CRM для бегового клуба и тренера по бегу: тренировки на улице, точки сбора и абонементы

Вторник, семь утра, набережная у моста. В чате клуба на восемьдесят человек вчера вечером записались четырнадцать, на старт вышли девять. Двое перепутали точку сбора и ждут у стадиона, один написал в три ночи «я не смогу», ещё двое просто проспали. Тренер стоит с секундомером и пересчитывает людей по головам, а параллельно вспоминает, у кого из девяти абонемент на месяц закончился на прошлой неделе.

Беговой клуб — это спорт без зала, и именно это ломает большинство программ учёта. Нет помещения — нет привычной «комнаты с расписанием»: тренировки в разных парках, персональные на стадионе, длительные по субботам за городом. Расписание живёт в закреплённом сообщении чата, оплата — в переводах на карту, а состав — в голове тренера.

Studio-Admin переносит клуб из чата в систему, не заставляя его притворяться фитнес-залом. Точки сбора становятся адресами, групповые тренировки — сериями с лимитом мест, персональные — окнами записи, а абонемент на месяц списывается сам. Разберём по шагам.

«Самое неожиданное — сколько людей записалось на первую же тренировку через сайт, а не через чат. Оказалось, половина новичков полгода стеснялась написать в чат на восемьдесят человек «а можно к вам?»» — из разговора с тренером бегового клуба.

Почему беговому клубу не подходит «запись как в салоне»

• Несколько точек сбора. Интервалы на стадионе, темповые в парке, длительные с набережной. Бегун должен видеть, куда приходить, ещё при записи, а не выяснять в чате.
• Погода. Гроза — тренировка переносится, и предупредить нужно всех записанных за час, а не тех, кто успел прочитать чат.
• Групповые и персональные вперемешку. Утром тренер ведёт группу, днём — двух персональных на стадионе, и это одно расписание, а не два.
• Абонемент на месяц. «Месяц безлимита» — базовая модель клуба, и её надо считать по календарю, а не по посещениям.
• Чат вместо CRM. Восемьдесят человек в чате — это не база: кто из них ходит, кто заплатил, кто пропал в мае, не знает никто.

Шаг 1. Точки сбора как адреса

В разделе Адреса заведите каждую точку сбора как отдельный адрес: «Парк Победы, у главного входа», «Стадион, ворота со стороны улицы Ленина», «Набережная, у пешеходного моста». Пишите так, как объясняете новичку по телефону, — этот текст увидят и в расписании, и в напоминании.

Как только адресов два и больше, в онлайн-записи на сайте появляется шаг «Где удобнее?»: бегун выбирает точку и видит тренировки только там, или нажимает «Не важно» и видит всё. У каждого адреса есть галочка «Показывать на сайте» — закрытую точку для спортивной группы можно не публиковать. В фильтре расписания админки адреса тоже появляются: одним нажатием видно, сколько тренировок на неделе проходит в парке, а сколько на стадионе. Подробности — в статье про несколько адресов и залов.

Шаг 2. Групповые тренировки сериями с лимитом мест

В разделе Цены заведите виды тренировок: «Интервалы», «Темповая», «Длительная», «Техника бега для новичков». У каждого — длительность, цена разового и вместимость: сколько человек один тренер держит на дорожке. Затем в расписании ставьте серии: интервалы по вторникам в 7:00 на стадионе, темповые по четвергам в 19:00 в парке, длительная в субботу в 8:00 с набережной — одна серия на сезон.

Бегуны записываются с сайта или из личного кабинета, видят свободные места; когда лимит достигнут, встают в очередь — освободилось место, первый из очереди записывается сам и получает сообщение. Гроза? Отменяете тренировку одним действием, и всем записанным уходит уведомление в Telegram или MAX. Переносите на вечер — уходит уведомление о переносе. Чат больше не нужно «прочёсывать».

Сезонные изменения делаются серией: летом интервалы в 7:00, с октября — в 8:00. Правите серию с нужной даты, и всем записанным на затронутые тренировки уходит уведомление о переносе. Отдельное событие — забег выходного дня, выезд на старт в другой город — ставится вне серии, с собственной точкой сбора, ценой и лимитом мест.

Пробная тренировка для новичка

Новичок в беговой клуб приходит через страх «я слишком медленный». Ему нужно простое действие: нажать кнопку на сайте, а не писать в чат. Заведите «Пробная тренировка» отдельным видом занятия с той же точкой сбора и небольшой вместимостью — и ставьте её раз в неделю на самую спокойную группу. Цену покажите со скидкой: старая цена зачёркнута, новая рядом; на время набора можно поставить «пробное 0 ₽» со сроком акции, по дате цена вернётся сама. Новичок записывается, получает напоминание с точкой сбора, а в базе появляется карточка. После тренировки тренер отмечает «Был» и выдаёт абонемент «Месяц» — из карточки, в два касания.

Шаг 3. Персональные тренировки через окна записи

Персональная тренировка по бегу — техника, разбор каденса, подготовка к первому полумарафону — это индивидуальная услуга. Для неё в Studio-Admin есть окна записи: тренер задаёт часы, в которые готов брать персональных, услуги с длительностью — «Персональная, 60 минут», «Техника бега, 45 минут», — а клиент на сайте выбирает время из реально свободных. Наложений не бывает: если в 10:00 уже записан один, второй это время не увидит.

Для тренера по бегу важна деталь: персональные он ведёт не в одном месте. Утром на стадионе, вечером в парке рядом с домом клиента. Окно записи можно открыть сразу на несколько адресов — в разделе Записи → Окна записи у тренера задаётся «Адрес окон». Клиент при записи выбирает точку, а запись на одной закрывает это время везде: тренер не окажется записан в двух парках на один час. Как устроены окна, — в статье про окна записи.

Шаг 4. Абонемент на месяц — и другие

Базовая модель клуба — «месяц, ходи на все групповые» — собирается в разделе Абонементы как безлимит со сроком 30 дней или календарный месяц. Отметки при этом всё равно нужны: они показывают, кто реально бегает, и наполняют аналитику. Рядом живут другие схемы:

• 8 тренировок — для тех, кто приходит через раз;
• 4 персональные — абонемент, ограниченный видом занятия «Персональная»;
• Срок с первого посещения — новичок купил в пятницу, а первый раз вышел в среду: месяц пойдёт со среды;
• Заморозка — надкостница, отпуск, старт в другом городе: абонемент на паузе, дни не сгорают.

Оплатить абонемент можно онлайн — по ссылке или через ЮKassa, — и переводы на карту с подписью «за бег» перестают быть системой учёта. Остаток и срок видят и тренер в карточке, и бегун в личном кабинете.

Отметка на старте и поздняя отмена

Тренер открывает тренировку в телефоне на точке сбора — видит записанных. Нажал «Отметить всех пришедшими», снял отметку у двоих, кого нет, — тридцать секунд, и состав зафиксирован, абонементы списаны у тех, у кого они на количество. Опоздавшего, который прибежал без записи, добавляете в ту же тренировку кнопкой «+ Добавить клиента».

С ночными «я не смогу» помогает правило поздней отмены в Записи → Настройки записей: порог, например, 3 часа до старта. Отменил раньше — бесплатно, место ушло очереди. Позже — тренировка списывается с абонемента по количеству; правило бегун видит на карточке записи заранее. Без абонемента — просто отмена, долги не заводятся.

Что видит бегун в личном кабинете

Бегун заходит в кабинет по номеру телефона и видит: расписание на неделю с точками сбора, свои записи, остаток абонемента и дату окончания, историю тренировок, очередь с позицией, правило отмены у каждой записи. Записаться на субботнюю длительную, отменить вторник до порога, встать в очередь на интервалы — без единого сообщения тренеру. Обычно именно это и разгружает чат: организационные вопросы перестают в нём появляться.

Напоминания вместо чата на восемьдесят человек

Чат остаётся для общения, а организационную часть забирает бот клуба в Telegram или MAX: подтверждение записи, напоминание накануне — с точкой сбора и кнопкой «Видел», перенос из-за погоды, продвижение из очереди. Тренеру приходят свои уведомления: новая запись, отмена, заявка с сайта — push и дубль в бота. Как получать всё это в одном месте, — в статье про уведомления студии в Telegram и MAX.

Тренер-одиночка и клуб с ассистентами

Если вы один, всё описанное работает на вас: расписание, окна, абонементы, сайт. Если клуб вырос и появились ассистенты, у каждого — свой вход: он видит свои тренировки, отмечает пришедших, а деньги клуба ему не показываются. Зарплата считается по проведённым тренировкам — ставкой за тренировку, почасовой или за каждого пришедшего — с детализацией и выгрузкой в Excel. Как это устроено, — в статье про зарплату по выходам.

Деньги и аналитика

Раздел Деньги собирает продажи абонементов, разовые, онлайн-оплаты и расходы клуба — аренду стадиона, форму, стартовые взносы. Аналитика показывает посещаемость по точкам и дням: если интервалы на стадионе стабильно собирают четверых, а темповые в парке — восемнадцать, это повод объединить или передвинуть, а не «так исторически сложилось». Число пробных за месяц и сколько из них купили абонемент — здесь же.

База: переезд из чата и таблицы

Список участников из чата или таблицы переносится импортом из Excel — имена и телефоны. Тем, кто платит за месяц, выдайте абонемент «Месяц» с текущей датой окончания; тем, кто ходит по восьмёрке, — с остатком. В карточке каждого копится история: сколько тренировок в месяц, когда был последний раз, какой абонемент. Заметки — «готовится к полумарафону в октябре», «колено, без интервалов» — помогают тренеру помнить восемьдесят человек, не держа их в голове. Обратно база выгружается в Excel в любой момент.

Сайт клуба и сертификаты

Сайт на адресе вида вашклуб.studio-admin.ru появляется с аккаунтом: расписание по точкам, тренеры, цены и абонементы, кнопка записи, карта. Свой домен подключается при желании. Подарочный сертификат на месяц бега — хороший подарок бегуну на день рождения, и он покупается прямо на сайте, без участия тренера.

С чего начать

Зарегистрировать студию (сфера «Спорт», вид деятельности «Бег»), завести точки сбора, три вида тренировок и поставить неделю сериями. Затем — абонемент «Месяц» и ссылка на запись в закреплённом сообщении чата. Через неделю чат станет местом для разговоров, а не для учёта.

Частые вопросы

Тренировка идёт из парка по маршруту. Какой адрес указывать?

Точку сбора — то, куда человек должен прийти. Маршрут пишите в комментарий к занятию или в описание вида тренировки на сайте.

Можно ли открывать запись только тем, у кого есть абонемент?

Для конкретных тренировок можно включить запись только по оплате: без действующего абонемента или оплаты разового система место не даст. Для открытых пробных тренировок этот режим не включайте — новичку должно быть легко прийти.

Как вести подготовку к марафону — 16 недель по плану?

Заведите закрытую группу в разделе «Клиенты» с постоянным составом: тренировки серией на 16 недель подтянут состав сами, тренер отмечает пришедших, а табель за месяц покажет, кто выпадает из плана. Открытые групповые при этом продолжают идти по записи.

Как быть с теми, кто платит переводом на карту?

Принимайте как раньше, но отмечайте в системе: в карточке клиента выдаёте абонемент и указываете способ оплаты «перевод». Деньги попадут в раздел «Деньги», абонемент начнёт списываться, а через месяц вы увидите, кто оплатил, а кто нет, — без пролистывания истории переводов.