CRM для студии йоги: классы по направлениям, безлимит, окна для индивидуальных практик

Утро в студии йоги начинается не с приветствия солнцу, а с телефона. В 7:40 пишет клиентка: «Я сегодня не приду на хатху, можно перенести?» Класс в 8:00, на него записано двенадцать человек при двенадцати ковриках, а в листе ожидания — ещё двое, которым уже никто не успеет написать. Вечером — виньяса на пятнадцать мест, куда записались через три разных канала: сайт, директ и звонок администратору. Кто из них по безлимиту, кто по разовому, а кто пришёл на пробное — выяснится на ресепшене.

Студия йоги — тихое место, но учёт в ней шумный: направлений много, преподаватели ведут по два-три класса в разных студиях, абонементы бывают на количество и безлимитные, а отмены приходят в последнюю минуту. CRM для студии йоги должна снимать этот шум так, чтобы владелец и преподаватели занимались практикой, а не перепиской.

Разберём, как это устроено в Studio-Admin — бесплатной CRM с расписанием классов, онлайн-записью, абонементами, окнами для индивидуальных практик и напоминаниями в Telegram и MAX.

Чем студии йоги тесно в мессенджерах и таблицах

• Направления путаются. Хатха, виньяса, инь, йога-нидра, кундалини, йога для беременных — у каждого своя аудитория, длительность и преподаватель. В чате это выглядит как «а сегодня какая йога?» десять раз в день.
• Мест ровно столько, сколько ковриков. Зал на двенадцать человек не растянуть, а запись «по переписке» не знает про лимит: тринадцатый узнаёт об этом у двери.
• Безлимит нельзя посчитать вручную. Кто по безлимиту, а у кого закончился срок, — администратор помнит, пока не уволится.
• Отмены в последний момент. Место освобождается за полчаса до класса, и оно пропадает, хотя желающие были.
• Индивидуальные практики живут отдельно. Йогатерапия и персональные занятия с преподавателем записываются в личке — и владелец о них узнаёт по факту, если узнаёт.

Расписание классов по направлениям

В Studio-Admin каждое направление — это вид занятия со своей длительностью и вместимостью: «Хатха, 90 минут, 12 мест», «Виньяса, 60 минут, 15 мест», «Йога-нидра, 75 минут, 20 мест». Класс ставится в сетку кликом по свободной ячейке: вид, преподаватель, зал — и поле «Мест». Как только записалось столько, сколько ковриков, онлайн-запись на этот класс закрывается сама.

Недельная сетка йога-студии почти не меняется месяцами, и заводить её по одному классу не нужно. Повтор «По выбранным дням» создаёт серию на двенадцать недель вперёд: утренняя хатха по понедельникам, средам и пятницам ставится один раз. Если преподаватель уезжает на ретрит на три недели, вы открываете его класс, меняете преподавателя и выбираете «К этому и всем последующим» — вместо того чтобы править двадцать занятий по одному.

Расписание смотрится по дню, неделе и месяцу. На телефоне вместо сетки — лента классов по дням, которую преподаватель листает свайпом перед тем, как выйти из дома. Подробно про серии, переносы и заполнение сетки — в инструкции по расписанию.

Онлайн-запись на класс: клиент выбирает коврик сам

На сайте студии клиент видит расписание на неделю, выбирает класс и записывается — в 23:00 после работы или в 6:30 перед утренней практикой. Администратору ничего делать не нужно: если включён переключатель «Принимать заявки автоматически», запись подтверждается сразу, и клиенту уходит подтверждение. Ссылку на страницу записи удобно держать в шапке соцсетей и отправлять в ответ на любое «а можно к вам?» — в разделах «Расписание» и «Записи» есть кнопка «🔗 Ссылка», которая её копирует.

Все коврики заняты — очередь

Когда на вечернюю виньясу мест не осталось, клиент встаёт в очередь. Отменится кто-то — система сама продвинет первого из очереди: создаст запись и отправит ему сообщение. Тот самый коврик, который раньше пропадал из-за отмены за полчаса, теперь достаётся тому, кто ждал.

Личный кабинет

Клиент заходит в кабинет по своему номеру телефона: ближайшие классы, остаток абонемента или дата, до которой действует безлимит, история практик, чат со студией. Там же он сам отменяет запись — по правилам, которые вы задали (об этом ниже). Подробнее — в статье про личный кабинет клиента.

Пробное занятие для новичка

Новичку не нужно звонить и спрашивать, можно ли «прийти просто попробовать». Заведите «Пробное занятие» отдельной позицией с ценой — оно появится на сайте рядом с абонементами, а через массовые изменения цен его можно сделать бесплатным на время набора. Человек записывается на класс для начинающих по той же ссылке, получает подтверждение и напоминание — и с первой записи у него есть карточка в базе, к которой вы вернётесь, если он не купит абонемент сразу.

Абонементы студии йоги: на количество, безлимит, заморозка

В разделе Абонементы собираются привычные для йоги тарифы:

• Разовое и пробное занятие — как отдельные позиции с ценой;
• 4, 8, 12 классов — со сроком действия, например месяц или два;
• Безлимит на месяц — переключатель «∞»: посещения не ограничены, считается только срок. Именно так обычно ходят те, кто практикует четыре-пять раз в неделю;
• Утренний абонемент — если хотите продавать дешевле классы до 12:00, это просто ещё один тариф со своими условиями и своим названием.

Срок абонемента может стартовать сегодня, с конкретной даты или с первого посещения. Последнее для йоги важно: клиентка купила абонемент на восемь классов перед отпуском — он подождёт её и запустится в день первой практики. Остаток видят оба: администратор в карточке и клиентка в кабинете, так что спор «у меня было ещё два класса» превращается в историю посещений с датами.

Автосписание и отметка «Был»

Когда клиенты записываются сами, включите в «Абонементах» переключатель «Списывать занятия с абонемента автоматически»: за пятнадцать минут до класса система отметит записанных и спишет по одному занятию. Преподавателю остаётся поправить тех, кто не дошёл, — статус «Не пришёл», и система спросит, вернуть ли занятие на абонемент. Для безлимита списывать нечего, но отметка всё равно нужна: она показывает реальную посещаемость и считает выходы преподавателя.

Заморозка на ретрит и болезнь

Йога-студии чаще других сталкиваются с паузами: ретрит, випассана, отпуск, беременность. В карточке клиента у абонемента есть «❄️ Заморозить»: остаток не трогается, а дата «действует до» сдвигается ровно на длину паузы. Разморозка — по дате или при первом же визите. Подробнее — в статье про заморозку абонемента.

Отмены: за сколько часов бесплатно

Отмена за полчаса до класса — главная утечка йога-студии: коврик уже никому не продать. В Studio-Admin вы сами задаёте правило в разделе «Записи» → «Настройки записей»: списывать ли занятие с абонемента при поздней отмене и за сколько часов до начала отмена ещё бесплатна. Например, 8 часов: отменила накануне вечером — абонемент цел, место ушло в очередь; отменила в 7:40 перед классом в 8:00 — занятие спишется.

Клиент видит правило прямо на карточке записи в кабинете и в окне подтверждения: кнопка так и называется — «Отменить и списать». Никаких сюрпризов и споров на ресепшене. Если действующего абонемента нет, запись просто отменяется — долг система не заводит. Как снизить неявки в целом, разобрано в статье про неявки.

Индивидуальные практики и йогатерапия: окна записи

Кроме классов, в студии йоги почти всегда есть индивидуальная работа: йогатерапия, персональная практика, занятия для беременных один на один. У них нет фиксированного времени — есть свободные часы преподавателя. Для этого в расписании есть тип «Окно записи»: преподаватель Анна принимает индивидуально по вторникам и четвергам с 13:00 до 16:00 — ставите окно и отмечаете галочками услуги, доступные в него.

Клиент на сайте выбирает «Йогатерапия, 60 минут», преподавателя и видит свободные слоты внутри окна. Записался — занятие появляется в общей сетке, зал в это время уже никто не займёт, а сама практика попадает в зарплату преподавателя и в деньги студии. Механика окон разобрана в статье про окна записи.

Карточка клиента: ограничения, травмы, заметки преподавателя

В йоге преподавателю важно помнить о человеке то, чего не видно на коврике: проблемная поясница, гипертония, беременность на четвёртом месяце, «не делать стойку на голове». В карточке клиента история практик копится сама — даты, направление, преподаватель, был или не пришёл, — а в заметках живёт то, что раньше знал только один преподаватель. Подменяющий открывает карточку перед классом и не заставляет клиентку в третий раз рассказывать про колено.

Теги делят базу на «утро», «беременные», «новички», «безлимит» — по ним удобно фильтровать список и писать только нужным. У владельца в списке клиентов есть кнопка «Рассылка» — одно сообщение всем, у кого подключён бот: перенос класса на праздники, новый курс, свободные места на ретрите. Тем, кто пришёл на пробное и не вернулся, лучше писать лично: карточка с датой пробного и тегом «новичок» находится за секунду.

Приложение и перенос базы

Преподаватели работают из мобильного приложения: посмотреть, кто записан на вечерний класс, отметить пришедших после шавасаны, принять оплату за разовое на месте. Базу клиентов не нужно набивать заново: импорт принимает таблицу Excel целиком — с превью и защитой от дублей, — а действующим клиентам вы просто выдаёте абонементы с текущим остатком. Обратно всё выгружается в Excel в любой момент, а раз в неделю копия данных приходит владельцу письмом.

Напоминания и уведомления

После записи клиент подключает бота студии в Telegram или MAX. Дальше — без администратора: подтверждение записи, напоминание перед классом с кнопкой «Видел», сообщение о переносе или отмене, если преподаватель заболел. Ответы клиента попадают в «Обращения» в админке. Владельцу приходят уведомления о новых заявках, отменах и сообщениях — в браузер и в тот же мессенджер. Платить за сообщения не нужно.

Преподаватели: расписание, ставки, права

Преподаватели йоги часто ведут классы в нескольких студиях, и им важно видеть только своё. У каждого преподавателя свой вход: его классы, записанные на них клиенты, его зарплата. Деньги студии и настройки ему не показываются.

Ставки задаются индивидуально: ₽ за класс, ₽ за час (удобно, когда хатха 90 минут, а виньяса 60), % от выручки или ₽/час за человека — когда оплата зависит от числа пришедших. Раздел «Зарплата» собирает проведённые классы за период, считает по ставке каждого и выгружает детализацию в Excel. Подробно — в статье про зарплату по выходам.

Сайт студии, цены и деньги

Сайт студии на адресе вида вашастудия.studio-admin.ru появляется сразу после регистрации: расписание из админки, преподаватели, направления с описаниями, цены, кнопка записи и вход в кабинет. Можно подключить свой домен. В разделе «Цены» есть массовые изменения: скидка на все абонементы на время акции с датой окончания, после которой цены вернутся сами, или пробный класс за 0 ₽ для новичков. Подарочные сертификаты включаются одним переключателем — абонемент на йогу дарят часто.

Все оплаты — разовые, абонементы, индивидуальные практики — попадают в раздел «Деньги» с поступлениями, возвратами и расходами. Онлайн-оплата подключается через ЮKassa, а до этого можно принимать оплату по ссылке. Аналитика показывает выручку и посещаемость по классам — видно, что инь по воскресеньям стабильно полная, а дневная хатха собирает троих.

Как начать

Частые вопросы

Можно ли ограничить число мест на классе?

Да, у каждого занятия есть поле «Мест». Когда лимит достигнут, онлайн-запись закрывается, а желающие встают в очередь и автоматически получают место при отмене.

Как учитывать безлимит — отмечать посещения всё равно нужно?

С безлимита ничего не списывается, но отметка «Был» нужна: она даёт честную посещаемость по классам и считает выходы преподавателя для зарплаты.

Преподаватель работает в двух студиях — он увидит чужие данные?

Нет. У преподавателя свой вход только в вашу студию: его классы, его клиенты на занятиях, его зарплата.

Можно ли сделать так, чтобы отмена за час до класса списывала занятие?

Да, в «Настройках записей» включите списание при поздней отмене и задайте порог в часах. Клиент увидит правило до подтверждения отмены.