CRM для онлайн-репетитора и онлайн-школы: ученики из разных городов, окна записи и оплата по ссылке

Онлайн-репетитор работает с учениками, которых никогда не видел вживую: девятиклассник из Калининграда, студентка из Новосибирска, взрослый ученик, который готовится к собеседованию из Алматы. Все они пишут в разные мессенджеры, платят переводами «как получится», а вопрос «в 18:00 — это по чьему времени?» возникает каждую неделю. У очного репетитора хотя бы есть кабинет, куда приходят по расписанию. У онлайн-репетитора есть только календарь, переписка и память — и всё это должно сходиться. CRM для онлайн-репетитора нужна не для «солидности», а чтобы час, о котором ученик из другого часового пояса просто забыл, не пропадал впустую.

Базовые вещи — окна записи, пакеты занятий, база учеников — разобраны в статье про CRM для репетитора, а группы и абонементы на месяц — в статье про языковую школу. Здесь — только то, что отличает онлайн-формат.

Три проблемы, которых нет у очного репетитора

• Часовые пояса. Ученик записался на 17:00, имея в виду своё время, — и вы обнаружили это, сидя перед пустым экраном. Или наоборот: у него урок в час ночи по местному, и он «не смог».
• Оплата на расстоянии. Нельзя «занести наличными» — только перевод, и перевод из другого города приходится сверять по выписке: кто оплатил четыре занятия вперёд, кто должен за два прошлых.
• Отменить онлайн-урок легко. Никуда не ехать, поэтому «давайте перенесём» пишут за десять минут до начала. Час, который вы ждали у компьютера, уже никому не продать.

Дальше — по порядку, как это закрывается в Studio-Admin. Платформа полностью бесплатна, без тарифов и пробных периодов: зарегистрировать школу — на одного преподавателя или на десять — можно за вечер.

Адрес «Онлайн» вместо кабинета

Studio-Admin спроектирована для студий с адресами, но онлайн-формат в ней предусмотрен: в разделе «Адреса» вместо улицы и дома добавляется адрес «Онлайн», а если очных занятий нет совсем — отметка «Только онлайн». Тогда сайт не потребует карту и напишет, что преподаватель работает только онлайн, страница записи не будет спрашивать, куда ехать, а ученик увидит формат занятия вместо пустой строки адреса. Если вы совмещаете очных учеников и онлайн, адресов два — кабинет и «Онлайн», — и у каждого занятия выбирается свой.

Здесь же задаётся часовой пояс: по нему считаются все занятия и окна записи. Это и есть ответ на «по чьему времени»: время у вас одно — время студии, — и оно написано на сайте, в подтверждении записи и в напоминании. Как настраиваются адреса и часовой пояс, разобрано в статье про несколько адресов. Онлайн-школа с преподавателями в разных городах тоже живёт по одному поясу студии — это проще, чем кажется: окна каждого преподавателя задаются в том же времени, а свой график он видит под своим доступом.

Окна записи: ученик выбирает время сам

Индивидуальные занятия онлайн работают через окна записи: вы один раз задаёте часы, в которые готовы вести уроки, — например, «будни 10:00–14:00 и 18:00–21:00, суббота до обеда», с перерывами, — и из них собирается страница записи. Ученик видит только реально свободные слоты: занятое время не показывается, поэтому двое не запишутся на один час, а перенос не наедет на чужой урок. Окна считаются на восемь недель вперёд и пересобираются при любом изменении графика.

Постоянные ученики, которые занимаются по вторникам и четвергам весь год, ставятся повторяющейся серией — их время из свободного исключается, и новые ученики его не видят. Отмена и перенос перестают быть перепиской: ученик отменил — слот снова открыт для остальных, а если на вечерние часы стоит очередь, система предложит освободившееся время следующему.

Длительность — свойство услуги, а не «стандартный слот»: «Урок 45 минут» для школьника и «Урок 90 минут» для подготовки к экзамену живут в одном расписании, и свободное время делится под выбранную услугу само. Пробное занятие удобно завести отдельной услугой с короткой длительностью и своей ценой — новый ученик записывается на него с сайта, а после урока в карточке уже есть история и повод предложить пакет.

Отмена за десять минут до урока

Против «давайте перенесём» за десять минут до начала есть правило поздней отмены. В настройках включается тумблер «При поздней отмене списывать занятие» и задаётся порог в часах — например, отменять бесплатно можно не позже чем за 12 часов до начала. Ученик, который отменяет позже, видит предупреждение до того, как подтвердит отмену: занятие спишется с пакета. Решение остаётся за ним, а вы перестаёте терять оплаченные часы молча. Если ученик просто не вышел на связь, ставите «Не пришёл»: занятие с пакета не списывается, а если по вашим правилам оно должно сгореть — списываете вручную в абонементе ученика.

Оплата по ссылке — без эквайринга и без «скиньте на карту»

Ученик в другом городе платит переводом — этого не изменить, но можно изменить всё вокруг. В настройках один раз сохраняются ваши реквизиты или ссылка на оплату. Дальше из карточки любого ученика нажимается «Отправить ссылку на оплату», выбирается, за что он платит — одно занятие или пакет из восьми, — при необходимости ставится скидка, и счёт уходит ученику на почту или в бота — с итоговой суммой и зачёркнутой старой ценой, если скидка есть. Он платит, вы отмечаете «Оплата получена» — поступление видно в «Деньгах», а пакет занятий выдан. Никаких комиссий и модерации: платформа не проводит деньги, она наводит порядок в том, что вы и так делаете. Подробности — в статье про оплату по ссылке.

Пакет занятий — это абонемент «8 занятий»: после каждого урока отметка «Был» списывает одно, и остаток видят оба — вы в админке, ученик в кабинете. Вопрос «сколько у меня осталось?» исчезает, а вопрос «когда платить дальше?» задаёт система, показывая тех, у кого пакет закончился. Когда захотите, чтобы новые ученики бронировали время только по предоплате, подключается ЮKassa — и слот закрепляется после оплаты картой прямо на сайте.

Напоминания в Telegram и MAX

Онлайн-ученик не увидит вывеску по дороге — ему нужно напомнить. Ученик один раз подключает бота студии — по ссылке или QR-коду, — и дальше получает автоматически: подтверждение записи, напоминание накануне занятия, сообщение о переносе или отмене. У сообщения есть кнопка «Видел», и вы точно знаете, что напоминание дошло, а не утонуло в чатах. Ответы попадают в раздел «Обращения», а платить за сообщения не нужно — в отличие от SMS. Подключение занимает у ученика минуту, отказываются единицы — напоминание удобно в первую очередь ему самому. Как устроены боты, разобрано в статье про ботов для клиентов.

Владелец тем временем получает уведомления о новой записи, отмене и оплате — можно вести урок и не проверять личку каждые пять минут.

Личный кабинет: ученик видит всё сам

У каждого ученика есть личный кабинет — вход с сайта. В нём ближайшие уроки, история занятий со статусами «Был» и «Не пришёл», остаток пакета и оплаты. Ученик сам переносит и отменяет урок — в рамках правила поздней отмены, — и освободившееся время тут же уходит другим. Для школьника кабинет открыт и родителю: по телефону, указанному в карточке ученика, он видит расписание, посещения и остаток пакета — вопрос «сколько мы отзанимались в этом месяце?» больше не приходит вам между уроками. Подробнее — в статье про личный кабинет клиента.

Когда репетитор вырастает в онлайн-школу

Всё описанное масштабируется без переезда. Второй преподаватель заводится как сотрудник — со своими окнами записи и своим доступом: он видит только своих учеников. Мини-группы — разговорный клуб по средам, подготовка к экзамену вчетвером — ведутся постоянными группами с отметками посещаемости и табелем, вместимость ограничивает число мест. Абонементы на месяц, заморозка на каникулы, должники отдельным списком — так же, как в очной школе. Зарплата преподавателей считается по проведённым занятиям: ставка за занятие, почасовая или за каждого пришедшего ученика, с выгрузкой в Excel. А если школа принимает и очно, и онлайн, окно записи преподавателя может быть открыто сразу на оба адреса — очные и онлайн-ученики записываются в одно и то же свободное время, не мешая друг другу. Отмечать проведённый урок удобнее с телефона сразу после созвона: мобильное приложение показывает расписание дня, ученика и кнопки «Был» — «Не пришёл».

Деньги за месяц — без сверки выписки

Каждая отмеченная оплата — по ссылке, через СБП, картой через ЮKassa или переводом, который вы подтвердили вручную, — попадает в раздел «Деньги». Там видно, сколько принёс месяц, кто из учеников оплатил вперёд, а кто ходит с закончившимся пакетом — должники собраны отдельным списком. Расходы — сервис для созвонов, учебные материалы — вносятся рядом, и итог месяца считается честно. В аналитике видно, какие услуги приносят выручку и в какие часы вы заняты плотнее всего, а вся картина выгружается в Excel одной кнопкой — для себя или для бухгалтера.

База учеников: из таблицы — в карточки

Если ученики уже живут в таблице, они переносятся импортом за один раз — с превью и защитой от дублей. В карточке — история занятий со статусами, оплаты, остаток пакета, заметки и теги. В заметках держите то, что обычно в голове: «ОГЭ по математике, слабая геометрия», «созвон в мессенджере, камера не работает», «часовой пояс +2 к студии». Обратно база выгружается в Excel в любой момент, а раз в неделю система сама присылает резервную копию письмом — уйти можно в любой день со всеми данными, поэтому и оставаться не страшно.

Сайт, который открывается из любого города

Ученику из другого региона негде вас «увидеть», кроме сайта, — и он входит в бесплатный набор: обложка, услуги с ценами, о преподавателе, отзывы и кнопка записи. Формат «только онлайн» показывается вместо карты. Адрес вида вашеимя.studio-admin.ru выдаётся сразу, свой домен подключается при желании. Записываются с телефона, поэтому страница записи сделана под него. Отзывы учеников собираются на сайте и публикуются после вашей проверки — для репетитора, которого выбирают по рекомендациям, это главный аргумент на странице. Подробнее — в статье про сайт для школы и репетитора.

Запуск за вечер

Частые вопросы

Ученики в трёх часовых поясах — как не запутаться?

Одно время — время студии, заданное в «Адресах»: в нём показываются окна записи, подтверждение и напоминание. Укажите пояс в названии услуги и на сайте, а в заметке ученика — его смещение: «+2 к студии». Ученик выбирает слот, уже понимая, сколько это по его времени.

Нужен ли эквайринг, чтобы принимать оплату?

Нет. Оплата по вашей ссылке или реквизитам работает без эквайринга: счёт уходит ученику из карточки, вы отмечаете поступление. ЮKassa подключается, когда захотите бронировать время по предоплате картой прямо на сайте.

Можно совмещать очных учеников и онлайн?

Да: два адреса — кабинет и «Онлайн», — у каждого занятия свой. Окно записи можно открыть на оба адреса сразу, и один преподаватель ведёт очных и онлайн-учеников из одного расписания без наложений.

Ученик не вышел на связь — что происходит с занятием?

Вы ставите «Не пришёл» — занятие с пакета не списывается, а если по вашим правилам оно должно сгореть, списываете его вручную в абонементе ученика. Если включено правило поздней отмены, ученик, отменивший впритык, уже видел предупреждение о списании. В его карточке остаётся история, и разговор о пропусках ведётся по фактам.