Сотрудники и права доступа: кто и что видит в вашей студии

Пока студия — это вы и пара знакомых тренеров, вопрос доступа не стоит: все всё знают и всем доверяют. Но стоит команде вырасти до трёх-четырёх человек, начинаются неудобные истории: тренер случайно передвинул чужое занятие, подменный администратор увидел всю базу телефонов, новичок случайно открыл выручку студии. Хорошая новость: в Studio-Admin всё это решается одной страницей настроек и парой галочек в карточке сотрудника. В этой инструкции разберём по шагам, как добавить сотрудников, дать им вход в админку без паролей и точно настроить, кто и что видит.

Кто есть кто: владелец, управляющий и тренер

В Studio-Admin по сути три уровня доступа:

• Владелец (управляющий) — аккаунт, на который зарегистрирована студия. Видит и может всё: деньги, аналитику, настройки, всех клиентов, все обращения и переписку.
• Сотрудник с входом — тренер, мастер или преподаватель, которому вы указали почту для входа. Он заходит в ту же админку, но видит только то, что разрешено политикой студии — о ней ниже.
• Сотрудник без входа — карточка нужна для расписания, сайта и зарплаты: клиенты видят, к кому записываются, а вы считаете выходы. В админку такой сотрудник не заходит вовсе.

Названия подстраиваются под сферу: в фитнес-студии раздел называется «Тренеры», в салоне красоты — «Мастера», в детском центре — «Преподаватели». Дальше в статье для краткости будем говорить «тренеры», но всё написанное одинаково работает для любой сферы.

Добавляем сотрудника: раздел и форма

Удалить сотрудника безвозвратно нельзя — и это сделано специально. Вместо удаления в карточке есть кнопка «Деактивировать»: сотрудник исчезает из расписания и с сайта, но история его занятий и выплат сохраняется — она нужна для зарплаты и аналитики. Передумали — верните галочку «Активен», и карточка снова заработает.

Групповые занятия и окна записи

В форме есть галочка «Ведёт только групповые занятия». Она отвечает на один вопрос: нужны ли этому сотруднику окна записи для индивидуальных клиентов.

• Тренер ведёт только группы по расписанию — оставьте галочку включённой, окна ему не нужны.
• Тренер принимает индивидуально — снимите галочку и заполните «Часы работы»: дни, время начала и конца, перерывы. По этим часам система автоматически создаст окна записи в расписании, и клиенты смогут сами выбирать свободное время на сайте студии.

Автогенерация окон экономит часы ручной работы: один раз задали «вторник–суббота с 10:00 до 19:00, перерыв с 14:00 до 15:00» — и свободные слоты появляются сами. Как всё это выглядит для клиента, мы подробно разбирали в инструкции про онлайн-запись.

Галочка «Это я»: когда владелец сам ведёт занятия

Типичная история маленькой студии: владелец — сам же и главный тренер. Чтобы не заводить два аккаунта, в блоке «Вход и доступ» есть галочка «Это я (вход под моим аккаунтом)». Поставьте её в своей карточке, и система свяжет карточку сотрудника с вашим аккаунтом владельца:

• вы по-прежнему входите под своей почтой, и полный доступ администратора никуда не девается;
• ваша карточка появляется на сайте и в расписании — на вас можно записываться, вам можно назначать занятия;
• в ведомости зарплаты вы не показываетесь: считать себе зарплату по ставке не нужно, вся прибыль студии и так ваша.

В форме встроена защита от двойников. Если вы впишете собственную почту в поле «Email для входа сотрудника», система не даст сохранить и прямо подскажет: это ваша почта, поставьте галочку «Это я». Иначе создался бы отдельный аккаунт-дубль с урезанными правами — и путаница на ровном месте. Ещё одно правило: «Это я» может стоять только у одной карточки. Если галочка уже привязана к другому сотруднику, здесь она будет недоступна, пока вы не снимете её там.

Вход для сотрудника: почта и код вместо паролей

Паролей в Studio-Admin нет в принципе — ни у вас, ни у сотрудников. Чтобы дать тренеру вход в админку, достаточно вписать его почту в поле «Email для входа сотрудника» и сохранить карточку.

Если вход сотруднику не нужен — например, карточка приглашённого мастера нужна только для расписания — просто оставьте поле почты пустым. А сменить свою почту входа сотрудник может сам в собственной карточке: чужие карточки для него закрыты, тренер может открыть только свою.

Политика «Что видят тренеры»: пять тумблеров

Теперь главное. Откройте «Настройки» — там есть блок «Что видят тренеры» (заголовок тоже подстраивается под сферу). Это политика по умолчанию: каждый тумблер действует сразу на всех сотрудников с входом. Кнопки «Сохранить» нет — переключатель применяется в момент клика.

Тумблер	Включён	Выключен
Клиенты	видит всех клиентов студии	видит только своих клиентов
Расписание	видит всё расписание	видит только свои занятия
Обращения	видит заявки и чаты с сайта	обращения видит только управляющий
Телефоны	видит телефоны клиентов	номера скрыты
Чужие занятия	может менять занятия других тренеров	меняет только свои

Пара слов о том, зачем это нужно. «Свои клиенты» — это те, кто записывался к конкретному тренеру: чужих учеников он не листает. Тумблер «Телефоны» — самый чувствительный: база контактов — главный актив студии, и выключенный тумблер защищает её от увода. Тренер видит имя клиента, его записи и абонементы, но связаться с ним в обход студии не сможет. А «Чужие занятия» спасают от случайностей: когда тренеру доступно на редактирование только своё, он физически не может передвинуть или отменить занятие коллеги.

Исключения: доступ к обращениям конкретному сотруднику

Политика общая, но жизнь богаче. Классический случай: заявки с сайта и чаты с клиентами разбирает не владелец, а старший администратор. Ронять общий тумблер «Обращения» для всех — плохо: тогда переписку увидят и остальные тренеры.

Для этого в карточке сотрудника, в блоке «Вход и доступ», есть персональная галочка «Видеть обращения и отвечать в чате». Она открывает раздел «Обращения» этому конкретному человеку, даже если общий тумблер выключен. Получается точная схема: по умолчанию обращения видит только управляющий, а исключением вы открываете их тому, кто и должен на них отвечать. Что вообще попадает в обращения — заявки с сайта, сообщения из ботов и кабинета клиента — мы разбирали в статье про единый инбокс.

Как выглядит админка глазами тренера

Полезно один раз посмотреть на систему с той стороны. Тренер со строгой политикой (все тумблеры выключены) после входа видит:

• расписание — только собственные занятия и окна записи;
• клиентов — только своих, записанных к нему, и без номеров телефонов;
• раздел «Моя зарплата» — свои выходы, часы, начисления и историю выплат; чужие цифры недоступны;
• свою карточку — может обновить фото, описание, часы работы и почту входа.

А вот чего тренер не увидит ни при каких тумблерах: разделы «Деньги», «Аналитика», «Настройки» и список сотрудников открываются только управляющему. Выручка студии, себестоимость, чужие ставки — всё это остаётся за закрытой дверью.

У нас четыре тренера, и раньше все работали в одной общей таблице — любой мог править что угодно и видел всю базу. В Studio-Admin я выключила тренерам чужие занятия и телефоны. Через полгода одна тренер ушла делать свою студию — и впервые это не закончилось рассылкой «привет, я теперь рядом» по всем нашим клиентам. База осталась базой студии.

Три готовых сценария настройки

Соло-студия: владелец и есть тренер

Создайте свою карточку, поставьте «Это я», заполните часы работы для окон записи. Тумблеры политики можно не трогать — сотрудников с входом пока нет. Когда появится первый наёмный тренер, вернётесь к настройкам за пять минут.

Студия с наёмными тренерами

Каждому тренеру — карточка с почтой входа. Политика: «Расписание» включено (удобно видеть общую картину зала), «Клиенты» и «Телефоны» выключены, «Чужие занятия» выключено. Тренеры работают со своими группами, отмечают посещения, смотрят свою зарплату — и не более.

Студия с администратором

Администратору — карточка с входом и персональная галочка «Видеть обращения и отвечать в чате». Если он же ведёт запись клиентов по телефону, включите общий тумблер «Клиенты» и «Телефоны» — либо держите их выключенными для всех, а администратора назначьте управляющим через владельца студии. Начните с малого: расширить права всегда проще, чем объяснить, почему их урезали.

Частые вопросы

Сотрудник уволился — что делать?

Откройте его карточку, нажмите «Деактивировать» и очистите поле «Email для входа сотрудника». Карточка пропадёт из расписания и с сайта, вход отвяжется, а вся история занятий и выплат останется в базе — пригодится для зарплатных сверок.

Можно ли завести сотрудника вообще без почты?

Да, и это нормальный режим для приглашённых специалистов: карточка полноценно работает в расписании, на сайте и в расчёте зарплаты, просто в админку человек не заходит.

Тренер видит зарплату — это не опасно?

Тренер видит только собственный расчёт: свои выходы, свою ставку, свои выплаты. Ставки и суммы коллег ему недоступны. Подробнее о расчёте — в статье про зарплату по выходам.

Итог простой: пятнадцать минут на карточки сотрудников и пять тумблеров в Настройках — и у каждого человека в студии ровно тот доступ, который нужен для работы. Зарегистрируйте студию, добавьте команду и попробуйте: строгая политика по умолчанию уже включена.