Деньги под контролем: поступления, возвраты, чеки и зарплата

Деньги маленькой студии обычно живут в трёх местах: наличные в ящике, переводы на личную карту и таблица, которую «я потом заполню». В конце месяца эти три источника не сходятся, налог считается на глазок, а вопрос «сколько я на самом деле заработала» остаётся без ответа. В Studio-Admin для всего этого есть один раздел — «Деньги». В этой инструкции пройдём его целиком: от кнопки «+ Поступление» до расчёта зарплаты и напоминаний о чеках.

Экран «Деньги»: что где лежит

Раздел открывается на текущем месяце — стрелками можно листать назад и вперёд, кнопка «Сегодня» возвращает к текущему. Сверху четыре карточки-итога:

• Выручка — все поступления месяца;
• Расходы — аренда, реклама и всё, что вы внесли;
• Зарплата — начислено сотрудникам по их ставкам и выходам;
• Прибыль — выручка минус расходы минус зарплата. Если число красное — месяц минусовой, и это видно сразу, без Excel.

Ниже — вкладки «Сводка», «Поступления», «Расходы» и вкладка по сотрудникам, а над всем этим три кнопки действий: «Ссылка на оплату», «+ Поступление» и «+ Расход». Обратите внимание: раздел «Деньги» видит только управляющий — тренерам со входом он недоступен при любых настройках, так что выручка и прибыль остаются вашей внутренней кухней.

Поступление за тридцать секунд

«Что купили»: оформление покупки, а не просто запись о деньгах

Самое сильное поле формы — «Что купили». Это не текстовая пометка, а действие:

• Выбрали абонемент из чипов — цена и описание подставятся сами, а при сохранении абонемент оформится клиенту: появится в его карточке, в списке выданных абонементов и в личном кабинете клиента. Одно движение вместо двух отдельных операций «принять деньги» и «выдать абонемент».
• Нажали «Разовое занятие» — оплата отметится визитом в истории клиента: и вы, и сам клиент в кабинете видите, что занятие оплачено.
• Вписали свой текст — получится обычное поступление с комментарием: «аренда зала», «продажа коврика», «мастер-класс».

Для абонемента нужно выбрать клиента из базы — абонемент оформляется на человека, и форма об этом подскажет. Есть и продуманная мелочь: при оформлении абонемента из «Денег» уведомление клиенту в бота не отправляется. Это сделано специально — когда вы разносите оплаты задним числом, клиентам не сыплются запоздалые сообщения «вам оформлен абонемент».

Сами типы абонементов — цены, число визитов, автосписание и заморозка — настраиваются отдельно, подробная инструкция: как настроить абонементы.

Ссылка на оплату: когда клиент платит не в студии

Если у студии подключён приём онлайн-платежей через ЮKassa, кнопка «Ссылка на оплату» решает вечную проблему «переведите мне на карту». Указываете сумму и назначение — получаете готовую ссылку, которую можно скопировать или отправить клиенту в WhatsApp или Telegram. Клиент оплачивает картой или через СБП, и оплата фиксируется в системе сама. Если онлайн-оплата ещё не подключена, на месте кнопки будет ссылка «Подключить приём платежей» — она ведёт в настройки. Как всё подключить за вечер, мы писали в инструкциях про онлайн-оплату и про СБП.

Долги клиентов: жёлтая плашка, которую не пропустить

Если в студии есть неоплаченные посещения — клиент пришёл на занятие, а оплату отметили как «должен», — над карточками итогов появляется жёлтая плашка «Долги клиентов»: общая сумма и число должников. Клик по ней открывает список записей с фильтром по долгам, где по каждому можно разобраться: принять оплату или списать. Важно, что плашка не привязана к выбранному месяцу — долги висят перед глазами, пока не закрыты, и «потеряться в прошлом месяце» у них не получится.

Вкладка «Поступления»: налог и выгрузка в Excel

Внутри вкладки — таблица всех платежей месяца: дата, клиент, описание, способ, сумма. У каждого платежа есть галочка, и по умолчанию отмечены все. Дальше начинается магия для тех, кто платит налоги с оборота: внизу задаётся ставка (по умолчанию 6%), и налог считается только по отмеченным платежам. Галочки можно снимать и по одному платежу, и сразу по способу оплаты.

Кнопка выгрузки скачивает Excel-файл с платежами месяца и расчётом — его удобно отдать бухгалтеру или приложить к декларации. Больше не нужно вручную сводить выписку с карты и тетрадку с наличными: всё, что вы вносили в течение месяца, уже лежит в одной таблице с датами и способами оплаты.

Эта же вкладка — лучший инструмент ежемесячной сверки. Откройте выписку банка рядом со списком поступлений и пройдитесь по датам: расхождения находятся за десять минут, пока они ещё свежие. Если нашли пропущенную оплату — добавьте её через «+ Поступление» с прошедшей датой, и месяц сойдётся копейка в копейку.

Расходы: шесть категорий вместо тетради

Кнопка «+ Расход» добавляет траты: сумма, дата, описание и одна из категорий — «Аренда», «Коммунальные», «Инвентарь», «Реклама», «Выплаты тренерам» и «Другое». Вкладка «Расходы» показывает таблицу за месяц с итоговой суммой; ошибочную запись можно удалить крестиком.

Совет из практики: заносите расходы сразу, как платите, — аренду в день оплаты, рекламу в день пополнения кабинета. Тогда карточка «Прибыль» наверху всегда показывает правду, а не «правду до вычета того, что я забыла записать».

Возвраты: система напомнит, чтобы вы не забыли

Клиент передумал после онлайн-оплаты — по закону деньги нужно вернуть. Панель «Возвраты» в «Деньгах» работает как умный список напоминаний: нажмите «+ Оформить возврат», укажите сумму, клиента и повод — например, «Занятие 12.07». Здесь важно понимать разделение ролей: сами деньги Studio-Admin не переводит — возврат по онлайн-оплате делается в кабинете ЮKassa. А панель держит задачу перед глазами: пока возврат не сделан, она подсвечена жёлтым с суммой и просьбой не забыть. Вернули деньги — нажали «Сделано», запись ушла в архив. Оформили по ошибке — уберите крестиком.

Чеки к пробитию: 54-ФЗ без штрафов

На каждую онлайн-оплату по закону нужен кассовый чек. Если чеки за вас формирует сама ЮKassa — вопрос закрыт. Если нет — например, вы самозанятый и пробиваете чеки в приложении «Мой налог», — включите в настройках онлайн-оплаты галочку «Напоминать пробивать чек после оплаты». Тогда в «Деньгах» появится синяя панель «Чеки к пробитию»: в ней собираются успешные онлайн-оплаты за последние 30 дней, по которым чек ещё не отмечен. Пробили чек в своей кассе или «Моём налоге» — нажали «Пробит», позиция исчезла. Простая дисциплина, которая избавляет от неприятных писем налоговой.

Зарплата: от ставки до выплаты

Вкладка по сотрудникам в «Деньгах» — это быстрый взгляд: сколько выходов у каждого за месяц и сколько начислено по ставке. Если ставка не задана, рядом будет ссылка «Задать ставку». Полный же расчёт живёт в отдельном разделе «Зарплата» — туда ведёт ссылка «Подробный расчёт по периоду».

В расчёт попадают только реально проведённые занятия: отменённые и пустые окна записи выходами не считаются. Тренер со своим входом видит раздел «Моя зарплата» — только собственные цифры, с той же детализацией и Excel. А владелец, отметивший в своей карточке «Это я», в ведомости не показывается — платить себе зарплату по ставке не нужно.

Раньше пятое число было днём споров: тренеры приносили свои списки занятий, я сверяла с журналом, и всегда что-то не сходилось на тысячу-другую. Теперь я открываю «Зарплату», жму «Расчёт ЗП», скачиваю Excel и перевожу деньги. На всё — минут десять на четверых тренеров, и ни одного спора за полгода.

Сводка: куда смотреть раз в неделю

Вкладка «Сводка» отвечает на два вопроса. Первый — как вам платят: блок «Поступления по способу оплаты» показывает доли наличных, карты и переводов с процентами. Если наличные растут, а вы платите налог с безнала — вы это заметите. Второй — что остаётся: блок «Структура» складывает выручку, расходы и начисленную зарплату в одну строку прибыли. Сравните, как те же задачи выглядят по-старому и в разделе «Деньги»:

Задача	Тетрадь и Excel	Раздел «Деньги»
Записать оплату	вечером, по памяти, часть теряется	30 секунд с телефона в момент оплаты
Оформить абонемент при оплате	две отдельные записи в двух местах	одно действие — деньги плюс абонемент клиенту
Посчитать налог	ручная сверка выписки и тетради	галочки по платежам, ставка, готовый Excel
Зарплата тренеров	споры о числе выходов	детализация каждого выхода и история выплат
Прибыль месяца	«примерно плюс, наверное»	точная цифра на первом экране

Деньги — то место, где автоматизация окупается быстрее всего: каждая незаписанная оплата и каждый забытый чек стоят реальных денег. Зарегистрируйте студию бесплатно, внесите сегодняшние оплаты — и уже через месяц у вас будет первая честная цифра прибыли.