CRM для центра подготовки к ЕГЭ и ОГЭ: группы по предметам, оплата по месяцам и родители в кабинете

Центр подготовки к ЕГЭ и ОГЭ живёт по учебному году. В сентябре набираются группы по предметам — профильная математика, русский, обществознание, физика — по шесть-восемь человек в каждой, с оплатой за месяц вперёд. К ним добавляются индивидуальные занятия: кому-то нужно подтянуть геометрию, кто-то готовится к олимпиаде, кто-то пришёл в феврале и в группу уже не встроится. Родители платят, ученики ходят, преподаватели ведут — и всё это девять месяцев подряд, до последнего экзамена в июне. Таблица «оплаты по месяцам» и журнал у каждого преподавателя выдерживают сентябрь и октябрь. К декабрю CRM для центра подготовки к ЕГЭ становится не удобством, а способом не растерять учеников и деньги посреди года.

Где центр подготовки теряет время и деньги

• Оплата по месяцам вручную. Тридцать семей, каждая платит «за ноябрь» в свой день и своим способом. Кто оплатил, кто обещал «на неделе», кто ходит третью неделю без оплаты — восстанавливается по переписке и выписке.
• Посещаемость в журнале преподавателя. Журналов столько же, сколько предметов. Свести их в конце месяца — вечер администратора, а вопрос родителя «сколько занятий по физике пропущено?» требует звонка преподавателю.
• Индивидуальные занятия в личке. «А в четверг после шести можно?» — десятки сообщений ради одного урока, и всегда риск поставить двоих на один час.
• Родители в неведении. Они платят, но не видят ни расписания, ни посещений, ни остатка — и спрашивают об этом преподавателя, который в это время ведёт урок.
• Отток в середине года. Ученик перестал ходить в январе, а заметили это в марте — когда группа уже наполовину пустая.

Ниже — как эти пять пунктов закрываются в Studio-Admin. Платформа бесплатна и не берёт плату ни за учеников, ни за преподавателей, поэтому зарегистрировать школу можно уже сегодня, а переводить в неё группы — одну за другой.

Группы по предметам: состав задаётся один раз

В центре подготовки к экзаменам ученик не «записывается на услугу» — он ходит в свою группу по расписанию весь год. Поэтому базовая единица здесь — постоянная группа. В разделе «Клиенты» включается тумблер «Группы», и дальше каждая группа заводится один раз: «Математика профиль, 11 класс, вт/чт 17:00», «Обществознание ОГЭ, сб 11:00», «Русский, 10 класс». У группы есть преподаватель и цветная метка, по которой она узнаётся в расписании с одного взгляда.

Занятие в расписании привязывается к группе — и весь состав оказывается в нём автоматически. Никого не нужно записывать на каждый урок: открыли занятие, а там уже все восемь фамилий. Один ученик спокойно состоит в двух группах — математика и физика — и попадает в занятия обеих. Пришёл новенький в ноябре — добавили его в группу, в будущие занятия он попал сам, в уже созданные дотягивается кнопкой «Обновить состав из группы». Общая механика групп разобрана в отдельной инструкции, здесь важно одно: состав живёт в одном месте, а не в восьми журналах.

Постоянные дни ставятся повторяющейся серией на весь учебный год: вторник и четверг до конца мая — одним действием. Расписание смотрится по дню, неделе или месяцу; перенос занятия — перетаскиванием. Если у центра два кабинета, параллельные группы в один час не мешают друг другу, а если два адреса — оба ведутся в одном аккаунте.

Посещаемость: отметка на уроке, табель к концу месяца

Преподаватель открывает занятие с телефона и проходит по списку тумблерами: «Был» — «Не пришёл». Если пришли все, есть кнопка «Отметить всех пришедшими» — одно нажатие, потом снимаете отметку с заболевших. На группу из восьми человек уходит меньше минуты, и это единственное учётное действие, которое от преподавателя требуется.

Дальше отметка работает сама. Она списывает занятие с абонемента ученика, попадает в табель посещаемости и — если преподаватель получает за проведённые занятия — в его зарплату. Табель по группе собирается автоматически: строки — ученики, столбцы — даты, справа итог и процент по каждому. К концу месяца сводить нечего, а если табель просит родитель или директор, он выгружается файлом и открывается в Excel.

Для центра подготовки табель — ещё и педагогический инструмент. Ученик, который пропустил три занятия по стереометрии подряд, виден в феврале, а не на пробнике в апреле. Преподаватель видит это в табеле, родитель — в кабинете, и разговор о дополнительном индивидуальном занятии начинается вовремя. Подробнее про механику отметок — в статье про учёт посещаемости без Excel.

Помесячная оплата абонементом

Классическая схема центра — «оплата за месяц вперёд». В Studio-Admin это абонемент со сроком действия: «Математика, месяц» — безлимит на 30 дней или на календарный месяц. Ученик ходит по расписанию, оплата фиксированная, а в конце срока абонемент истекает и попадает в список тех, кому пора продлевать. Если у вас считают по занятиям, заводится пакет «8 занятий»: пропуск по болезни не сгорает, потому что списание идёт только по отметке «Был».

Активацию абонемента можно привязать к первому посещению — купленный в августе абонемент не «тикает», пока группа не начала заниматься. На время болезни, олимпиады или каникул абонемент замораживается: списания останавливаются, срок сдвигается — как это устроено, разобрано в статье про заморозку.

Оплату родитель вносит так, как ему удобно: по ссылке, через СБП или картой через ЮKassa — поступление сразу видно в разделе «Деньги». Кто платит на месте — администратор отмечает поступление в карточке ученика. Должники — те, кто продолжает ходить с истёкшим абонементом, — видны отдельным списком, и напоминать об оплате можно по факту, а не по памяти.

Индивидуальные занятия через окна записи

Индивидуальные уроки в центре — отдельная история: у каждого преподавателя своё свободное время между группами, и именно оно должно продаваться. Для этого есть окна записи: преподаватель один раз задаёт часы, в которые готов заниматься один на один — например, «понедельник и среда, 15:00–17:00, до вечерних групп». Из этих окон собирается страница записи, где ученик или родитель выбирает время сам, но только из реально свободного. Занятое время не показывается, поэтому двое на один час не запишутся, а групповое занятие не наложится на индивидуальное — они живут в одном расписании.

Перенос и отмена перестают быть перепиской: ученик отменил — окно снова открыто для остальных. Если отмены впритык съедают время преподавателя, включается правило поздней отмены: в настройках задаётся, за сколько часов до начала отмена ещё бесплатна, — при более поздней занятие списывается с абонемента. Ученик видит это предупреждение до того, как подтвердит отмену, так что спорных ситуаций не возникает.

Индивидуальные услуги могут быть разной длительности — «Разбор задач, 60 минут» и «Подготовка к устной части, 90 минут»: длительность задаётся у услуги, и свободное время делится под неё само. Если на вечерние часы к сильному преподавателю претендуют несколько семей, работает очередь на запись: освободился час — система предложит его следующему, и вам не нужно держать в голове, кто просил среду.

Родитель в кабинете, напоминания в Telegram и MAX

В центре подготовки два «клиента» сразу: ученик, который ходит, и родитель, который платит и волнуется. Тумблер «Клиенты-дети» в разделе «Клиенты» добавляет в карточку ученика дату рождения и телефон родителя. По этому номеру родитель заходит в личный кабинет и видит расписание группы, посещённые и пропущенные занятия, остаток и срок абонемента, историю оплат. Двое детей в центре — переключение между ними в том же кабинете. Вопросы «когда у нас физика?» и «мы оплатили декабрь?» перестают приходить преподавателю в личку — на них отвечает экран телефона.

Напоминания уходят автоматически в ботов Telegram и MAX: подтверждение записи на индивидуальное занятие, напоминание накануне, сообщение о переносе или отмене — когда преподаватель заболел, не нужно обзванивать восемь семей. У сообщения есть кнопка «Видел», ответы попадают в раздел «Обращения», и платить за сообщения, как за SMS, не нужно. Владельцу тем временем приходят уведомления о новых записях и оплатах — картина дня видна без обхода кабинетов.

Преподаватели: свои группы, своя зарплата

Каждый преподаватель заходит под своим доступом и видит только свои группы, свои окна и свои занятия — чужие ученики и финансы центра ему не показываются. Зарплата считается по проведённым занятиям автоматически: ставка за занятие, почасовая — если уроки разной длительности, — или за каждого пришедшего ученика, если преподаватель получает от наполненности группы. Детализация по дням и выгрузка в Excel — для бухгалтера или для самого преподавателя, который хочет проверить цифры. Администратору выдаются настраиваемые права по разделам: расписание и клиенты — да, деньги — по решению владельца. Преподавателю для всего этого достаточно телефона: мобильное приложение показывает его расписание на день, состав группы и кнопки отметки — ноутбук в кабинете не нужен.

Запуск центра в Studio-Admin по шагам

Сайт центра и набор на новый учебный год

Вместе с аккаунтом центр получает сайт: обложка, предметы с ценами, преподаватели, отзывы родителей, карта и кнопка записи на пробное занятие. Заявка с сайта попадает в систему с именем ученика и телефоном родителя — ничего не переписывается с бумажки. Адрес вида вашцентр.studio-admin.ru выдаётся сразу, свой домен подключается при желании. Согласие на обработку персональных данных родитель ставит галочкой в форме, страницы политики конфиденциальности у сайта есть из коробки — для центра, работающего с данными школьников, это не формальность.

Летний набор удобно вести скидкой с датой: «ранняя запись до 31 августа — минус 15%» ставится в карточке цены, на сайте появляется зачёркнутая старая цена, а после указанной даты скидка снимается сама — никто не забудет её выключить. Когда в новом учебном году меняется весь прайс, цены пересчитываются массово, одним действием, а не по одной услуге. Сводка по центру — выручка по предметам, заполняемость групп, ученики, которые перестали ходить, — видна в аналитике, а вся база в любой момент выгружается в Excel: данные всегда ваши.

Частые вопросы

Ученик ходит на два предмета — нужен один абонемент или два?

Как вам удобнее. Можно продавать абонемент на конкретную услугу — «Математика, месяц» и «Физика, месяц» отдельно, — и при отметке на занятии система спишет занятие именно с абонемента этого предмета. Можно завести один универсальный «Два предмета, месяц» — он подходит к любому занятию. Если у ученика есть оба типа, система сначала берёт абонемент по услуге, потом универсальный.

Ученик болел две недели — что делать с оплаченным месяцем?

Заморозить абонемент на время болезни: списания останавливаются, срок сдвигается на столько же дней. Если абонемент со счётчиком занятий, замораживать не обязательно — пропуск и так не списывается, занятия остаются на балансе.

Один преподаватель ведёт и группы, и индивидуальные — не перепутается?

Нет: групповые занятия и окна записи живут в одном расписании преподавателя. Время, в которое стоит группа, для индивидуальной записи закрыто, а индивидуальное занятие не даст поставить на этот час группу. Окна генерируются на восемь недель вперёд и пересобираются при любом изменении графика.

Чем это отличается от программы для репетитора?

Механика та же, масштаб другой: у репетитора одно расписание и окна записи, у центра — несколько преподавателей, группы с табелем, родительские кабинеты и зарплата. Если вы работаете один, начните со статьи про CRM для репетитора — а когда появится второй преподаватель, всё описанное здесь уже будет в том же аккаунте.