CRM для танцевального коллектива: составы, репетиции и посещаемость без записи

Танцевальный коллектив живёт не по записи. Никто не решает утром, «пойду ли я сегодня на репетицию»: есть младшая группа, есть ансамбль, есть вторник и четверг в семь. Педагог заходит в зал, окидывает взглядом строй и считает: Маши нет, Артём опоздал, Соня пропадает третью репетицию подряд — а у неё сольный выход в номере.

Дальше всё держится на тетрадке. Фамилии в столбик, галочки карандашом, отдельный листок «кто за какой месяц заплатил». К отчётному концерту выясняются две вещи: половина состава не знает вторую часть связки, а у двоих ещё в марте кончился абонемент, и никто этого не заметил.

Studio-admin ведёт коллектив так, как он устроен на самом деле: состав задаётся один раз, репетиции наполняются людьми сами, а педагогу остаётся одно движение — отметить, кто пришёл.

Пропустил репетицию — не знает связку. Пропустил три — на конкурс не поставишь. Проблема не в дисциплине, проблема в том, что заметить это надо в феврале, а не за неделю до выступления.

Почему обычная запись для ансамбля не годится

В большинстве CRM всё крутится вокруг записи: клиент выбирает время и бронирует место. Для студии, куда ходят «на йогу по средам», это логично. Для коллектива — нет.

Если вести ансамбль через запись, каждую репетицию придётся вручную вписывать восемнадцать человек. Два раза в неделю. Плюс сводные перед конкурсом, плюс прогоны. За сезон это сотни бессмысленных нажатий, и делать их будет живой человек — то есть вы.

Поэтому в платформе есть постоянные группы. Группа — это состав: «Младшая группа», «Ансамбль “Ритм”», «Конкурсный состав». Репетиция привязывается к группе, и все её участники оказываются в ней автоматически.

Шаг 1. Разложить коллектив по составам

Откройте раздел Клиенты и включите вверху переключатель «Группы». Если занимаетесь с детьми — заодно включите «Клиенты-дети»: тогда в карточке появятся дата рождения и телефон родителя.

Шаг 2. Завести воспитанников

В разделе Клиенты нажмите «+» и переключитесь на «Ребёнок». Заполняются четыре важных поля:

• Имя ребёнка — то, как вы зовёте его на репетиции, а не «Иванова А. С.»
• Дата рождения — по возрасту удобно пересобирать составы к новому сезону
• Телефон родителя — по нему мама или папа заходит в кабинет и видит расписание своего ребёнка
• Телефон ребёнка — необязательно; у подростков он обычно есть, и тогда воспитанник заходит сам и видит только свои репетиции

Группу можно выбрать прямо в форме создания — тогда ребёнок сразу попадает в состав.

Шаг 3. Поставить сетку репетиций

Откройте Расписание, создайте занятие и выберите группу. В этот момент и происходит главное: весь состав добавляется в репетицию сам. Восемнадцать человек, ноль нажатий.

Регулярные репетиции удобно ставить повторяющейся серией — вторник и четверг на весь сезон вперёд. Состав подтянется в каждую репетицию серии, включая ту, что будет в мае.

Разовую сводную перед конкурсом ставьте так же — только выберите группу «Конкурсный состав». Отдельный список никому собирать не нужно.

Шаг 4. Отмечать на репетиции

Откройте занятие с телефона — на экране весь состав. У каждого две кнопки: «Был» и «Не пришёл».

Обычно приходят почти все, поэтому быстрее нажать «Отметить всех пришедшими» и снять отметку у двоих отсутствующих. Это секунд десять в начале репетиции, между разминкой и первым прогоном.

Что происходит с абонементом

Отметили «Был» — с абонемента воспитанника списывается одно занятие. Отметили «Не пришёл» — не списывается, занятие остаётся. Никаких пересчётов вручную и споров «мы же болели две недели».

Табель: кто пропустил — видно в феврале, а не за неделю до концерта

Из карточки группы открывается табель посещаемости за месяц. Это таблица: строки — воспитанники, столбцы — даты репетиций, в клетках отметки. Справа итог по каждому ребёнку, снизу — по каждой репетиции, отдельно общий процент за месяц.

Табель отвечает на вопросы, которые до этого решались памятью педагога:

• кого ставить в конкурсный номер, а кому связку ещё догонять
• кто исчез — не «кажется, давно не видно», а «пропустил семь репетиций из девяти»
• какая репетиция провалилась по явке (например, все субботние в дни каникул)

Табель выгружается файлом — удобно, когда отчёт по посещаемости просит директор ДК или родительский комитет. Если на репетиции кого-то забыли отметить, клетку можно поправить прямо в табеле.

Абонементы: «месяц безлимит» или восемь занятий

В коллективах чаще берут фиксированную оплату за месяц, а не за посещения. Такой абонемент собирается: выбираете безлимит (∞) и срок — 30 дней или месяц. Ребёнок ходит сколько угодно, деньги не «сгорают по занятиям».

Если у вас платят за количество, заводите абонемент на 8 или 12 репетиций — тогда пропуск не съедает оплаченное занятие. Есть и заморозка на время болезни или отпуска, и продление.

Остаток видят и педагог, и родитель — это снимает половину неловких разговоров в раздевалке.

Что видит родитель

Родитель входит в кабинет по тому номеру, который вы записали в карточке ребёнка. Ему доступно:

• расписание репетиций своего ребёнка и ближайшая по времени
• остаток занятий на абонементе и до какого числа он действует
• история посещений — где стоит «был», где пропуск
• переписка со студией

Если детей двое, наверху появляется переключатель — чей кабинет смотреть. У подростка со своим телефоном вход отдельный, и в нём только его репетиции.

Про костюмы, взносы на конкурс и время сбора на автобус проще написать родителям в Telegram или MAX — уведомления от студии приходят туда же, где они и так переписываются.

Что считается само

• Зарплата педагогов — по проведённым репетициям, с выгрузкой
• Долги — кто продолжает ходить без оплаченного абонемента
• Уведомления родителям в Telegram и MAX
• Сайт коллектива с расписанием, ценами и онлайн-записью — расписание берётся из вашей же админки
• Мобильное приложение — отмечать состав удобнее с телефона, чем с ноутбука в зале

Одна настройка, которую коллективу включать не надо

В разделе Абонементы есть переключатель «Списывать занятия с абонемента автоматически». Он придуман для студий с записью: раз человек забронировал место — значит идёт, и за пятнадцать минут до начала система сама отмечает визит.

Для ансамбля это вредно. Состав постоянный, поэтому система отметит пришедшей всю группу целиком и спишет занятие у всех восемнадцати — включая тех, кто болеет дома. Работа перевернётся: вместо того чтобы отмечать пришедших, педагог будет вылавливать отсутствующих и возвращать им занятия.

С чего начать

Заведите студию, включите «Группы» и «Клиенты-дети», создайте одну группу — ту, с которой репетируете чаще всего, — и добавьте в неё состав. Поставьте сетку репетиций на месяц вперёд. Первая настройка занимает вечер, дальше отметки съедают меньше минуты в день.