CRM для курсов программирования и IT-школы: потоки, расписание модулей, посещаемость и онлайн-занятия

IT-школа живёт потоками. «Python с нуля, поток октябрь» — двенадцать занятий по вторникам и четвергам, десять человек, преподаватель-разработчик, который приходит вечером после основной работы. Параллельно — подростковый поток по созданию игр по субботам, «Аналитика данных» для взрослых онлайн и индивидуальные консультации по учебным проектам. Каждый поток — своя таблица: список, оплаты, кто на каком занятии был. Пока потоков два, таблицы справляются. На пятом CRM для курсов программирования становится тем, без чего администратор не знает, кто из сорока учеников оплатил второй модуль, а преподаватель — кто пропустил занятие про функции и не поймёт следующее.

Почему таблица на каждый поток перестаёт работать

• Потоки идут внахлёст. Октябрьский поток на восьмом занятии, ноябрьский на втором, у подростков каникулы — и три таблицы, которые нужно держать в голове одновременно.
• Оплата частями. Курс оплачивают целиком, по модулям или помесячно — у каждого ученика своя схема, записанная в примечании.
• Пропуски дорого стоят. В программировании занятия идут одно из другого: пропустил «циклы» — не сделает домашнее по «функциям». Узнать об этом нужно до следующего занятия, а не на защите проекта.
• Подростки и взрослые в одной школе. За подростка платит и спрашивает родитель, взрослый разбирается сам — а система учёта одна.
• Очные и онлайн-потоки. Часть занятий в классе, часть — по видеосвязи, и у них разная логистика при одном расписании.
• Преподаватель не будет вести таблицу. Разработчик пришёл учить, а не заполнять ячейки, — учёт должен занимать у него минуту.

Ниже — как это устроено в Studio-Admin. Платформа бесплатна и не берёт плату ни за учеников, ни за преподавателей, так что зарегистрировать школу можно под ближайший поток и ничего не потерять, если что-то пойдёт не так.

Поток — это группа с постоянным составом

Поток в Studio-Admin — постоянная группа: «Python с нуля, октябрь», «Создание игр, подростки, сб», «Веб-разработка, вечерний». Тумблер «Группы» включается в разделе «Клиенты», группа заводится один раз — с преподавателем, цветной меткой и составом. Дальше каждое занятие потока, привязанное к группе, получает всех учеников автоматически: никого не нужно записывать на каждый урок, они и так знают, что во вторник у них занятие.

Ученик может состоять в двух группах — основной поток плюс воркшоп по Git по субботам. Когда поток выпустился, группу можно отключить: история занятий и посещений останется в карточках учеников, а следующий набор заводится новой группой. Присоединился кто-то на третьем занятии — в будущие он попадает сам, в уже созданные дотягивается кнопкой «Обновить состав из группы». Общая механика групп разобрана в отдельной инструкции.

Расписание модуля — серией, класс — по числу рабочих мест

Модуль на двенадцать занятий ставится повторяющейся серией: вторник и четверг, 19:00, двенадцать раз — одним действием весь поток стоит в расписании. Расписание смотрится по дню, неделе и месяцу; занятие переносится перетаскиванием, если преподаватель попросил сдвинуть четверг. Поле «Мест» у занятия — число рабочих мест в классе: когда набор идёт с сайта и десятый ученик записался на поток, запись закрывается, а следующие встают в очередь — из неё удобно собирать следующий набор.

Если расписание всех потоков уже лежит в таблице, его не нужно перебивать руками: импорт расписания из таблицы разложит занятия по дням, времени и преподавателям, а перед записью покажет превью — что распозналось и что поправить.

Если у школы два класса или два адреса — оба живут в одном аккаунте, параллельные занятия не мешают друг другу. Как это настраивается, разобрано в статье про несколько адресов и залов.

Онлайн-потоки с адресом «Онлайн»

Онлайн-занятия ведутся в том же расписании, что и очные, — разница только в адресе. В разделе «Адреса» рядом с классом добавляется адрес «Онлайн», и у занятия он выбирается так же, как кабинет. Ученик на сайте видит, что поток идёт онлайн, а не ищет, куда ехать. Если очных занятий у школы нет вовсе, адрес помечается как «Только онлайн» — сайт сам напишет, что преподаватель работает только онлайн, и не потребует карту.

Здесь же, в «Адресах», задаётся часовой пояс школы — по нему считаются время занятий и окна записи, что важно, когда ученики онлайн-потока сидят в разных регионах. Окна записи для индивидуальных консультаций по проектам тоже привязываются к адресу: преподаватель может открыть окно сразу на несколько адресов — принимать и в классе, и по видеосвязи.

У каждого ученика есть личный кабинет — вход с сайта школы. В нём расписание потока, посещения и пропуски, остаток курса и оплаты, записи на консультации. Консультацию ученик отменяет сам, но по правилам школы: в настройках задаётся, за сколько часов до начала отмена бесплатна, — при более поздней занятие списывается, и ученик видит предупреждение до подтверждения. Час преподавателя-разработчика стоит дорого, и «забыл, извините» за десять минут до созвона перестаёт быть вашей проблемой.

Посещаемость: отстающих видно до защиты проекта

На занятии преподаватель открывает его с телефона и отмечает состав тумблерами: «Был» — «Не пришёл», или сразу «Отметить всех пришедшими» и снять отметку с двоих. Это единственное, что от него требуется, и это занимает меньше минуты. На онлайн-занятии — то же самое, только по списку участников видеовстречи.

Отметка сразу списывает занятие с абонемента-курса и попадает в табель группы: ученики по строкам, даты по столбцам, процент по каждому. Табель отвечает на главный вопрос IT-школы: кто пропустил два занятия подряд и на следующем не соберёт проект. Преподаватель видит это в табеле и предлагает консультацию через окно записи — до того, как ученик решил, что «программирование не моё», и перестал ходить. Табель выгружается в Excel, если его просит родитель подростка или заказчик корпоративного обучения.

Оплата курса: целиком, по модулям или помесячно

Курс продаётся как абонемент на нужное число занятий: «Python с нуля, 12 занятий» — один абонемент на весь поток. Списание идёт по отметке «Был», пропущенное занятие остаётся на балансе — ученик доходит его в следующем потоке. Помесячная схема — абонемент-безлимит на месяц: ученик ходит по расписанию, оплата фиксированная, и в конце срока он попадает в список тех, кому пора продлевать. Оплата по модулям — два абонемента по шесть занятий, второй активируется с первого посещения, когда первый закончился.

Командировка или сессия в университете — абонемент замораживается, срок сдвигается. Платит ученик как удобно: картой через ЮKassa прямо с сайта, через СБП или по ссылке, которую администратор отправляет из карточки, — поступление сразу видно в «Деньгах». Место в потоке новому ученику можно бронировать только после оплаты: «записался и пропал» перестаёт занимать рабочие места. Как подключить онлайн-оплату, читайте в инструкции по ЮKassa.

Набор на поток удобно вести скидкой с датой: «ранняя запись до 20 сентября» задаётся в карточке цены, на сайте появляется зачёркнутая старая цена, а после даты скидка снимается сама. Когда с нового сезона меняется весь прайс, цены пересчитываются массово одним действием.

Подростки с родителями, взрослые — сами

Тумблер «Клиенты-дети» добавляет в карточку подростка дату рождения и телефон родителя. По этому номеру родитель заходит в личный кабинет и видит расписание потока, посещения и пропуски, остаток курса и оплаты — вопрос «а он вообще ходит?» решается без звонка администратору. У подростка со своим телефоном вход отдельный: он видит только свои занятия. Взрослый ученик заходит в кабинет сам — те же записи, остаток и история. Родителю не нужно писать администратору, чтобы оплатить следующий модуль: ссылка на оплату приходит ему в бота или на почту, а поступление сразу закрывает долг в карточке.

Напоминания уходят в ботов Telegram и MAX автоматически: подтверждение записи, напоминание накануне, перенос занятия. Когда преподаватель заболел и четверг переносится, не нужно писать в десять личек — сообщение уходит всему потоку, у каждого кнопка «Видел». Ответы учеников попадают в «Обращения». Владелец получает уведомления о новых заявках и оплатах — и видит день школы без обхода классов.

Преподаватели-разработчики: минимум админки

Преподаватель заходит под своим доступом и видит только свои потоки, свои занятия и свои окна консультаций. Чужие ученики и финансы школы ему не показываются. Работать можно из мобильного приложения — отметить группу с телефона в конце занятия удобнее, чем открывать ноутбук ради одной галочки. Заметка к занятию — «принести переходники», «проверить доступ к репозиторию» — видна сотрудникам в карточке занятия.

Зарплата считается по проведённым занятиям автоматически: ставка за занятие, почасовая — если занятия разной длительности, воркшоп на три часа и лекция на полтора, — или за каждого пришедшего ученика, если преподаватель получает от наполненности потока. Детализация по дням и выгрузка в Excel — для бухгалтера. Подробнее — в статье про расчёт зарплаты по выходам.

Запуск IT-школы по шагам

Сайт школы и набор на следующий поток

Сайт входит в бесплатный набор: обложка, программы с ценами и датами стартов, преподаватели, отзывы выпускников, галерея проектов, кнопка записи на поток или пробное занятие. Заявка с сайта попадает в систему с именем и телефоном; для подростков — с телефоном родителя. Адрес вида вашашкола.studio-admin.ru выдаётся сразу, свой домен подключается при желании. Согласие на обработку персональных данных ставится галочкой в форме, страницы политики конфиденциальности есть из коробки — для школы, где учатся несовершеннолетние, это обязательная часть. Отзывы выпускников собираются на сайте и публикуются после вашей проверки — для IT-школы, куда приходят по рекомендациям, это половина набора.

В аналитике видно, какие программы приносят выручку, как заполняются потоки и кто из учеников исчез после третьего занятия. Вся база — ученики, группы, оплаты, посещения — выгружается в Excel в любой момент, а раз в неделю система сама присылает резервную копию письмом: данные всегда ваши.

Частые вопросы

Поток закончился — что делать с группой и учениками?

Отключить группу: она уйдёт из списков, а история занятий и посещений останется в карточках. Учеников, которые идут на следующий модуль, добавьте в новую группу — карточки те же, история продолжается. Тем, кто ушёл, через пару месяцев можно напомнить о следующем наборе через бота.

Один ученик хочет ходить очно, а иногда подключаться онлайн — так можно?

Да. Занятие потока идёт в классе, ученик приходит или подключается — отметка «Был» одна и та же. Если у школы отдельный онлайн-поток с адресом «Онлайн», ученика можно держать в обеих группах, а абонемент сделать универсальным, чтобы он списывался на любом занятии.

Как оплачивает курс ученик из другого города, который учится онлайн?

Картой через ЮKassa на сайте школы или по ссылке, которую администратор отправляет из карточки в почту или бота. Поступление сразу видно в «Деньгах», абонемент на курс можно выдать в тот же момент — а если включена запись по предоплате, место в потоке закрепляется только после оплаты.

У нас детские курсы робототехники — это та же схема?

Та же: группы по возрасту, курс на восемь-шестнадцать занятий абонементом, отметка со списанием, табель и кабинет родителя. Особенности детского центра — наборы, возрастные группы, отчёт родителям — разобраны в статье про школу робототехники.