CRM для детского центра и центра раннего развития

Детский центр — это много маленьких расписаний сразу. Подготовка к школе по понедельникам и средам, логопед по записи, лепка в 17:00, английский для дошкольников, «развивашки» для самых маленьких. У каждого направления свой преподаватель, свой кабинет и свои группы, а у администратора — журнал, в котором всё это должно сойтись. Обычно не сходится: посещаемость ведётся на бумаге, оплаты — в таблице, а вопросы родителей — в мессенджере, и это три разных мира, которые приходится сводить вручную.

Один день администратора центра

• Мама Сони спрашивает в WhatsApp, сколько занятий осталось на абонементе, — надо найти журнал и посчитать.
• Логопед заболела — обзвонить восемь семей и всем перенести время.
• Папа Марка уверяет, что оплатил октябрь, — искать перевод в выписке.
• Преподаватель лепки сдала листочек с посещаемостью за неделю — перенести в таблицу.
• Вечером — свести, у кого из сорока детей абонемент закончился и кому писать про оплату.

Каждый пункт по отдельности — мелочь. Вместе — полный рабочий день, который CRM для детского центра убирает почти целиком.

Группы по направлениям и табель в один клик

В Studio-admin каждая группа заводится один раз: «Подготовка к школе, 6 лет», «Лепка, младшие», «Английский, дошкольники» — с преподавателем и цветной меткой. Занятие в расписании привязывается к группе, и весь состав оказывается в нём автоматически: никого не нужно записывать на каждый урок. Общая механика групп разобрана в отдельной инструкции.

Посещаемость преподаватель отмечает прямо на занятии, с телефона: «Был» — «Не пришёл», тумблерами по списку. Отметка «Был» сразу списывает занятие с абонемента ребёнка — никакого «переносить с листочка в таблицу» больше нет. Табель за месяц собирается сам: по каждому ребёнку — посещения и процент, по каждому занятию — сколько детей пришло.

Абонементы, заморозка и оплаты

Абонементы — «8 занятий в месяц», «4 занятия», безлимит — выдаются в пару кликов и дальше живут сами: списание при отметке, активация с первого посещения, заморозка на время болезни или отпуска. Для детского центра заморозка особенно важна: дети болеют часто, и «мы проболели две недели, продлите» превращается из спора в две кнопки.

Оплата принимается по ссылке, через СБП или ЮKassa. Кто оплатил, кто ходит с закончившимся абонементом — видно в системе без сверки выписок, а не выясняется в конце месяца.

Родитель видит расписание и оплаты сам

У каждого ребёнка есть карточка, а у родителя — личный кабинет: расписание занятий, посещения и пропуски, остаток абонемента и оплаты. Ходят двое детей — родитель переключается между ними в том же кабинете. Вопросы «когда у нас лепка?» и «сколько занятий осталось?» исчезают из мессенджера первыми.

Уведомления работают через ботов в Telegram и MAX: подтверждение записи, напоминание о занятии, перенос, отмена. У сообщений есть кнопка «Видел», ответы родителей попадают в «Обращения», а платить за сообщения, как за SMS, не нужно. Подробнее — в статье про ботов для клиентов.

Запуск за пару вечеров

Новые семьи приходят с сайта

Вместе с аккаунтом центр получает сайт: обложка с фото, направления с ценами, преподаватели, галерея, отзывы, карта и кнопка записи на пробное занятие. Заявка с сайта сразу попадает в систему — с именем ребёнка и телефоном родителя, ничего не переписывается с бумажки. Согласие на обработку персональных данных родитель ставит галочкой в форме, и оно фиксируется: страницы политики конфиденциальности по 152-ФЗ у сайта есть из коробки — для центра, работающего с данными детей, это не формальность.

Как устроен сам табель и почему отметка тумблером надёжнее журнала — в статье про учёт посещаемости без Excel.