CRM для скалодрома: разовые визиты, абонементы, группы с инструктором и детские секции

Суббота, полдень, скалодром. На стойке очередь: двое с абонементами, семья на разовое, компания из четырёх человек «просто полазать» и подросток, чья мама уверена, что оплатила месяц секции ещё в прошлую пятницу. В боулдеринговом зале через двадцать минут начинается группа с инструктором, на которую записались восемь человек при шести страховочных станциях, а в зале трудности идёт детская секция — тренер отмечает пришедших в блокноте, который он сегодня забыл дома.

Скалодром живёт одновременно в трёх режимах: свободное лазание по абонементам и разовым, групповые занятия по записи и детские секции с постоянным составом. Обычные CRM умеют что-то одно, поэтому у большинства клубов получается коллаж: касса в одной программе, запись в мессенджере, дети в тетради.

В Studio-Admin все три режима живут в одном аккаунте, потому что платформа с самого начала умеет и запись с лимитом мест, и постоянные группы с отметками, и абонементы, которые списываются при визите. Ниже — как это собрать под скалодром.

«Мы два года считали разовых по чекам из кассы. Когда впервые увидели их в базе — оказалось, что треть «разовых» приходит по третьему-четвёртому разу и давно готова купить абонемент, просто никто не предлагал» — из разговора с владельцем боулдерингового зала.

Где скалодром теряет деньги и время

• Разовые визиты никуда не записываются. Человек пришёл, заплатил, ушёл — в базе его нет, написать ему через месяц нельзя, сколько таких было за квартал — неизвестно.
• Абонемент «на 10 визитов» считается в голове. Спор «у меня оставалось три» решается в пользу клиента, потому что доказать обратное нечем.
• Группы с инструктором переполняются или пустуют. Записали восьмерых на шесть станций — двое ждут у стены; записали четверых — инструктор вышел за половину ставки.
• Детская секция ведётся отдельно. Тренер отмечает в блокноте, родители пишут в личку, оплата за месяц сверяется по переводам.
• Несколько залов — несколько расписаний. Боулдеринг, трудность, детская зона: что где идёт в 18:00, знает только администратор.

Свободное лазание: разовые и абонементы в одном потоке

Самый частый вопрос владельцев скалодромов: «У нас же нет занятий, люди просто приходят лазать — как это вести?» Ответ простой: заведите «Свободное лазание» как вид занятия в разделе Цены и поставьте в расписание длинные слоты — например, «Свободное лазание, 10:00–22:00» с большой вместимостью, серией на каждый день. Это и есть ваша смена, в которую администратор добавляет всех, кто пришёл.

Дальше у стойки происходит одно действие. Пришёл человек с абонементом — администратор находит его по имени, отмечает «Был», визит списывается. Пришёл разовый — тут же создаётся карточка, отмечается визит и оплата: наличные, карта или перевод, деньги попадают в раздел «Деньги». На всё уходит меньше времени, чем на выбивание чека.

Разовое можно продать и заранее онлайн — со страницы цен на сайте или при записи, с оплатой по ссылке или через ЮKassa. Как это настроить, разобрано в статье про продажу разовых занятий онлайн.

Групповые занятия с инструктором: лимит мест и очередь

Групповое занятие с инструктором — «Вводное занятие с верхней страховкой», «Техника боулдеринга», «Лид для продолжающих» — это уже запись. У вида занятия задаётся вместимость: обычно по числу страховочных станций или по тому, сколько человек инструктор реально держит в поле зрения. Когда лимит записей достигнут, запись с сайта закрывается сама, а желающие встают в очередь. Кто-то отменился — первый из очереди записывается автоматически и получает сообщение в Telegram или MAX.

Занятие можно поставить и по предоплате: для вводных, где половина записавшихся «просто хотели попробовать», это самый честный фильтр — бронируется место, вносится оплата, и группа собирается из тех, кто точно придёт. А для поздних отмен в разделе Записи → Настройки записей задаётся порог в часах: отменил раньше — бесплатно, позже — занятие списывается с абонемента. Правило клиент видит на карточке записи заранее.

Вводное занятие для новичка: с сайта и без переписки

Новичок на скалодроме почти никогда не приходит «просто полазать» — сначала ему нужно вводное: страховка, узлы, правила зала. Заведите «Вводное занятие» отдельным видом занятия и ставьте его в расписание в удобные часы с небольшой вместимостью. На сайте новичок выбирает вводное, видит ближайшие даты и свободные места, записывается и оставляет телефон — в базе появляется карточка, владельцу приходит уведомление, а накануне бот напоминает о занятии. Цену вводного удобно показать со скидкой: у услуги указывается старая цена и новая, старая на сайте зачёркнута. После вводного инструктор отмечает «Был» и здесь же выдаёт абонемент — лучший момент для продажи, пока руки ещё в магнезии.

Детские секции: постоянный состав и табель

Детская секция скалолазания устроена иначе: состав постоянный, тренировки два-три раза в неделю, никто не записывается — приходят. Для этого в разделе Клиенты включаются два переключателя: «Группы» и «Клиенты-дети».

Группы — «Дети 6–9», «Дети 10–13», «Спортивная группа» — задаются один раз, а занятия в расписании привязываются к группе и подтягивают состав сами. Тренер открывает тренировку в телефоне, видит список и отмечает «Был» / «Не пришёл»; при отметке занятие списывается с абонемента ребёнка. За месяц собирается табель: кто из скольких тренировок был, процент посещаемости, сколько человек вышло на каждую.

Карточка ребёнка хранит дату рождения и телефон родителя — родитель заходит в кабинет по своему номеру и видит расписание, остаток абонемента и посещаемость. Вопросы «а во сколько завтра» и «сколько у нас осталось» уходят из личных сообщений тренера. Общая механика групп разобрана в инструкции по группам для секций.

Несколько залов и адресов: боулдеринг, трудность, детская зона

В разделе Адреса у скалодрома заводятся залы: «Боулдеринг», «Трудность», «Детская зона», «Тренажёрный». У каждого занятия в расписании выбирается адрес и зал — и вся площадка видна в одной сетке: в 18:00 в боулдеринге группа техники, в трудности — детская секция, в детской зоне пусто. В фильтре расписания можно оставить только один зал и увидеть его загрузку за неделю.

Если у клуба две площадки в разных концах города, второй адрес добавляется рядом, со своими залами. На сайте при записи клиент увидит шаг «Где удобнее?» и выберет площадку, а у каждого адреса есть галочка «Показывать на сайте» — служебную точку можно не светить. Подробно — в статье про несколько адресов и залов.

Персональные тренировки инструкторов

Персональная тренировка — «час с инструктором по технике» — записывается через окна записи: инструктор задаёт часы, когда готов брать персоналки, клиент на сайте выбирает инструктора и свободное время. Наложения исключены: одно окно — одна запись. Если инструктор работает на обеих площадках, окно можно открыть сразу на несколько адресов: клиент выбирает площадку при записи, а запись на одной закрывает это время на всех.

Персональные можно продавать и абонементом — «4 персональные», ограниченным этим видом занятия, — и оплачивать онлайн. В зарплате инструктора персональная считается отдельным выходом со своей ставкой: у услуги задаётся ставка за занятие, которая приоритетнее общей. Инструктор видит свои окна и записи со своего входа и сам управляет часами, когда готов принимать.

Что видит клиент в личном кабинете

Клиент заходит в кабинет по номеру телефона и видит: остаток абонемента и срок его действия, историю визитов с датами, свои записи на групповые и персональные, позицию в очереди, правило отмены у каждой предстоящей записи. Записаться на группу техники, встать в очередь на вводное, проверить, сколько осталось, — всё без сообщений на стойку. Родитель в том же кабинете переключается между собой и ребёнком из секции.

Сайт скалодрома и запись с телефона

Вместе с аккаунтом появляется сайт на адресе вида вашклуб.studio-admin.ru: обложка, цены, абонементы, инструкторы, расписание групп, карта и кнопка записи. Расписание на нём берётся из админки и не устаревает. Большинство записей приходит с телефона, поэтому страница записи собрана под экран смартфона: один вопрос на экран, крупные кнопки, никаких таблиц.

Деньги, зарплата инструкторов, аналитика

Раздел Деньги собирает всё: разовые у стойки, продажи абонементов, онлайн-оплаты, расходы на зацепы и магнезию. Зарплата инструкторов считается по проведённым занятиям — ставкой за занятие, почасовой или за каждого пришедшего, — с детализацией и выгрузкой в Excel; инструктор видит только свои цифры. Аналитика показывает загрузку по дням и часам: если по средам зал трудности пустует с 14 до 17, это повод поставить туда дневную группу со скидкой.

Переезд: база, абонементы, касса

Если клиенты уже есть в таблице или в другой программе, переносите их импортом из Excel — имена, телефоны, заметки. Постоянным выдайте абонементы с текущими остатками: «10 визитов, осталось 6» — и учёт продолжится без разрыва. Первую неделю можно вести кассу параллельно со старой системой, чтобы убедиться, что ничего не теряется; обычно после этого старую закрывают. Вся база выгружается обратно в Excel в любой момент — данные принадлежат клубу, а не платформе.

С чего начать

Порядок простой: зарегистрировать студию (сфера «Спорт», вид деятельности «Скалолазание»), завести залы, добавить вид занятия «Свободное лазание» и поставить его серией на каждый день. Затем — абонементы с текущими остатками для постоянных, импорт базы из таблицы. Групповые с инструктором и детские секции добавите на второй неделе, когда касса уже переедет.

Частые вопросы

Клиент лазает по абонементу и ходит в группу техники. Это один абонемент?

Решаете вы. Можно один абонемент без ограничения по видам занятий — визит есть визит. Можно разделить: «10 визитов свободного лазания» и «4 занятия с инструктором», ограничив каждый своими видами занятий. Тогда групповое не спишется с дешёвого абонемента на свободное лазание.

Как учитывать прокат снаряжения?

Отдельного склада проката нет. Заведите «Прокат скальников» и «Прокат страховочной системы» как услуги с ценой и добавляйте их при отметке визита как разовую оплату — деньги попадут в общую кассу дня. Для постоянных удобнее включить прокат в цену абонемента.

Родитель ждёт ребёнка и хочет полазать сам. Как это оформить?

Родитель заводится обычной взрослой карточкой на тот же номер телефона, что указан у ребёнка, — система не считает это дублем. В кабинете он переключается между собой и ребёнком, а у стойки его отмечают как любого взрослого: по абонементу или разово.

Как понять, сколько человек сейчас в зале?

Открыть текущий слот «Свободное лазание»: в нём видны все, кого отметили «Был» с начала смены. Это не турникет, но для ответа на вопрос «сколько сегодня было» и для аналитики загрузки по дням этого достаточно.