CRM для боксёрского клуба и зала ММА: группы, разовые визиты и абонементы

Девятнадцать ноль-ноль, вечерняя группа. В зале двадцать три человека: пятнадцать по месячному безлимиту, четверо с абонементом на восемь тренировок, двое пришли на разовую, и ещё один — впервые, «попробовать». Администратора нет, есть тренер, у которого через минуту начинается разминка.

Именно в этот момент рождаются все проблемы учёта боксёрского зала. Кто пришёл — помнит только тренер. Кто заплатил за разовую — помнит только тренер. Сколько тренировок осталось у парня с восьмёркой — не помнит никто, включая самого парня.

Studio-Admin разбирает этот вечер на три понятные вещи: постоянная группа, разовый гость и деньги. И всё это укладывается в те же полторы минуты, что раньше уходили на перекличку.

Почему в зале не работает обычная запись

CRM для студий рассчитаны на то, что клиент записывается на конкретное занятие. В зале бокса так себя ведут единицы. Основной поток — постоянные группы: вечерняя, утренняя, подростковая. Никто не бронирует место у мешка, люди просто приходят.

Поэтому в Studio-Admin состав живёт отдельно от расписания. Вы описываете группу один раз, а тренировка забирает её состав сама — и на экране появляется готовый список, с которым можно работать.

Шаг 1. Включить группы

Раздел Клиенты, переключатель «Группы» — постоянные составы включены. Если у вас есть подростковые группы, включите заодно «Клиенты-дети»: в карточке появятся дата рождения и телефон родителя. Для чисто взрослого зала второй переключатель не нужен.

Шаг 2. Описать потоки как группы

Называйте группы так, как их называют в зале, — по времени и уровню, а не абстрактно:

• «Вечер 19:00, взрослые» — основной поток;
• «Утро 08:00» — те, кто тренируется до работы;
• «Подростки 13–16» — приходят сразу после школы;
• «Соревновательная группа» — те, кого вы готовите к боям;
• «ММА, вт/чт» — если в зале несколько направлений.

Шаг 3. Поставить расписание на сезон

В Расписании создайте тренировку, выберите группу — и весь состав окажется в занятии автоматически. Для вечерней группы это двадцать с лишним человек, которых не пришлось записывать.

Дальше сделайте повторяющуюся серию: понедельник, среда, пятница. Состав подтянется в каждую тренировку.

Шаг 4. Отметить пришедших за полторы минуты

Открываете тренировку — видите состав. Дальше два сценария.

Пришли почти все

Нажимаете «✓ Отметить всех пришедшими», система подтверждает и отмечает всех разом — у кого есть абонемент, с него спишется тренировка. Потом снимаете отметку у тех, кого нет.

Половина группы в отпуске

Отмечаете вручную: у каждого «Был» и «Не пришёл». При отметке по одному система спрашивает, как провести оплату: списать с абонемента, принять разовую (наличные, карта, перевод) или записать в долг — «оплатит позже».

Рядом с фамилией видно, что произойдёт: «🎫 будет списано с абонемента» или «⚠️ без абонемента». Второе — сигнал, что человек тренируется в долг, и это лучше заметить сейчас, а не через месяц.

Разовый гость на той же тренировке

Разовые в зале бокса — не исключение, а нормальная часть выручки. Их не нужно вести отдельно: в карточке тренировки есть кнопка «+ Добавить клиента». Человек уже есть в базе — находите поиском по имени. Пришёл впервые — тут же создаёте карточку, не выходя из занятия.

Дальше он стоит в общем списке рядом с составом группы, и отмечается так же. При отметке визита можно указать оплату на месте — наличными, картой или переводом, — и эти деньги попадут в раздел «Деньги» как выручка за тренировку.

Работа в парах: сколько человек вышло на самом деле

Тренировка в парах ломается от нечётного количества и от того, что половину состава вы недосчитались. Отметки дают простую вещь: реальное число вышедших фиксируется на каждой тренировке, а не остаётся в памяти.

Через месяц по табелю видно, сколько человек в среднем приходит в понедельник, а сколько — в пятницу. Это уже основание, чтобы поменять расписание или объединить два вялых потока в один живой.

Абонементы: безлимит на месяц и всё остальное

Схемы оплаты в залах единоборств обычно две, и обе собираются в разделе Абонементы:

• Безлимит (∞) на месяц — цена за срок, посещения не ограничены. Отметки при этом всё равно нужны: они показывают, кто реально ходит, и кормят табель и зарплату тренеров.
• На количество — 8 или 12 тренировок, для тех, кто ходит нерегулярно.
• Заморозка — травма, командировка, соревнования: абонемент ставится на паузу и не сгорает.

Остаток и срок видит и тренер, и сам боец в личном кабинете — вход по номеру телефона, без паролей и приложений.

Табель за месяц

Раздел Клиенты → вкладка «Табель»: строки — состав группы, столбцы — тренировки месяца, в клетках отметки. По каждому человеку — итог и процент посещаемости, по каждой тренировке — сколько вышло. Клетку можно поправить прямо здесь, если в тот вечер забыли отметить кого-то.

Для соревновательной группы это готовый ответ на вопрос, кто заслужил поездку на турнир. Для остальных — способ увидеть, что человек не появлялся три недели, пока он не пропал совсем.

Родители подростков — отдельная история

С подростковой группой обычно общаются не с бойцами, а с их родителями. Если в карточке указан родительский телефон, родитель входит в кабинет по своему номеру и видит расписание, посещаемость и остаток абонемента. Если у подростка есть свой номер, он заходит сам и видит только себя.

Уведомления о переносе или отмене тренировки уходят в Telegram или MAX — вместо рассылки одного и того же сообщения по чатам.

Автосписание в зале лучше не включать

Переключатель «Списывать занятия с абонемента автоматически» в разделе «Абонементы» рассчитан на студии с самозаписью: записался — значит идёшь. В зале с постоянными группами он отметит пришедшей всю группу за пятнадцать минут до тренировки, включая тех, кто в отъезде.

Работа перевернётся: вместо того чтобы отмечать двадцать пришедших, тренер будет искать пятерых отсутствующих и возвращать им тренировки. Оставьте переключатель выключенным — так стоит по умолчанию.

Что ещё закрывается тем же аккаунтом

• Зарплата тренеров — по проведённым тренировкам, с детализацией и выгрузкой в Excel.
• Долги — кто тренируется без оплаченного абонемента.
• Деньги — разовые оплаты, продажи абонементов, расходы зала.
• Сайт клуба — расписание групп, тренеры, цены, запись на пробную тренировку.
• Права доступа — тренер видит свои группы и отмечает посещаемость, а правки расписания уходят управляющему на одобрение.

Общая механика групп для любых секций разобрана в отдельной инструкции — а если у вас детский клуб единоборств, посмотрите статью про школы карате, дзюдо и самбо.