CRM для кроссфит-зала: WOD по расписанию, лимит мест, безлимиты и посещаемость

В кроссфит-зале расписание — это закон. Классы в 7:00, 8:00, 12:00, 18:00, 19:00 и 20:00, на каждом одна и та же тренировка дня, четырнадцать мест по числу штанг и стоек, коуч у доски. Атлеты записываются на класс заранее — иначе в 19:00 на четырнадцать мест придут двадцать два человека, и половина будет ждать штангу. Именно поэтому кроссфит-залы первыми среди фитнеса упёрлись в то, что чат и тетрадь не справляются: тут нужна запись с лимитом, безлимитные абонементы и учёт посещаемости — каждый день, на каждом классе.

Добавьте вводный курс для новичков, Open Gym, соревнования раз в квартал, трёх коучей с разными ставками — и станет ясно, что CRM для кроссфит-зала должна быть устроена не так, как для салона. Разберём, как это выглядит в Studio-Admin — бесплатной CRM с классами по расписанию, лимитом мест, безлимитами и посещаемостью.

Где зал теряет без учёта

• Переполненные вечера и пустой день. В 19:00 не хватает стоек, в 12:00 два человека. Без записи с лимитом это не исправить: атлеты приходят «как обычно».
• Безлимит без посещаемости. Месячный безлимит продан, а сколько раз человек пришёл — неизвестно. Тот, кто был дважды, в следующем месяце не продлит, и вы узнаете об этом по факту.
• Записался — не пришёл. Место на вечернем классе занято, а в зале его нет. Те, кто хотел прийти, остались без стойки.
• Вводный курс отдельно от всего. On-ramp на шесть занятий ведётся в отдельном чате, и после него новички теряются, не дойдя до общего расписания.
• Зарплата коучей. Кто сколько классов провёл и сколько человек на них было — в конце месяца это собирается по памяти.

Классы по расписанию: WOD с лимитом мест

В Studio-Admin вид занятия «WOD» заводится один раз — с длительностью 60 минут и вместимостью 14 мест. Дальше класс ставится в сетку кликом, и повтор «По выбранным дням» превращает шесть классов будней в серию на двенадцать недель: сетка зала на квартал делается за один вечер. Каждому классу — свой коуч, а если залов два (основной и зона для гимнастики), то и зал.

Поле «Мест» держит лимит: записалось четырнадцать — онлайн-запись на этот класс закрывается, пятнадцатый видит, что мест нет, и может встать в очередь. Коуч перед классом открывает его в телефоне и видит список записанных — тех, под кого он ставит стойки.

Замена коуча на неделю делается с одного класса серии — «К этому и всем последующим». Перенос одного класса — перетаскиванием, вместе с записями. Подробно про сетку — в инструкции по расписанию.

Запись на класс с телефона — и очередь на вечер

Атлет открывает страницу записи зала, видит расписание на неделю с числом свободных мест на каждом классе и записывается за несколько касаний. Ссылка копируется кнопкой «🔗 Ссылка» в разделах «Расписание» и «Записи» — держите её в закреплённом сообщении чата зала. При включённом переключателе «Принимать заявки автоматически» запись подтверждается мгновенно.

На вечерние классы всегда есть желающие сверх лимита. Атлет встаёт в очередь — и как только кто-то отменяется, система сама продвигает первого: создаёт запись и отправляет сообщение. Стойка, освободившаяся в обед, к вечеру занята, а коучу не нужно администрировать лист ожидания в чате.

Личный кабинет атлета

По номеру телефона атлет заходит в кабинет: ближайшие классы, до какого числа действует безлимит или сколько осталось на абонементе, история посещений за месяц и чат с залом. Там же он отменяет запись — по правилам, которые вы задали.

Пробный класс для новичка

Человек, который никогда не был в кроссфите, не запишется на WOD «с улицы» — ему нужна понятная точка входа. Заведите «Пробный класс» отдельной позицией с ценой (или бесплатно на время набора — через массовые изменения цен), поставьте его в расписание в удобное для новичков время и держите ссылку в рекламе. С первой записи у новичка есть карточка в базе, напоминание перед классом приходит само, а после пробного вы предлагаете ему вводный курс, а не теряете в чате.

Безлимиты и абонементы кроссфит-зала

Основная схема кроссфита — безлимит на месяц. В разделе Абонементы он заводится переключателем «∞»: посещения не ограничены, действует только срок. Рядом живут остальные тарифы:

• Безлимит на 1, 3, 6 месяцев — со своей ценой каждый;
• 8 или 12 классов — для тех, кто ходит два раза в неделю;
• Вводный курс — 6 занятий, отдельная позиция с понятной ценой на сайте;
• Дроп-ин — разовое посещение для приезжих атлетов.

Заморозка — из карточки клиента: травма, командировка, соревнования в другом городе — «❄️ Заморозить», срок сдвигается на длину паузы. Как настроить тарифы и срок — в инструкции по абонементам. Если сейчас вы ведёте зал в специализированном фитнес-сервисе и думаете о переходе, посмотрите разбор бесплатной альтернативы.

Посещаемость: кто реально ходит по безлимиту

С безлимита ничего не списывается, поэтому в большинстве залов посещаемость не считают вообще. И зря: атлет, который был на двух классах за месяц, — это почти гарантированный отток в следующем. В Studio-Admin отметка «Был» ставится на каждом классе — коучем с телефона или автоматически.

Автосписание для самозаписи

Включите в «Абонементах» «Списывать занятия с абонемента автоматически»: за пятнадцать минут до класса система отметит записанных пришедшими и, если абонемент на количество, спишет занятие. Коучу остаётся поправить тех, кто не дошёл: «Не пришёл» — и система спросит, вернуть ли занятие. Для безлимита возвращать нечего, но отметка остаётся в истории — и именно она показывает, кто ходит, а кто платит за воздух.

Поздняя отмена: место на вечернем классе не должно пропадать

В «Записи» → «Настройки записей» задайте правило: списывать ли занятие при поздней отмене и за сколько часов до начала отмена бесплатна. Для вечерних классов с очередью это работает так: отменил за 6 часов — бесплатно, место ушло первому из очереди; отменил за полчаса — занятие спишется. Атлет видит правило на карточке записи до подтверждения. Без действующего абонемента запись просто отменяется. Как в целом снижать неявки — в статье про неявки.

История посещений видна в карточке каждого атлета и в его кабинете. Через месяц по базе легко найти тех, кто на безлимите был меньше четырёх раз, — и написать им до того, как они решат не продлевать. Как считать посещаемость без Excel — в отдельной статье.

Вводный курс: постоянная группа с отметками

On-ramp — это не самозапись, а набор из восьми человек на шесть занятий с фиксированными датами. В разделе «Клиенты» есть переключатель «Группы»: создаёте группу «Вводный курс, октябрь», добавляете состав и привязываете к ней шесть занятий — весь состав попадает в каждое занятие автоматически. Коуч отмечает пришедших кнопкой «Был» или «✓ Отметить всех пришедшими», а во вкладке «Табель» видно, кто прошёл все шесть, а кто пропустил половину и в общее расписание пока не готов.

После курса новички просто переходят на самозапись: покупают безлимит и записываются на классы сами, карточка у них уже есть. Механика групп — в инструкции по группам.

Соревнования, семинары и открытые тренировки

Внутренние соревнования раз в квартал, семинар по тяжёлой атлетике, открытая тренировка для друзей атлетов — всё это ставится в то же расписание отдельными видами занятий с нужной вместимостью и ценой. Атлеты записываются по той же ссылке, что и на классы, место считается так же, а после события отметка «Был» остаётся в истории. Если событие платное и мест мало, включите на нём предоплату: запись подтверждается оплатой, и список участников не раздувается теми, кто «наверное приду». Сообщение о событии уходит всем через «Рассылку» — одним текстом, без пересылки по чатам.

Напоминания и уведомления

Атлет подключает бота зала в Telegram или MAX при первой записи. Дальше — подтверждение, напоминание перед классом с кнопкой «Видел», сообщение при переносе или отмене, автоматическое «место освободилось» из очереди. Ответы попадают в «Обращения» в админке. Владельцу приходят уведомления о заявках, отменах и сообщениях — в браузер и в мессенджер. В списке клиентов у владельца есть «Рассылка» всем, у кого подключён бот, — объявление о соревнованиях или смене расписания на праздники уходит за минуту.

Коучи и права доступа

У каждого коуча свой вход: его классы, записанные на них атлеты, его зарплата. Деньги зала, настройки и чужие ставки ему не показываются, а изменения расписания от коуча уходят владельцу на одобрение. Если коуч уходит в другой бокс, доступ отключается в один клик, а база атлетов с историей остаётся у зала. Подробнее — в статье про сотрудников и права доступа.

Зарплата коучей: за класс или за пришедших

У коучей условия разные, и они задаются каждому отдельно: ₽ за класс, ₽ за час, % от выручки или ₽/час за человека — оплата по числу тех, кого коуч отметил «Был». Последняя ставка для кроссфита самая честная: класс на четырнадцать человек и класс на трёх — разная работа. Раздел «Зарплата» собирает проведённые классы за период, считает по ставке каждого и выгружает детализацию в Excel; коуч видит только свои цифры. Подробно — в статье про ставку за пришедшего.

Деньги, аналитика, цены

Все оплаты — безлимиты, дроп-ины, вводный курс — попадают в раздел «Деньги»: поступления, возвраты, расходы на оборудование и аренду. Аналитика показывает выручку и посещаемость, и по ней видно, какие классы заполнены, а какие стоит убрать или сдвинуть. Оплата принимается онлайн через ЮKassa или по ссылке, подарочные сертификаты включаются переключателем.

По той же аналитике видно, что дневные классы в 12:00 стабильно собирают двоих: это повод не убирать класс, а продать на него отдельный дневной безлимит дешевле — о том, как загружать мёртвые часы, есть отдельная статья.

Цены меняются массово: скидка на все безлимиты к сентябрьскому набору с датой окончания, после которой цены вернутся сами, или вводный курс за 0 ₽ на неделю открытых дверей. Сайт зала на адресе вида вашзал.studio-admin.ru собирается автоматически: расписание классов из админки, коучи, цены, запись и вход в кабинет; можно подключить свой домен. Коучи работают из мобильного приложения — отмечать класс удобнее с телефона у доски. Базу атлетов из таблицы переносит импорт, обратно всё выгружается в Excel.

Как перевести зал

Частые вопросы

Можно ли ограничить класс четырнадцатью местами и не пускать пятнадцатого?

Да, поле «Мест» у каждого класса. При заполнении запись закрывается, а желающие встают в очередь и получают место автоматически при отмене.

Зачем отмечать посещаемость, если у всех безлимит?

Чтобы видеть, кто реально ходит. Атлет с двумя визитами в месяц — кандидат на отток; по истории посещений таких находят заранее. Плюс отметки считают зарплату коучей по пришедшим.

Что делать с теми, кто записался и не пришёл на вечерний класс?

Включите списание при поздней отмене с порогом в часах: отмена впритык спишет занятие с абонемента на количество, а место при ранней отмене уйдёт из очереди следующему. Неявку без отмены коуч отмечает «Не пришёл» и сам решает, возвращать ли списанное занятие.

Коуч видит выручку зала?

Нет. У коуча свой вход: его классы, записанные на них атлеты и его зарплата. Деньги и настройки зала видит только владелец.