ученика может быть собственный телефон в карточке: тогда он входит сам и видит только своё расписание, без родительских данных.

О переносе или отмене занятия родителям уходит уведомление в Telegram или MAX. Для кружков в школах это особенно полезно: занятия срываются из-за актового зала и карантинов чаще, чем хотелось бы.

Несколько преподавателей и площадок

• У каждой группы свой преподаватель — видно, кто ведёт и чьи это занятия.
• Зарплата считается по проведённым занятиям, с детализацией по датам и выгрузкой.
• Права разграничены: преподаватель работает со своими занятиями и отмечает присутствие, а изменения расписания уходят руководителю на одобрение.
• Долги — отдельный список тех, кто занимается без оплаты. В кружке на семьдесят человек их всегда больше, чем кажется.
• Сайт клуба — расписание групп, преподаватели, цены и заявка на пробное занятие; расписание берётся из админки и не устаревает.

Автосписание включать не нужно

Переключатель «Списывать занятия с абонемента автоматически» в разделе «Абонементы» сделан для студий с самозаписью. В клубе с постоянными группами он отметит присутствующей всю группу за пятнадцать минут до начала — и преподавателю придётся снимать отметки у отсутствующих вместо того, чтобы отмечать пришедших.

По умолчанию он выключен — так и оставьте.

С чего начать

Зарегистрируйте клуб (сфера «Образование»; название вида деятельности — «Шахматы» — задаётся в разделе «Сайт» → «Главная»), включите оба переключателя в «Клиентах», заведите одну группу и перенесите в неё состав. Поставьте занятия серией до конца четверти и отдайте преподавателю ссылку — отмечать он начнёт с первого же занятия.

Общая механика постоянных групп разобрана в отдельной инструкции.