CRM для сайкл-студии: запись по местам, лимит велосипедов, очередь и поздняя отмена

В сайкл-студии двадцать велосипедов, и это единственная цифра, которая имеет значение. Вечерняя тренировка в 19:30 — самая востребованная: на неё записываются двадцать четыре человека, приходят семнадцать, трое отменились за сорок минут до старта, а двое просто не пришли. Три пустых велосипеда, на которые днём стояла очередь из желающих, и инструктор, который качает музыку на полный зал.

Так выглядит основная утечка выручки сайкл-студии. Не в маркетинге и не в ценах — в том, что место на велосипеде продаётся один раз и не хранится. Не занял в 19:30 — не продашь никогда.

Studio-Admin закрывает эту утечку четырьмя механиками: лимит мест по числу велосипедов, очередь, которая сама подхватывает освободившееся место, списание при поздней отмене и абонементы, которые списываются автоматически. Разберём каждую — и как их настроить за один вечер.

Главная боль сайкл-студии: место с истекающим сроком

В группе на коврики можно принять «ещё одного» — потеснятся. В сайкле нельзя: велосипедов ровно столько, сколько есть. Отсюда три проблемы, которые обычные CRM решают плохо:

• Перезапись. Администратор «на всякий случай» записывает больше, чем велосипедов, — и однажды приходят все.
• Поздняя отмена. Клиент отменяется за полчаса, его велосипед пустует, а желающий, которому утром сказали «мест нет», уже ушёл в другую студию.
• Неявка по абонементу. Записался, не пришёл, занятие не списалось — с точки зрения клиента ничего не произошло, с точки зрения студии он занял место, которое можно было продать.

Шаг 1. Лимит мест равен числу велосипедов

В разделе Цены у каждого вида занятия — «Сайкл 45», «Сайкл интервалы», «Сайкл + верх тела» — указывается вместимость: двадцать, если велосипедов двадцать. При создании занятия в расписании вместимость подтягивается, а в поле «Мест» её можно поменять для конкретной тренировки: один велосипед в ремонте — ставите девятнадцать.

Дальше система следит за лимитом сама. На сайте у каждой тренировки видно, сколько мест осталось; когда записей столько же, сколько велосипедов, онлайн-запись на неё закрывается — записать двадцать первого не сможет ни клиент, ни администратор по невнимательности.

Шаг 2. Очередь: отмена не оставляет велосипед пустым

Когда мест нет, клиент видит на сайте «мест нет · в очередь» и встаёт в очередь одной кнопкой. Как только кто-то отменяет запись, система записывает первого из очереди автоматически и тут же отправляет ему сообщение в Telegram или MAX. Если очередь длинная, а отмен несколько, — продвигаются несколько человек по порядку. В админке у тренировки виден значок с числом ожидающих и сам список очереди.

Для тренировок по предоплате очередь работает мягче: система не спишет деньги без ведома человека, а пришлёт предложение «место освободилось, оплатите» со ссылкой, и место достанется тому, кто оплатит первым. Если у клиента есть действующий абонемент, запись из очереди происходит сразу.

Шаг 3. Поздняя отмена: порог в часах и списание

Это настройка, ради которой многие сайкл-студии и приходят в CRM. В разделе Записи → Настройки записей два поля:

Если действующего абонемента у клиента нет, поздняя отмена — это просто отмена: долгов система не заводит. Для разовых на популярные слоты честнее сразу включить запись по предоплате. Как формулировать правило, чтобы оно звучало заботливо, а не карательно, — в статье про снижение неявок.

«Мы боялись, что правило отмены за восемь часов разозлит постоянных. Вышло наоборот: постоянные первыми сказали спасибо — они наконец стали попадать на вечерние тренировки, потому что перестали держать место «на всякий случай»» — из письма владелицы велостудии.

Шаг 4. Абонементы с автосписанием

Сайкл — идеальная сфера для автосписания: клиент всегда записывается заранее, «зайти без записи» невозможно. Поэтому в разделе Абонементы включите переключатель «Списывать занятия с абонемента автоматически»: за пятнадцать минут до старта система отмечает записанных пришедшими и списывает занятие. Инструктору остаётся снять отметку у тех, кого нет в зале, — и им занятие вернётся на абонемент (или не вернётся, если сработало правило поздней отмены).

• На количество — 4, 8, 12 тренировок со сроком действия;
• Безлимит на месяц — цена за срок, для тех, кто ездит четыре раза в неделю;
• Срок с первого посещения — абонемент, купленный впрок, не сгорает, пока не начали ездить;
• Заморозка — отпуск или больничный, дни не пропадают.

Как автосписание работает изнутри и что делать с остатками, разобрано в статье про абонементы с автосписанием.

Вечер в 19:30 с системой: сценарий по минутам

Утром двадцать мест на вечернюю тренировку разобраны, трое стоят в очереди. В 11:10 клиент отменяет запись из кабинета — до порога ещё далеко, место возвращается в продажу, и первый из очереди получает сообщение: «Вы записаны на 19:30». В 14:00 второй отменяет — очередь подхватывает следующего. В 16:40 третий нажимает «Отменить» и видит предупреждение: до тренировки меньше восьми часов, занятие спишется. Он решает прийти. В 19:15 система отмечает всех записанных и списывает занятия. В 19:35 инструктор снимает отметку у одного, кто не приехал: занятие ему не вернётся — сработало правило поздней отмены. Двадцать велосипедов, девятнадцать человек, ноль переписки.

Первое посещение: разовое или пробное

Новичок в сайкле приходит на разовое или на пробное со скидкой. Заведите «Пробная тренировка» отдельным видом занятия — с той же вместимостью, но со своей ценой: старая цена и новая, старая на сайте зачёркнута. Новичок записывается с сайта, получает напоминание от бота, а в базе появляется карточка с датой первого визита. После тренировки инструктор отмечает «Был» и тут же выдаёт абонемент — пока эмоции от первой поездки ещё не остыли. В аналитике потом видно, сколько пробных было за месяц и сколько из них стали абонементами.

Напоминания в Telegram и MAX

Половина «забыл» лечится одним сообщением накануне. После записи клиенту предлагается подключить бота студии в Telegram или MAX; дальше он получает подтверждение записи, напоминание перед тренировкой с кнопкой «Видел», сообщения о переносе и отмене, о продвижении из очереди и о списании при поздней отмене. Платить за сообщения не нужно — ни поштучно, ни пакетами. Как подключаются боты, — в статье про Telegram и MAX для клиентов.

Владельцу приходят свои уведомления: новая запись, отмена, полная группа, заявка с сайта — push в браузере и дубль в бота. О вечернем «аншлаге» вы узнаёте не из отчёта, а в момент, когда записался двадцатый.

Личный кабинет райдера

Клиент заходит в кабинет по номеру телефона и видит все свои записи, остаток абонемента и срок, правило отмены у каждой тренировки, историю посещений и блок «Вы в очереди» с позицией. Записаться на неделю вперёд, отменить до порога, встать в очередь на вечер — всё здесь, без сообщений администратору. Всё, что клиент делает в кабинете, тут же видно в админке — и наоборот: перенесли тренировку, у него она уже на новом месте.

Инструкторы и зарплата за заполняемость

В сайкле инструктор напрямую влияет на заполняемость: на «своего» ездят. Поэтому зарплату удобно считать не только ставкой за занятие, но и за каждого пришедшего — у услуги задаётся ставка за человека, и премия за полный зал считается сама. В разделе Зарплата по каждому инструктору — детализация по датам, число клиентов на каждой тренировке и выгрузка в Excel. Инструктор видит только свои цифры и свои занятия.

Права разграничены: инструктор отмечает пришедших и видит свои тренировки, а перенос или отмена занятия уходит управляющему на одобрение — вечерняя тренировка не исчезнет из расписания по чьей-то ошибке. Роль администратора даёт сотруднику на стойке всю запись и клиентов, не открывая деньги и настройки студии.

Два зала и вторая студия

Когда сайкл-студия открывает второй зал — с другим числом велосипедов — или вторую точку в другом районе, ничего не ломается. В разделе Адреса у адреса заводятся залы «Большой, 20 велосипедов» и «Малый, 12», у каждого занятия выбирается зал, а вместимость ставится по залу. Вторая точка — второй адрес со своими залами: клиент при записи выбирает, где удобнее, а вы смотрите загрузку каждой точки отдельно через фильтр расписания. Инструктор, который ведёт в обеих, живёт в одном расписании и не окажется записан в двух залах одновременно.

Деньги и аналитика: заполняемость по часам

Раздел Деньги собирает продажи абонементов, разовые, онлайн-оплаты и расходы; аналитика показывает то, ради чего сайкл-студия и живёт, — заполняемость. Сколько мест продано на каждой тренировке недели, какие часы стоят полупустыми, сколько человек в очереди на вечер. Если утренняя тренировка по средам заполняется на треть, а на 19:30 очередь из пяти человек, — это аргумент передвинуть занятие или поставить второе вечернее, а не догадка.

Переезд с тетради и другой CRM

Базу переносите импортом из Excel: имена, телефоны, заметки. Постоянным выдайте абонементы с текущими остатками — «8 тренировок, осталось 5» — и учёт продолжится без разрыва. Первую неделю расписание можно вести параллельно со старым способом, но обычно к концу недели старый способ просто перестают открывать. Обратно база выгружается в Excel в любой момент — данные принадлежат студии.

Сайт, цены и сертификаты

Сайт студии появляется вместе с аккаунтом: расписание с живым остатком мест, цены, абонементы, инструкторы, кнопка записи. Разовое и абонемент можно купить онлайн через ЮKassa или по ссылке. Акции делаются массовым изменением цен: «−15% на все абонементы до 15 сентября» ставится одним действием, а по сроку цены возвращаются сами. Подарочные сертификаты включаются переключателем и покупаются с сайта — к праздникам это заметная статья выручки.

С чего начать

Один вечер: зарегистрировать студию (сфера «Спорт», вид деятельности «Сайклинг»), завести виды тренировок с вместимостью по числу велосипедов, поставить неделю сериями, включить автосписание и задать порог отмены. На следующий день — ссылка на запись в соцсети и импорт базы из таблицы. Очередь и напоминания заработают сами.

Частые вопросы

Один велосипед сломался на неделю. Нужно менять вместимость у каждой тренировки?

Нет: откройте серию и поменяйте поле «Мест» у нужных занятий — или сразу у всей серии на этот период. Уже записанные не пострадают, просто закроется одно место из свободных.

Клиент отменил за час, но у него безлимит. Что спишется?

У безлимита нет остатка занятий, поэтому списывать нечего — запись просто отменится, а место уйдёт очереди. Если хотите дисциплины и для безлимитов, ставьте вечерние тренировки по предоплате или ведите их на абонементах по количеству.

Можно ли открыть запись только на неделю вперёд?

Да: ставьте серии на нужную глубину — на сайте видны только созданные занятия. Многие студии открывают неделю в определённый день, и постоянные знают, когда «ловить» вечерние места.

Что с теми, кто записывается у стойки?

Администратор записывает их в то же занятие — из админки или с телефона. Лимит мест общий для всех каналов: сайт, кабинет, стойка. Перезаписать сверх велосипедов не получится ни у кого.