CRM для студии джампинга: запись по батутам, пробное занятие, абонементы и напоминания

В студии джампинга пятнадцать батутов, и вечером в 19:00 они все нужны. На этот час записаны семнадцать человек — потому что «двое обычно не приходят». Сегодня пришли все семнадцать, включая двух новеньких на пробное, которые записались через директ ещё в выходные и которым никто не напомнил, так что они сами не были уверены, что их ждут. Инструктор ставит двоих на разминочный коврик, обещает «в следующий раз точно на батут», и обе новенькие больше не возвращаются.

Джампинг — сфера с очень простой экономикой: батут — это место, которое нельзя продать дважды и нельзя продать вчера. Всё, что мешает продать его один раз нужному человеку, — переписка вместо записи, отсутствие напоминаний, абонементы в тетради — стоит денег каждый вечер.

В Studio-Admin эта экономика заложена в основу: лимит мест по числу батутов, запись на пробное с сайта, напоминания через бота, абонементы, которые списываются сами. Ниже — настройка по шагам.

«Мы перестали писать «напоминалки» вручную и думали, что неявок станет больше. Стало меньше: бот напоминает всем и всегда, а администратор — только тем, кого вспомнил» — из разговора с владелицей студии батутного фитнеса.

Батут — место, которое надо продать один раз и вовремя

Три причины, по которым студия джампинга теряет выручку без системы:

• Перезапись «на всякий случай». Пока не приходят все — работает. В день, когда пришли все, вы теряете двоих клиентов и репутацию.
• Пробные, о которых забыли. Записались в переписке, не получили напоминания, не пришли — а ведь именно пробное превращает случайного человека в абонемент.
• Остатки в голове. «У меня оставалось четыре» — и вы соглашаетесь, потому что тетрадь говорит «три», но доказать это нечем.

Шаг 1. Батуты равны местам

В разделе Цены заведите виды занятий — «Джампинг 55», «Джампинг интенсив», «Джампинг для начинающих», «Пробное занятие» — с длительностью, ценой и вместимостью. Вместимость равна числу батутов: пятнадцать. У конкретного занятия в расписании поле «Мест» можно уменьшить — если один батут на замене полотна, ставите четырнадцать.

Дальше лимит держит система. На сайте у каждого занятия виден остаток мест; как только записей столько же, сколько батутов, запись закрывается — и с сайта, и из кабинета, и по невнимательности администратора. Желающие встают в очередь: кто-то отменился — первый из очереди записывается автоматически и получает сообщение.

Полные вечера: очередь и предоплата

Очередь на запись

Когда пятнадцать батутов на 19:00 разобраны, клиент видит «мест нет · в очередь» и встаёт в очередь одной кнопкой. Кто-то отменился — первый из очереди записывается автоматически и получает сообщение в Telegram или MAX. В админке у занятия виден значок с числом ожидающих и сам список: если на вечер стабильно ждут пятеро, это сигнал ставить второе занятие.

Запись по предоплате

На самые горячие часы можно включить запись только по оплате: место бронируется после оплаты разового онлайн или при наличии действующего абонемента. Для новичков без абонемента это защита от «забронировал и забыл», для постоянных — гарантия, что их вечерний батут не займёт тот, кто не придёт. Из очереди на такие занятия система не записывает без абонемента автоматически — присылает предложение «место освободилось, оплатите», и место достаётся тому, кто оплатил.

Отметка на занятии: тридцать секунд

Инструктор открывает занятие в телефоне перед разминкой — видит записанных. С автосписанием все уже отмечены; он снимает отметку у тех, кого нет на батутах, и добавляет опоздавшего без записи кнопкой «+ Добавить клиента» — по имени из базы или новой карточкой. Тут же принимается оплата разового: наличные, карта, перевод. Тридцать секунд — и состав зафиксирован, абонементы списаны, деньги в кассе дня. Приложение на телефоне для этого удобнее браузера: занятие открывается в два касания.

Шаг 2. Пробное занятие: с сайта, с напоминанием, с продолжением

Пробное в джампинге — главный вход в студию, и оно должно бронироваться без переписки. На сайте студии человек выбирает «Пробное занятие», видит ближайшие занятия для начинающих со свободными батутами, записывается и оставляет телефон. В админке появляется запись, владельцу приходит уведомление, в базе создаётся карточка клиента с датой первого визита.

Шаг 3. Абонементы: списание без тетради

В разделе Абонементы заведите привычные студии схемы: 8 и 12 занятий со сроком, безлимит на месяц, стартовый абонемент для новичков на 4 занятия. Абонемент можно ограничить видами занятий — «8 занятий джампинга» не спишется на йогу, если она у вас тоже есть.

Джампинг — студия с записью, поэтому включите переключатель «Списывать занятия с абонемента автоматически»: записался — значит идёт, за пятнадцать минут до занятия система отмечает визит и списывает занятие. Инструктор снимает отметку у тех, кого нет на батутах, — и им занятие возвращается. Остаток видят и инструктор, и клиент в личном кабинете — с датами каждого списания.

• Заморозка — растяжение, отпуск, командировка: абонемент на паузе, занятия не сгорают;
• Срок с первого посещения — купленный заранее абонемент ждёт первого визита;
• Поздняя отмена — в Записи → Настройки записей задаётся порог в часах: отменил позже — занятие списывается, правило клиент видит на карточке записи заранее. Без абонемента — просто отмена, долгов нет.

Пошаговая настройка — в инструкции по абонементам.

Шаг 4. Напоминания: бот вместо ручной рассылки

Администратор, который каждый вечер пишет двадцати людям «завтра в 19:00, ждём», — это полставки, потраченные на то, что делает бот. Клиент подключает бота студии один раз, и дальше получает сам: подтверждение записи, напоминание накануне с кнопкой «Видел», сообщение о переносе или отмене занятия, о продвижении из очереди, о списании при поздней отмене. Платить за сообщения не нужно. Ответы клиента попадают в обращения студии, а не в личку инструктора. Как подключить, — в статье про боты Telegram и MAX.

Владелец получает свои уведомления — новая запись, отмена, заявка с сайта, полная группа — push в браузере и дубль в бота.

Личный кабинет: остаток и записи

Клиент заходит в кабинет по номеру телефона: свои записи и ближайшее занятие, остаток абонемента и срок, история посещений, очередь с позицией, правило отмены. Записаться на следующую неделю или отменить до порога — без сообщений администратору. Что именно видит клиент, — в статье про личный кабинет клиента.

Для студии это не только удобство клиента, но и меньше ошибок: остаток, который человек видит сам, не нужно сверять по телефону, а запись, которую он сделал сам, не нужно переносить из переписки в систему. Всё, что клиент делает в кабинете, тут же видно в админке — и наоборот.

Инструкторы: расписание и зарплата

У каждого инструктора свой вход: свои занятия, отметки пришедших, ничего лишнего. Правки расписания могут уходить управляющему на одобрение — инструктор не передвинет занятие, не предупредив. Зарплата считается по проведённым занятиям — ставкой за занятие, почасовой или за каждого пришедшего; последнее для джампинга особенно уместно — заполняемость вечерних занятий во многом заслуга инструктора. Детализация по датам с числом клиентов на каждом занятии и выгрузка в Excel — в разделе Зарплата.

Два зала и вторая студия

Второй зал с другим числом батутов или вторая точка в соседнем районе заводятся в разделе Адреса: залы «Большой, 15 батутов» и «Малый, 8», у каждого занятия выбирается зал и вместимость по нему. Вторая точка — второй адрес со своими залами; клиент при записи выбирает, где удобнее, а вы смотрите загрузку каждой точки через фильтр расписания. Инструктор, который ведёт в обеих, живёт в одном расписании.

База и переезд с тетради

Клиентов из тетради или таблицы переносите импортом из Excel — имена, телефоны, заметки. Постоянным выдайте абонементы с текущими остатками: «12 занятий, осталось 7» — и списание продолжится без разрыва. В карточке каждого копится история визитов, абонементы и заметки — «после пробного просила утро», «колено, без прыжков на одной ноге». Обратно база выгружается в Excel в любой момент — данные принадлежат студии, а не платформе.

Сайт, скидки до даты, сертификаты

Сайт студии на адресе вида вашастудия.studio-admin.ru появляется с аккаунтом: обложка, расписание с остатком мест, цены и абонементы, инструкторы, отзывы, кнопка записи. Свой домен подключается по желанию. Разовое и абонемент покупаются онлайн через ЮKassa или по ссылке. Сезонные акции делаются массовым изменением цен — «−20% на все абонементы до 10 октября» одним действием, и по сроку цены возвращаются сами. Подарочные сертификаты включаются переключателем: перед праздниками их покупают на сайте, без участия администратора.

Деньги и аналитика

Раздел Деньги собирает разовые, пробные, продажи абонементов, онлайн-оплаты и расходы. Аналитика показывает загрузку по дням и часам, число пробных за месяц и сколько из них стали абонементами. Если вторник в 18:00 стабильно заполнен на треть, а в 19:00 стоит очередь — это повод передвинуть занятие, а не гадать. Расходы — аренда, полотна батутов, музыка — вносятся туда же, и прибыль за месяц видна без сведения таблиц.

С чего начать

Зарегистрировать студию (сфера «Спорт», вид деятельности «Джампинг»), завести виды занятий с вместимостью по числу батутов, поставить неделю сериями, включить автосписание и выложить ссылку на пробное в соцсети. Постоянным выдайте абонементы с текущими остатками — базу переносите импортом из таблицы.

Частые вопросы

Можно ли бронировать батут у зеркала или конкретный номер?

Выбор конкретного батута при записи не предусмотрен — система держит лимит мест. Пожелание клиент может написать в комментарии при записи, а расстановку делает инструктор.

Новичок записался на пробное и не пришёл. Что происходит?

Инструктор снимает отметку «Был» — визит помечается как неявка и остаётся в карточке. Ничего не списывается, потому что абонемента нет. Если такие «пустые» пробные стали проблемой, включите на пробное запись по предоплате — со скидкой, но с оплатой заранее.

Дети занимаются в студии отдельно. Как их вести?

В разделе «Клиенты» включите «Клиенты-дети» и «Группы»: детская группа заводится с постоянным составом, карточка ребёнка хранит телефон родителя, а родитель видит расписание и остаток в кабинете. Для детских групп автосписание не нужно — тренер отмечает пришедших сам.

Инструктор заболел — как перенести или заменить занятие?

В самом занятии меняете инструктора или переносите время — всем записанным уходит уведомление в бота. Если занятие приходится отменить, записанные получают сообщение, а очередь распускается с уведомлением; их занятия на абонементах при этом не тратятся.