CRM для школы гимнастики: группы, табель посещаемости и кабинет родителя

Зал гимнастики — место, где учёт ведётся в самых неподходящих условиях. Ковёр, четырнадцать девочек четырёх лет, у двоих развязались чешки, одна плачет, у стены сидят мамы. И где-то между разминкой и растяжкой тренеру нужно понять и запомнить, кто сегодня пришёл, у кого заканчивается абонемент и кто болеет вторую неделю.

Обычно это заканчивается тетрадью, которую заполняют вечером по памяти. Через месяц по такой тетради невозможно ответить маме, почему занятия списались быстрее, чем она рассчитывала.

В Studio-Admin состав группы задаётся один раз, а на занятии остаётся одно движение — отметить пришедших. Дальше система сама списывает занятия с абонементов, собирает табель и показывает родителям всё то, что раньше приходилось рассказывать голосом.

Почему запись «на занятие» здесь лишняя

Гимнастика — это постоянные группы. «Малыши 4–5» ходят по понедельникам, средам и пятницам, состав не меняется месяцами. Записывать четырнадцать детей на каждое занятие — работа ради работы.

Поэтому в платформе есть постоянные группы: занятие в расписании привязывается к группе, и состав добавляется в него автоматически. Тренер открывает занятие и сразу видит список — тот же, что в тетради, только он уже заполнен.

Шаг 1. Включить нужный режим

Раздел Клиенты, два переключателя вверху:

Группы

Постоянные составы: группы, привязка занятий, отметки без записи.

Клиенты-дети

Карточка ребёнка: имя, дата рождения, телефон родителя, при желании — телефон самого ребёнка. Для гимнастики это основной режим: заниматься приходит ребёнок, а общаетесь и рассчитываетесь вы с мамой.

Шаг 2. Создать группы

Возьмите то деление, которое уже есть в зале:

• «Малыши 4–5» — первый год, много игры, короткое занятие;
• «Подготовительная» — начинают учить элементы и работать с предметом;
• «Разрядницы» — те, кто выступает на соревнованиях;
• «Ансамбль» — групповое упражнение, где важен каждый состав;
• «ОФП, суббота» — общая физподготовка для всех, кто занимается.

Шаг 3. Отмечать присутствие

На занятии откройте его в телефоне — виден весь состав. У каждой девочки две кнопки: «Был» и «Не пришёл» — подписи в системе общие для всех. При отметке присутствия система предложит списать занятие с абонемента (а если абонемента нет — принять оплату или записать в долг). Пропуск не списывает ничего.

Когда пришли почти все, быстрее нажать «✓ Отметить всех пришедшими» и снять отметку у отсутствующих — это два касания на всю группу, и занятия спишутся у всех, у кого есть абонемент.

Индивидуальные занятия вдобавок к группе

В гимнастике почти у каждой серьёзной девочки, кроме группы, есть индивидуальные: растяжка, постановка программы, работа с предметом перед стартами. Это не отдельная жизнь и не отдельная таблица.

Индивидуальное занятие ставится в расписании как обычное — без группы, с одним ребёнком. Для него можно завести отдельный вид занятия со своей ценой и отдельный абонемент, например на четыре индивидуальных. В карточке ребёнка потом видно и то, и другое: сколько групповых осталось, сколько индивидуальных, когда была последняя.

Мамы в зале и вопросы на выходе

Главный поток вопросов в детской школе — не про технику, а про организацию: сколько занятий осталось, до какого числа абонемент, была ли дочь в прошлый вторник, есть ли занятие в праздники. Раньше на это уходили вечера в мессенджере.

Родитель входит в личный кабинет по своему номеру телефона — тому, который вы записали в карточке ребёнка. Там он видит:

• расписание занятий ребёнка и ближайшее по времени;
• остаток занятий на абонементе и срок его действия;
• посещаемость за месяц — где была, где пропустила;
• чат со школой.

Если в школе занимаются две сестры, наверху появится переключатель между ними. У девочки-подростка со своим телефоном — свой вход, где только её занятия.

Табель перед отчётным выступлением

Вкладка «Табель» в разделе «Клиенты» — таблица за месяц: дети по строкам, даты занятий по столбцам. По каждому ребёнку — сколько была из скольких и процент, по каждому занятию — сколько человек пришло. Любую клетку можно нажать и исправить отметку.

Перед отчётным концертом или стартами это главный документ разговора с родителями. Одно дело сказать «она мало ходила», другое — показать месяц, где из двенадцати занятий отмечено четыре. Табель выгружается файлом и открывается в Excel — удобно, когда посещаемость нужно показать руководству школы или приложить к отчёту.

Абонементы и болезни

Маленькие дети болеют, и это главная особенность абонементов в гимнастике. В разделе Абонементы есть всё, чтобы не терять на этом отношения с родителями:

• На количество занятий — 8, 12, 16, со сроком действия;
• Безлимит (∞) на месяц — если у вас оплата за месяц, а не за посещения;
• Заморозка — ребёнок заболел, абонемент ставится на паузу до нужной даты;
• Продление — если решили добавить дни в сложной ситуации.

Каждое списание видно с датой: не «куда-то делись занятия», а конкретный список дней, когда ребёнок был в зале.

Автосписание тут особенно вредно

В «Абонементах» есть переключатель «Списывать занятия с абонемента автоматически» — он для студий, где взрослые записываются сами. В детской школе с постоянными группами он отметит пришедшей всю группу за пятнадцать минут до занятия. С учётом того, как часто болеют дошкольники, это гарантированные ошибки в остатках и разговоры с родителями на пустом месте.

Что ещё работает в том же аккаунте

• Зарплата тренеров — по проведённым занятиям, с детализацией по датам и выгрузкой;
• Долги — кто занимается без оплаченного абонемента;
• Уведомления родителям в Telegram или MAX о переносах и отменах — вместо рассылки по чатам;
• Сайт школы с расписанием групп, тренерами, ценами и записью на пробное занятие;
• Приложение на телефон — отмечать состав в зале удобнее с него.

С чего начать

Зарегистрируйте школу (сфера «Спорт», а вид деятельности — «Свой вид» с названием «Художественная гимнастика» — задаётся в разделе «Сайт» → «Главная»), включите оба переключателя в «Клиентах» и перенесите одну группу — например, самую большую. Поставьте ей расписание на неделю и отметьте первое занятие с телефона. Остальные группы добавите, когда почувствуете разницу с тетрадью.

Общий разбор механики групп для любых секций — в отдельной инструкции.