CRM для теннисного клуба и тренера по теннису: корты, окна записи, детские группы и аренда

Четыре корта, три тренера, две детские группы по вечерам и постоянный поток взрослых, которые хотят «час с тренером в субботу утром». Плюс аренда: пары, которые играют сами, бронируют корт на час по телефону, и администратор держит в голове, что второй корт в субботу с десяти занят до обеда «у тех ребят, что всегда играют». В какой-то момент на один корт оказываются записаны индивидуальная тренировка и аренда, и выясняется это на месте — с ракетками в руках.

Теннис сложнее большинства студийных сфер: здесь одновременно три ограниченных ресурса — корт, тренер и время. Индивидуальные тренировки нужно уложить в график тренера и в свободный корт, детские группы — в вечер, аренду — во всё, что осталось. Тетрадь на стойке и переписка это не тянут.

В Studio-Admin корты становятся залами, тренеры получают окна записи, детские группы ведутся постоянным составом с табелем, а аренда бронируется с сайта. Ниже — как это собрать под клуб или под тренера, который работает один.

«Мы думали, главная выгода — онлайн-запись. Оказалось — сетка по кортам: впервые увидели, что третий корт по будням с двенадцати до пяти пустует, и закрыли эти часы дневной арендой со скидкой» — из разговора с управляющим теннисного клуба.

Корт, тренер и время: три ресурса без наложений

Что обычно ломается в теннисном клубе без системы:

• Двойные брони корта — индивидуальная тренировка и аренда на одном корте в одно время.
• Тренер записан в двух местах — на крытом корте и на открытом, потому что записывали разные администраторы.
• Детские группы в тетради — кто был, кто заплатил за месяц, у кого закончился абонемент — знает только тренер группы.
• Аренда по телефону — постоянные звонят, новые не могут дозвониться, корт в среду днём стоит пустой, потому что никто не знает, что он свободен.

Шаг 1. Корты как залы, площадки как адреса

В разделе Адреса заведите адрес клуба и внутри него залы: «Корт 1 (хард)», «Корт 2 (хард)», «Корт 3 (грунт)», «Крытый корт». Если у клуба летняя площадка в парке и зимняя в манеже — это два адреса, у каждого свои корты. При создании любого занятия — индивидуальной тренировки, детской группы, аренды — выбирается адрес и корт, и вся сетка видна разом: на каком корте что идёт в 18:00, где пусто в среду днём.

Фильтр расписания по адресу и залу показывает загрузку каждого корта отдельно — это и есть ответ на вопрос «сколько часов в неделю простаивает третий». Когда адресов два, при записи с сайта клиент увидит шаг «Где удобнее?» и выберет площадку. Подробнее — в статье про несколько адресов и залов.

Шаг 2. Индивидуальные тренировки через окна записи

Час с тренером — индивидуальная услуга, и для неё в Studio-Admin есть окна записи. Каждый тренер задаёт часы, в которые готов брать индивидуальные: вторник и четверг с 8:00 до 12:00, суббота с 9:00 до 14:00. В разделе Цены заводятся услуги с длительностью и ценой: «Индивидуальная тренировка, 60 минут», «Сплит на двоих, 60 минут», «Спарринг с тренером, 90 минут». Клиент на сайте выбирает тренера, услугу и свободное время — система показывает только слоты, куда услуга реально помещается. Записаться «поверх» другого клиента невозможно.

Корт для индивидуальной задаётся адресом окна: в разделе Записи → Окна записи у тренера есть «Адрес окон». Если тренер принимает и в манеже, и на открытых кортах, окно открывается сразу на несколько адресов — клиент выбирает площадку при записи, а запись на одной закрывает это время везде. Тренер не окажется в двух местах в один час. Механика окон разобрана в статье про окна записи.

На популярные часы — субботнее утро, будни после семи — клиенты встают в очередь: отменился кто-то, система сама предложит время следующему. У тренера при этом свой вход в админку: он видит только свои окна, свои записи и свою зарплату.

Шаг 3. Детские группы: постоянный состав, отметки, табель

Детская группа по теннису — это не запись, а состав: «Дети 6–8, мини-теннис», «Дети 9–12», «Юниоры, спортивная» ходят по вторникам и четвергам в 17:00 весь сезон. В разделе Клиенты включите переключатели «Группы» и «Клиенты-дети»: группа задаётся один раз, тренировки серией подтягивают состав сами, а тренер на корте отмечает «Был» / «Не пришёл» с телефона — при отметке занятие списывается с абонемента ребёнка.

За месяц собирается табель: кто из скольких тренировок был, процент, сколько детей вышло на каждую. Перед турниром или переводом в спортивную группу это самый честный документ. Карточка ребёнка хранит дату рождения и телефон родителя — родитель заходит в кабинет по своему номеру и видит расписание, остаток абонемента и посещаемость. Общая механика — в инструкции по группам для секций.

Шаг 4. Аренда корта без тренера

Аренду удобно вести как обычные занятия в расписании. В разделе Цены заведите вид занятия «Аренда корта, 60 минут» с ценой и вместимостью — 1, если бронирует один человек за всех, или 4, если хотите, чтобы каждый игрок парного матча записывался сам. Затем поставьте в расписание слоты аренды на свободные часы конкретного корта: например, «Корт 2, аренда» ежедневно с 12:00 до 17:00 по часу, серией. Клиенты бронируют с сайта, видят свободные часы и корты, администратор — тех, кто позвонил.

Для аренды особенно полезна запись по предоплате: корт бронируется только после оплаты онлайн через ЮKassa или по ссылке, и «забронировали и не пришли» перестаёт случаться. А правило поздней отмены в Записи → Настройки записей — порог в часах, после которого занятие списывается с абонемента — дисциплинирует и тех, кто играет по абонементу на аренду.

Абонементы: индивидуальные, группа, аренда

В разделе Абонементы собираются все схемы клуба, и их можно ограничивать видами занятий, чтобы дешёвый не списывался на дорогое:

• «8 индивидуальных» — только на услуги индивидуальных тренировок;
• «Детская группа, 8 занятий» или безлимит на месяц — для секций;
• «Аренда, 8 часов» — для тех, кто играет сам;
• Заморозка — травма, отпуск, сборы: абонемент на паузе, занятия не сгорают;
• Срок с первого посещения — абонемент, купленный в подарок, ждёт первого визита.

Остаток видят и тренер, и клиент в кабинете, каждое списание — с датой и кортом. Оплата принимается на месте или онлайн; подарочные сертификаты на тренировки включаются переключателем и продаются с сайта.

Что видит клиент в личном кабинете

Клиент заходит в кабинет по номеру телефона и видит: свои тренировки с кортом и тренером, ближайшую по времени, остаток абонемента и срок, историю визитов, позицию в очереди на субботнее утро, правило отмены у каждой записи. Записаться к своему тренеру на следующую неделю, забронировать аренду, отменить до порога — без звонков администратору. Родитель переключается между детьми, если они в разных группах.

Напоминания, погода, переносы

Открытые корты зависят от погоды, и перенос тренировки — рутина, а не исключение. В Studio-Admin перенос делается в самом занятии, а всем записанным уходит сообщение в Telegram или MAX. Накануне бот напоминает клиенту о тренировке — с кортом, тренером и кнопкой «Видел». Владелец получает свои уведомления о записях, отменах и заявках с сайта. Платить за сообщения не нужно.

В карточке клиента копится история: какие тренировки, у кого, на каком корте, был или не пришёл. В заметках — то, что раньше жило в голове тренера: «работаем над подачей», «левша», «ракетка клуба». Новый тренер, взяв ученика на замену, открывает карточку и не начинает с нуля.

Тренеры: доступ и зарплата

У каждого тренера свой вход: свои окна, свои группы, отметки пришедших, своя зарплата — и ничего лишнего. Правки расписания могут уходить управляющему на одобрение. Зарплата считается по проведённым занятиям: ставка за тренировку, почасовая или за каждого пришедшего; у услуги можно задать свою ставку — за индивидуальную одну, за детскую группу другую. Детализация по датам и выгрузка в Excel — в разделе Зарплата. Подробности — в статье про зарплату по выходам.

Сайт клуба и деньги

Сайт на адресе вида вашклуб.studio-admin.ru появляется с аккаунтом: корты, тренеры, цены на индивидуальные, группы и аренду, расписание, карта, кнопка записи. Свой домен — по желанию. Раздел Деньги собирает оплаты за тренировки, аренду, абонементы и расходы клуба; аналитика показывает загрузку кортов по часам и выручку по тренерам. Сезонная скидка на аренду в будни днём делается массовым изменением цен со сроком — по дате цены вернутся сами. База переносится импортом из Excel и выгружается обратно в любой момент.

Переезд: база, абонементы, расписание

Клиентов из тетради или таблицы переносите импортом из Excel — имена, телефоны, заметки. Тем, у кого оплачены индивидуальные, выдайте абонементы с остатком; детям — абонементы секции; постоянным арендаторам — абонемент на аренду и их слоты серией вперёд. Первую неделю удобно вести старую тетрадь параллельно, чтобы убедиться, что ни одна бронь не потерялась. Обратно всё выгружается в Excel в любой момент.

С чего начать

Зарегистрировать студию (сфера «Спорт», вид деятельности «Теннис»), завести корты как залы, услуги индивидуальных с длительностью и открыть окна записи каждому тренеру. Затем — детские группы с составом и серией тренировок, потом слоты аренды на свободные часы. Ссылку на запись — на сайт клуба и в соцсети; звонки «а есть корт в субботу» закончатся через неделю.

Частые вопросы

Тренер работает один, без клуба. Что из этого ему нужно?

Окна записи на кортах, где он арендует время, услуги с ценой, абонементы на 8 тренировок и сайт с кнопкой записи. Корты заводятся адресами: клиент выбирает, где удобнее, а запись на одном закрывает время везде. Всё то же самое, только без раздела зарплаты.

Как не дать аренде и индивидуальной пересечься на одном корте?

Слоты аренды ставьте в расписание на конкретный корт только в те часы, где на этом корте нет окон тренеров. Сетка по кортам показывает пересечения сразу: если в 15:00 на втором корте уже стоит окно тренера, слот аренды туда не ставьте — а фильтр по залу покажет свободные часы за минуту.

Родители двоих детей, оба в разных группах. Один кабинет?

Да: оба ребёнка заводятся на телефон родителя, система не считает это дублем. В кабинете родитель переключается между детьми и видит расписание, остаток и посещаемость каждого.

Можно ли сдавать корт постоянным без предоплаты, а новым — только по оплате?

Да: запись по оплате включается на уровне услуги, а постоянным вы выдаёте абонемент на аренду — с ним система записывает их без оплаты в момент брони. Новые без абонемента бронируют только с оплатой онлайн.