CRM для арт-студии живописи для взрослых: мастер-классы, курсы и подарочные сертификаты

Арт-студия для взрослых редко живёт одним форматом. В пятницу вечером — мастер-класс «картина маслом за три часа» на двенадцать мольбертов, по вторникам — курс «Акварель с нуля» на восемь занятий, в выходные — свободная мастерская, куда приходят порисовать без преподавателя. Клиенты — взрослые люди, которые приходят после работы, компаниями, на свидания и дни рождения, а перед праздниками покупают мастер-класс в подарок. И всё это обычно записано в трёх местах: заявки на мастер-классы в личке соцсетей, курс — в таблице, сертификаты — на стикерах у кассы. CRM для арт-студии нужна не для того, чтобы «стать серьёзнее», а чтобы мольбертов хватило всем, кто записался, и ни один сертификат не потерялся.

Что не так с записью на мастер-классы в личке

• Лимит мест держится в голове. Мольбертов двенадцать, холстов — столько же. Четырнадцатая заявка в личке в четверг вечером — это либо отказ, либо срочная покупка холстов.
• Неявки без предоплаты. Записались десять, пришли шесть. Материалы подготовлены на десять, преподаватель вышел на десять — а выручка на шесть.
• Компании и «я с подругой». Сколько человек реально придёт с одной заявки, выясняется у порога.
• Сертификаты на стикерах. Кто купил, на какую сумму, использован ли — держится в памяти администратора, и перед Новым годом эта память переполняется.
• Курс живёт отдельно. Кто на каком занятии, кто пропустил третье и не умеет смешивать цвета для четвёртого, кто оплатил только половину — в таблице, которую видит один человек.

Дальше — как каждый пункт закрывается в Studio-Admin. Платформа бесплатна, без тарифов и пробных периодов, поэтому зарегистрировать школу и попробовать на ближайшем мастер-классе можно сегодня.

Мастер-класс как занятие с лимитом мест

Мастер-класс в расписании — это обычное занятие с преподавателем, временем и полем «Мест». Мест ровно столько, сколько мольбертов. Когда двенадцатый участник записался, запись с сайта закрывается сама — тринадцатому предлагается встать в очередь. Отменился кто-то из записавшихся — система предложит место первому в очереди, и вам не нужно ни вести список ожидания, ни писать «освободилось место, кто хочет?».

Название занятия — это тема вечера: «Ночной город маслом», «Пионы акварелью», «Абстракция для тех, кто не умеет рисовать». Повторяющиеся форматы — например, пятничный мастер-класс для новичков — ставятся серией на месяц вперёд, а тема каждого меняется в карточке занятия. Расписание смотрится по дню, неделе и месяцу, перенос — перетаскиванием, и всё это работает с телефона.

От неявок защищает запись по предоплате: с подключённой онлайн-оплатой место на мастер-классе бронируется только после оплаты. Если эквайринга пока нет, работает более мягкий вариант — напоминание накануне в Telegram или MAX с кнопкой «Видел»: вы точно знаете, кто напоминание получил, и на утро пятницы у вас честная цифра, а не надежда. За день до мастер-класса видно, сколько человек записалось, — значит, понятно, сколько холстов грунтовать и хватит ли фартуков.

Выездные форматы — мастер-класс в кафе или на корпоративе заказчика — ведутся в том же расписании: второй адрес добавляется в разделе «Адреса», и у занятия выбирается, где оно проходит. Участники записываются по той же ссылке, а вы видите оба адреса в одной сетке и не поставите выездной вечер на то же время, что и занятие в мастерской.

Запись с сайта, который уже есть

Вместе с аккаунтом студия получает сайт: обложка с фото или видео из мастерской, галерея работ учеников, расписание ближайших мастер-классов, цены, отзывы, карта и кнопка «Записаться». Ссылку достаточно закрепить в шапке соцсетей и в мессенджерах — и заявки перестают приходить в личку. Адрес вида вашастудия.studio-admin.ru выдаётся сразу, свой домен подключается при желании; редактируется всё из админки, без дизайнера, и обновить галерею после удачного вечера — пять минут.

Записываются взрослые почти всегда с телефона, поэтому страница записи сделана под него: крупные кнопки, один вопрос на экран. Заявка попадает в систему с именем и телефоном, а вам приходит уведомление о новой записи — без проверки личных сообщений каждый час.

У каждого клиента есть личный кабинет — вход с сайта студии. В нём свои записи на ближайшие мастер-классы, история визитов, остаток занятий на курсе и оплаты. Клиент сам видит, на какой вечер он записан, и сам отменяет запись, если планы изменились, — место тут же уходит следующему из очереди. Вопросы «а я записана на пятницу?» и «сколько занятий курса у меня осталось?» перестают приходить в личку.

Курсы, разовые визиты и свободная мастерская

Курс «Акварель с нуля, 8 занятий» устроен иначе, чем мастер-класс: состав постоянный, все восемь занятий стоят в расписании заранее. Для этого включается тумблер «Группы» в разделе «Клиенты»: группа курса заводится один раз, занятия ставятся серией, и состав подтягивается в каждое сам. На занятии преподаватель отмечает пришедших тумблерами «Был» — «Не пришёл», а курс продаётся абонементом на восемь занятий: отметка списывает занятие, пропуск — нет, и ученик, пропустивший «смешивание цветов», приходит на него со следующим потоком, не теряя оплаченного. Заметка к занятию — «взять больше белил», «двое левшей» — видна преподавателю в карточке занятия, чтобы подготовить материалы заранее.

Разовый визит — просто услуга с ценой: пришёл, оплатил, в карточке остался визит. Свободная мастерская хорошо ложится на абонемент-безлимит на месяц: человек приходит рисовать когда хочет, оплата одна. Если кто-то уезжает в отпуск посреди курса — абонемент замораживается, срок сдвигается. Как продавать разовые занятия прямо с сайта, разобрано в статье про продажу разовых занятий онлайн.

Индивидуальные уроки через окна записи

Часть взрослых после мастер-класса хочет заниматься всерьёз — один на один, академическим рисунком или своей техникой. Для этого есть окна записи: преподаватель один раз задаёт часы, в которые готов вести индивидуальные уроки — например, «среда и суббота, 12:00–16:00, до вечерних мастер-классов», — и из них собирается страница записи. Ученик выбирает время сам, но только из реально свободного: занятое не показывается, поэтому индивидуальный урок не наложится на мастер-класс, а двое не запишутся на один час.

Против «давайте перенесём» за полчаса до урока есть правило поздней отмены: в настройках задаётся, за сколько часов до начала отмена ещё бесплатна, — при более поздней занятие списывается с абонемента. Ученик видит предупреждение до того, как подтвердит отмену, так что спорить потом не о чем. Если урок отменён вовремя, окно снова открыто для остальных, а желающие на популярные часы встают в очередь.

Подарочные сертификаты без стикеров

Перед Новым годом, 8 Марта и днями рождения арт-студия продаёт не картины, а впечатления — и сертификат здесь главный товар сезона. В Studio-Admin сертификаты включаются в разделе «Цены»: настраиваются номиналы, срок действия, условия и картинка, а на сайте студии появляется отдельная страница покупки. Покупатель выбирает, что дарит — сумму или конкретную услугу вроде «Мастер-класс на двоих», — указывает имя получателя и поздравление, оплачивает онлайн или оставляет заявку. Письмо-сертификат в цветах студии уходит ему само, и его не стыдно переслать или распечатать.

Когда получатель приходит, администратор вбивает код из письма в поиск — сертификат находится по коду, имени или телефону — и одним нажатием отмечает его использованным. Каждый сертификат виден в списке со статусом, сумма попадает в «Деньги», а продать его можно и на кассе — кнопкой «Выдать сертификат вручную». Подробный разбор — в статье про подарочные сертификаты.

Клиенты: кто был, что рисовал, кому напомнить

У каждого клиента — карточка с историей визитов, оплатами, заметками и тегами. Заметки — то, что обычно живёт в памяти преподавателя: «рисовала пионы, хочет попробовать масло», «пришла по сертификату от коллег», «боится акварели, хвалить». Теги вроде «новичок», «курс», «корпоратив» помогают отфильтровать список клиентов за секунду. Если студия уже накопила базу в таблице, она переносится импортом за один раз, а обратно выгружается в Excel в любой момент.

Уведомления работают через ботов Telegram и MAX: подтверждение записи, напоминание накануне мастер-класса, сообщение о переносе. Платить за сообщения, как за SMS, не нужно, ответы клиентов приходят в раздел «Обращения». А тем, кто был один раз и пропал, стоит напомнить о себе новым мастер-классом — как это делать без навязчивости, разобрано в статье про возвращение ушедших клиентов.

Скидки с датой и цены, которые меняются разом

Акции в арт-студии короткие и сезонные: «первый мастер-класс со скидкой до 15 октября», «летом свободная мастерская дешевле». В карточке цены задаются старая и новая цена — на сайте появляется зачёркнутая старая, — а скидку можно ограничить датой: после неё цена вернётся к обычной сама, и никто не обнаружит в декабре забытую «летнюю» скидку. Когда дорожают холсты и краски и прайс нужно поднять целиком, цены меняются массово одним действием, а не по каждой услуге. Как устроены живые скидки, читайте в отдельной статье.

Разовый визит по промо-цене «первый раз» удобно завести отдельной услугой: новичок покупает её с сайта, после мастер-класса в карточке остаётся визит и тег «новичок» — и вы знаете, кого через неделю пригласить на курс.

Деньги и преподаватели

Все поступления — онлайн-оплаты с сайта, сертификаты, оплаты на месте — собираются в разделе «Деньги», там же ведутся расходы на материалы и аренду, поэтому прибыль месяца считается честно, а не «примерно». Зарплата преподавателей считается по проведённым занятиям: ставка за мастер-класс, почасовая или за каждого пришедшего участника — последнее удобно, когда преподаватель получает от наполненности вечера. Детализация по дням и выгрузка в Excel — для бухгалтера. Каждый преподаватель видит только свои занятия, администратор — то, что ему разрешил владелец. В аналитике видно, какие темы собирают полный зал, а какие вечера стоят полупустыми. Отмечать пришедших и смотреть расписание удобнее из мобильного приложения — телефон всегда рядом с мольбертом, а ноутбук в мастерской обычно заляпан краской.

Как запустить арт-студию в Studio-Admin

Частые вопросы

На мастер-класс с двенадцатью мольбертами хотят записаться четырнадцать человек — что будет?

Двенадцать запишутся, для остальных запись закроется, и они смогут встать в очередь. Если кто-то из записавшихся отменит, система предложит место первому в очереди. Свободные места и лимит проверяются при любой записи — и с сайта, и из админки.

Пришла компания из четырёх человек — как их записать?

Каждый может записаться сам по ссылке — так у каждого будет своя карточка и свои напоминания. Если заявку прислал один человек за всех, администратор добавляет участников в занятие из админки, а новых клиентов заводит прямо в форме записи, без отдельного захода в «Клиенты».

Получатель сертификата никогда у нас не был — как его провести?

Он записывается на мастер-класс как обычный новый клиент — карточка создаётся при записи. На месте администратор находит сертификат по коду из письма и отмечает его использованным, а визит остаётся в карточке. Так у нового человека с первого вечера есть история — и повод пригласить его на курс.

Нужен ли эквайринг, чтобы начать?

Нет. Запись, напоминания и сертификаты по заявке работают без него: покупатель оставляет заявку, платит переводом, вы нажимаете «Оплата получена — выдать», и письмо уходит. Онлайн-оплату через ЮKassa подключите, когда захотите бронировать места по предоплате. Если вы ведёте детскую художественную школу с родителями и абонементами, загляните в статью про школу искусств.