CRM для студии танцев для взрослых: направления, группы по уровням и абонементы

Вечер понедельника в студии танцев для взрослых. В зеркальном зале бачата для начинающих, в малом — хип-хоп продолжающие, через сорок минут в зеркальный заходит сальса, а в дверях стоит девушка, которая «записывалась на пробное, кажется, на семь». Администратор листает переписку в трёх мессенджерах, у педагога в руках список группы недельной давности, а на стойке — тетрадь с абонементами, где напротив половины фамилий карандашом написано «спросить».

Так выглядит студия, которая выросла из двух направлений в восемь. Записи на пробные приходят в личку, абонементы у одних на направление, у других на всё, уровни перемешиваются, залы пересекаются. Ничего не сломано — просто всё держится на памяти двух человек.

Studio-Admin переносит эту память в систему: направления и уровни становятся услугами, залы — залами, пробное занятие бронируется с сайта, а абонементы списываются сами. Ниже — как это собрать по шагам, без программиста и без платных модулей.

«Я три года считала, что у нас проблема с рекламой: пробных много, остаются единицы. Оказалось, проблема в том, что половина пробных не находила свою группу — их просто не туда записывали» — из разговора с владелицей студии латины.

Почему студии танцев тесно в тетради и чатах

Танцевальная студия для взрослых устроена сложнее, чем кажется со стороны. У неё одновременно несколько измерений:

• Направления — бачата, сальса, хип-хоп, контемпорари, стрип-пластика, high heels. У каждого свой педагог, своя цена и своя аудитория.
• Уровни — начинающие, продолжающие, продвинутые. Один и тот же человек через полгода переходит из одной группы в другую.
• Залы — два-три зала, в которых направления идут параллельно, и любое смещение расписания на пятнадцать минут ломает вечер.
• Абонементы — на одно направление, на все, безлимит на месяц, разовое, пробное со скидкой.
• Пробные — главный источник новых учеников и главный источник хаоса: их записывают в переписке, забывают напомнить, теряют после первого визита.

В тетради или в таблице эти измерения не складываются. В обычной CRM для салона — тоже: там запись «к мастеру на время», а у вас групповое занятие с лимитом мест, в конкретном зале, на которое ходят по абонементу. Именно под такую модель и собрана групповая запись в Studio-Admin.

Студия для взрослых и танцевальный коллектив — разные задачи

Если у вас ансамбль с постоянным составом, репетициями без записи и отчётными концертами, вам нужна другая механика — постоянные группы с отметками. Она разобрана в статье CRM для танцевального коллектива. Эта статья — про открытую студию для взрослых, куда люди записываются на занятия, покупают абонементы и приходят на пробное с сайта. Обе модели живут в одном аккаунте: для закрытого набора на постановку номера вы включите постоянную группу, а для открытых уровней оставите запись.

Шаг 1. Разложить направления и уровни по услугам

В Studio-Admin каждое занятие в расписании — это «вид занятия» из раздела Цены. Для студии танцев вид занятия — это связка «направление + уровень». Не заводите просто «Бачата»: заведите «Бачата · начинающие» и «Бачата · продолжающие» — тогда и расписание читается без расшифровки, и ученица на сайте записывается в свой уровень, а не в тот, что раньше стоит в списке.

Шаг 2. Собрать расписание по залам

Залы заводятся в разделе Адреса: у адреса студии добавляете «Зеркальный», «Малый», «Зал с окнами». Если у вас две площадки в разных районах, добавьте второй адрес — у него будут свои залы. Дальше при создании занятия вы выбираете адрес и зал, и система показывает всю студию в одной сетке: видно, что в зеркальном в 19:00 бачата, а в малом в это же время хип-хоп, и что окно 20:30–21:30 в малом пустует.

Занятия ставятся сериями: «Бачата · начинающие» по понедельникам и средам в 19:00 в зеркальном — одна серия до конца сезона. Поменялся педагог или зал — правите занятие или всю серию. Когда залов больше одного, в фильтре расписания появляется секция с залами: смотрите загрузку каждого по отдельности.

Шаг 3. Пробное занятие, которое доходит до зала

Самая дорогая ошибка студии танцев — пробное, которое не состоялось. Человек написал в директ, ему ответили через три часа, он передумал. Или записался, но забыл, потому что напомнить было некому. В Studio-Admin пробное бронируется без переписки: на сайте студии ученица выбирает направление, видит ближайшие занятия своего уровня и свободные места, записывается и оставляет телефон.

Дальше всё происходит само:

• в админке появляется запись, владельцу приходит уведомление — в браузер и в Telegram или MAX;
• ученице предлагается подключить бота студии, и накануне занятия бот напоминает о нём с кнопкой «Видел»;
• в базе создаётся карточка клиента — с телефоном, датой первого визита и направлением, на которое записалась.

Цену пробного удобно сделать «живой скидкой»: у услуги указываете старую цену и новую, на сайте старая показывается зачёркнутой. А если вы решили дать пробное бесплатно на время набора, в разделе массовых изменений цен ставится «пробное 0 ₽» со сроком акции — по истечении даты цена вернётся сама.

Шаг 4. Абонементы: на направление или на всё

В разделе Абонементы собирается любая схема, которая уже есть в студии:

• На количество — 4, 8, 12 занятий со сроком действия. Можно ограничить конкретными видами занятий: «8 занятий бачаты» не спишется на хип-хоп.
• Безлимит на месяц — цена за срок, ходи на любые направления.
• Срок с первого посещения — купленный в декабре абонемент не начнёт «тикать», пока ученица не пришла в январе.
• Заморозка — отпуск, командировка, растянутая связка: абонемент ставится на паузу, занятия не сгорают.

Для студии с записью включите переключатель «Списывать занятия с абонемента автоматически»: записалась — значит идёт, и за пятнадцать минут до занятия система отметит визит и спишет занятие. Педагогу остаётся только снять отметку у тех, кто не дошёл. Подробно механика разобрана в инструкции по абонементам.

Поздняя отмена и полные группы

В популярной группе на 14 мест хронически записываются 16, а приходят 11 — потому что трое отменяются за час до начала, и их место уже никто не займёт. Две настройки закрывают это целиком.

Списание при поздней отмене

В разделе Записи → Настройки записей есть переключатель: сгорает ли занятие, если ученица отменила запись сама, и порог в часах — например, 6 часов до начала. Отменила раньше — бесплатно, место освободилось. Позже — занятие списывается с абонемента. Правило показывается ученице прямо на карточке записи и в окне подтверждения, кнопка так и называется «Отменить и списать» — никаких сюрпризов. Если действующего абонемента нет, это просто отмена: долгов система не заводит.

Очередь на запись

Когда места закончились, ученица видит на сайте «мест нет · в очередь» и встаёт в очередь. Кто-то отменился — система сама записывает первого из очереди и отправляет ему сообщение. Место в вечерней бачате перестаёт пропадать.

Закрытые наборы: постановка номера, подготовка к вечеринке

Не всё в студии для взрослых идёт по записи. Набор на постановку номера к отчётнику, интенсив на восемь недель, команда для конкурса — это постоянный состав, куда никто не записывается каждый раз. Для таких групп в разделе Клиенты включается переключатель «Группы»: описываете состав один раз, занятие подтягивает его само, а педагог отмечает «Был» / «Не пришёл» прямо в зале. За месяц собирается табель посещаемости — и перед выступлением видно, кто выучил связку, а кто пропустил половину репетиций. Как это устроено в деталях — в статье про танцевальный коллектив.

Что видит ученица в личном кабинете

Ученица заходит в кабинет по своему номеру телефона и видит: свои записи и ближайшее занятие, остаток абонемента и срок его действия, историю посещений, правило отмены у каждой предстоящей записи. Там же она может записаться на следующее занятие, встать в очередь на полное, отменить запись до порога — и всё это без сообщений администратору. Вопросы «сколько у меня осталось» и «а в четверг есть продолжающие» перестают приходить в директ по вечерам.

База учениц: карточка, заметки и теги

Каждая запись с сайта, каждый визит и каждое списание оседают в карточке ученицы: когда пришла впервые, на какие направления ходит, какой абонемент и сколько осталось, была или не пришла. В заметках — то, что раньше знал только педагог: «уровень выше начинающих, можно переводить», «просила утренние группы», «пришла по рекомендации подруги». Тегами удобно делить базу: «пробное», «сальса», «пропала» — и по тегу за минуту собрать список тех, кому написать перед новым набором. Базу из таблицы или другой программы переносите импортом из Excel; обратно она выгружается в любой момент.

Педагоги, зарплата, деньги

У каждого педагога свой вход в админку: он видит свои занятия, отмечает пришедших, а расписание и деньги студии ему не показываются. Зарплата считается по проведённым занятиям: ставка за занятие, почасовая или за каждого пришедшего — выбирайте то, как у вас принято. В конце месяца в разделе Зарплата готова детализация по датам и выгрузка в Excel — вместо вечера со сверкой списков.

Раздел Деньги собирает продажи абонементов, разовые, пробные и расходы студии; аналитика показывает, какие направления заполняются, а какие вечера стоят полупустыми. Осенний набор с «−20% на первый абонемент до 30 сентября» делается массовым изменением цен: скидка ставится на все абонементы разом, а по сроку снимается сама.

Сайт студии с направлениями, педагогами, расписанием и кнопкой записи появляется вместе с аккаунтом на адресе вида вашастудия.studio-admin.ru, при желании подключается собственный домен. Как сделать его живым — с видео и фирменными цветами — в статье про сайт танцевальной студии.

С чего начать сегодня

Достаточно вечера. Зарегистрировать студию (сфера «Спорт», вид деятельности «Танцы»), завести залы, добавить три-четыре самых популярных вида занятий с уровнями и поставить их сериями на неделю. Затем выложить ссылку на запись в соцсети — и первые пробные придут уже через сайт. Остальные направления и абонементы добавите по ходу, база учеников переносится импортом из таблицы.

Частые вопросы

Ученица ходит и на бачату, и на хип-хоп. Ей нужны два абонемента?

Нет, если вы заведёте абонемент без ограничения по видам занятий — например, «8 занятий, любые направления» или безлимит на месяц. Ограничение по видам нужно только тогда, когда цены на направления разные и вы хотите, чтобы дешёвый абонемент не списывался на дорогое направление.

Как перевести человека из начинающих в продолжающие?

Никак специально: уровни — это разные виды занятий, и ученица просто начинает записываться на «продолжающие». Абонемент при этом остаётся тем же. Если у вас закрытые наборы с постоянным составом, переводите человека из одной группы в другую в его карточке — в будущие занятия новой группы он попадёт автоматически.

Парные направления: можно ли следить за балансом партнёров?

Отдельного счётчика партнёров и партнёрш нет. Практичное решение — два вида занятий «Бачата · партнёры» и «Бачата · партнёрши» с одинаковым временем и залом и вместимостью по половине зала: тогда сайт закроет запись той стороне, где мест уже нет. У занятия есть и поле комментария, видное сотрудникам, — туда удобно писать «не хватает двоих партнёров».

Можно ли перенести базу из другой программы?

Да: импорт принимает таблицу Excel с именами и телефонами, а активным ученицам вы выдаёте абонементы с текущим остатком. Обратный путь тоже открыт — вся база выгружается в Excel в любой момент.