CRM для фитнес-студии: групповые и персональные тренировки, абонементы, зарплата тренеров

Вечер понедельника в фитнес-студии выглядит одинаково почти везде. В 18:30 функциональная тренировка на четырнадцать мест, а в чате записалось семнадцать: трое «просто спросили», но администратор уже не помнит, кто именно. В 19:30 у тренера Анны персональная, о которой знают только она и её клиентка — в общем расписании этой тренировки нет, и на то же время в зал поставили ещё одну группу. Абонементы считаются в таблице, которую заполняют по вечерам, а в конце месяца владелец сидит с калькулятором и выписками, чтобы посчитать зарплату четырём тренерам.

Фитнес-студия — это два разных бизнеса под одной крышей: групповые тренировки, где важны места и наполняемость, и персональные, где важно свободное время конкретного тренера. Пока учёт ведётся в тетради и мессенджерах, эти два потока постоянно сталкиваются. CRM для фитнес-студии нужна ровно для того, чтобы развести их — и при этом видеть оба в одном месте.

Разберём, как это устроено в Studio-Admin — бесплатной CRM с расписанием, онлайн-записью, абонементами, напоминаниями и расчётом зарплаты тренеров.

Где фитнес-студия теряет деньги без CRM

Проблемы обычно не выглядят как проблемы — они выглядят как «ну, так всегда было».

• Переполненные и пустые группы. В чате нет лимита мест: записалось больше, чем ковриков, или наоборот — вечером группа полная, а на дневную никто не пришёл, потому что о ней никто не знал.
• Персональные тренировки живут у тренера в голове. Владелец узнаёт о них по факту, зал бронируется дважды, а деньги за персоналку иногда вообще не доходят до кассы студии.
• Абонементы считаются вручную. «У меня оставалось ещё три занятия» — и проверить это негде, кроме таблицы, которую вёл уволившийся администратор.
• Неявки. Человек записался, не пришёл и не предупредил. Место пропало, а в лист ожидания стояли двое.
• Зарплата — вечер с калькулятором. Кто сколько провёл, сколько было персональных, у кого ставка за занятие, у кого процент — всё это собирается из переписок и памяти.

Каждая из этих мелочей стоит не так много. Вместе они съедают несколько часов в неделю и заметную часть выручки — просто незаметно.

Расписание фитнес-студии: групповые и персональные в одной сетке

В Studio-Admin расписание — это сетка, которую можно смотреть по дню, неделе и месяцу. Групповая тренировка создаётся кликом по свободной ячейке: вид занятия, тренер, зал, длительность и — главное для фитнеса — поле «Мест». Когда лимит достигнут, онлайн-запись на эту тренировку закрывается сама, а желающие могут встать в очередь.

Регулярную сетку не нужно заводить по одному занятию: в форме есть повтор «По выбранным дням» — отмечаете понедельник, среду и пятницу, и система создаёт серию на двенадцать недель вперёд. Если потом нужно поменять тренера на всё лето или сдвинуть время, открываете любое занятие серии и выбираете: применить «только к этому» или «к этому и всем последующим». Перенос одного занятия делается перетаскиванием — записи клиентов переезжают вместе с ним.

Если у студии два зала или две точки в разных районах, каждое занятие привязывается к адресу и залу — и на сайте, и в записи клиент видит, куда идти. Подробно про сетку, серии и переносы — в инструкции по расписанию.

Персональные тренировки: окна записи вместо переписки с тренером

Персоналка отличается от группы тем, что у неё нет фиксированного времени — есть свободное время тренера. Для этого в расписании есть отдельный тип: «Окно записи». Тренер Анна принимает персональных по вторникам с 10:00 до 14:00 — вы ставите окно на это время и галочками отмечаете, на какие услуги в него можно записаться: «Персональная тренировка», «Сплит на двоих».

Дальше клиент на сайте выбирает услугу, тренера и видит только реально свободные слоты внутри окна, с учётом длительности. Записаться внахлёст невозможно, а когда клиент записался, персоналка появляется в общей сетке — и зал на это время уже никто не поставит второй раз.

Механика окон подробно разобрана в статье про окна записи для индивидуальных услуг. Для фитнес-студии важно другое: персональные перестают быть «серой зоной». Они видны владельцу, попадают в зарплату тренера и в деньги студии, а не остаются договорённостью в личке.

Онлайн-запись на групповые: клиент записывается сам

Клиент открывает сайт студии или ссылку на запись, видит расписание на неделю, выбирает тренировку и записывается — с телефона, за минуту, в любое время суток. В админке в разделах «Расписание» и «Записи» есть кнопка «🔗 Ссылка»: она копирует адрес страницы записи, который удобно отправить в ответ на «а можно к вам завтра?».

Что происходит с заявкой, решаете вы. Включён переключатель «Принимать заявки автоматически» — запись подтверждается сразу и клиенту уходит подтверждение. Выключен — заявка ждёт вашей кнопки «Подтвердить», а вам приходит уведомление.

Группа полная — очередь на запись

Когда на вечернюю тренировку места закончились, клиент может встать в очередь. Если кто-то отменится, система сама продвинет первого из очереди: создаст запись и отправит ему сообщение. Место не пропадает, а администратору не нужно вести лист ожидания в заметках телефона.

Личный кабинет клиента

По своему номеру телефона клиент заходит в кабинет на сайте студии: там его ближайшие тренировки, остаток абонемента и срок его действия, история посещений и чат со студией. Вопросы «сколько у меня осталось?» и «во сколько завтра?» перестают приходить администратору в личку. Подробнее — в статье про личный кабинет клиента.

Абонементы фитнес-студии: 8 занятий, безлимит и заморозка

В разделе Абонементы собирается любая схема, которую использует студия:

• На количество — 4, 8, 12 занятий со сроком действия;
• Безлимит — переключатель «∞»: посещения не ограничены, действует только срок;
• Отдельные абонементы на персональные — например, «5 персональных с тренером», со своей ценой;
• Старт срока — сегодня, с конкретной даты или с первого посещения: продали абонемент в декабре, а ходить клиент начнёт в январе — ничего не сгорит.

Самое важное для фитнеса — автосписание. В студии, где клиенты записываются сами, включите переключатель «Списывать занятия с абонемента автоматически»: за пятнадцать минут до тренировки система отметит записанных пришедшими и спишет занятие. Тренеру останется только поправить тех, кто не дошёл: меняете статус на «Не пришёл» — система спросит, вернуть ли занятие на абонемент. Дальше действует ваша политика: у кого-то пропуск без предупреждения сгорает, у кого-то возвращается.

Поздняя отмена: сгорает или нет — решаете вы

Клиент отменяет тренировку за двадцать минут до начала, когда место уже никому не продать. В разделе «Записи» → «Настройки записей» есть правило: списывать ли занятие с абонемента при поздней отмене и за сколько часов до начала отмена ещё бесплатна. Поставили 12 часов — отменил утром вечернюю тренировку, абонемент цел; отменил в 18:40 — занятие спишется. Клиент видит это правило на карточке записи ещё до того, как нажмёт «Отменить», так что споров не возникает. Если действующего абонемента нет, запись просто отменяется — долг система не заводит.

Заморозка работает из карточки клиента: уехал в отпуск на две недели — нажали «❄️ Заморозить», срок сдвинулся ровно на длину паузы, занятия не сгорели. Как настроить тарифы и автосписание по шагам — в инструкции по абонементам, а про паузы — в статье про заморозку.

Напоминания клиентам в Telegram и MAX

После записи клиент подключает бота студии в Telegram или MAX — и дальше общение с ним идёт без администратора: подтверждение записи, напоминание перед тренировкой, сообщение при переносе или отмене. У напоминания есть кнопка «Видел», по которой видно, что человек предупреждён. Если клиент отвечает боту, сообщение попадает в раздел «Обращения» в админке, а не в личку тренера. Платить за сообщения не нужно — в отличие от СМС.

Владельцу в те же мессенджеры приходят уведомления о новых заявках, отменах и сообщениях клиентов — дублем к push в браузере. Как подключаются боты — в статье про Telegram и MAX.

Зарплата тренеров: за занятие, за час, процент или за пришедшего

Каждому тренеру задаются свои условия, и они могут не совпадать:

• ₽ за занятие — фиксированная сумма за выход, самый частый вариант для групп;
• ₽ за час — удобно, когда тренировки разной длительности: система умножит ставку на фактическую длительность из расписания;
• % от выручки — доля от денег, которые принесла тренировка;
• ₽/час за человека — оплата зависит от числа тех, кого тренер отметил «Был»: полный зал — больше, три человека — меньше.

Раздел «Зарплата» собирает проведённые занятия каждого тренера за период, применяет его ставку и показывает детализацию по дням с выгрузкой в Excel. Персональные тренировки, записанные через окна, попадают туда же. Тренер в своём кабинете видит только собственные цифры, а не кассу студии. Как устроен расчёт — в статьях про зарплату по выходам и про ставку за пришедшего.

Деньги, цены и аналитика

Каждая оплата — разовая, абонемент, персоналка — попадает в раздел Деньги: поступления, возвраты, расходы на аренду и оборудование. Аналитика показывает выручку, посещаемость и загрузку: видно, какие тренировки заполняются, а какие стабильно стоят полупустыми, — и это уже основание переставить сетку, а не гадать.

Цены меняются массово, а не по одной: страница массовых изменений в разделе «Цены» умеет дать скидку на всё в процентах, поставить пробную тренировку в 0 ₽ или поднять цены на заданный процент. У скидки есть срок «действует до» — в конце акции цены вернутся сами, без напоминаний в календаре. Оплату можно принимать онлайн через ЮKassa или по ссылке, а к праздникам включить подарочные сертификаты — абонемент в подарок покупается прямо с сайта.

Две точки, три зала — одно расписание

Фитнес-студии часто вырастают во вторую точку раньше, чем в порядок. В Studio-Admin несколько адресов и залов живут в одном аккаунте: у каждого занятия и каждого окна записи — свой адрес и зал, клиент при записи видит, куда идти, а тренер, который работает в обеих точках, видит своё расписание целиком. Подробнее — в статье про несколько адресов и залов.

Сайт фитнес-студии и приложение

Вместе с админкой у студии появляется сайт на адресе вида вашастудия.studio-admin.ru: расписание из админки, тренеры, цены, кнопка записи и вход в личный кабинет. Расписание на сайте не устаревает — оно то же самое, что в сетке. Можно подключить свой домен. Как собрать страницу под фитнес — в статье про сайт фитнес-студии.

Тренерам и администратору удобнее работать из мобильного приложения: отметить пришедших между подходами, посмотреть, кто записан на следующую группу, принять оплату на месте. Если база клиентов уже ведётся в Excel или другой CRM, набивать её руками не придётся — импорт принимает таблицу целиком, с превью и защитой от дублей, а обратно всё выгружается в Excel в любой момент.

Как перейти с тетради: четыре шага

Частые вопросы

Можно ли вести групповые и персональные тренировки в одной системе?

Да, для этого всё и устроено. Групповые — занятия с лимитом мест в сетке, персональные — окна записи тренеров. И те и другие видны в одном расписании, попадают в деньги и зарплату.

Что будет, если клиент отменит тренировку за час до начала?

Зависит от вашей настройки. Если включено списание при поздней отмене и порог, например, 12 часов — занятие спишется с абонемента, и клиент увидит предупреждение до подтверждения отмены. Если правило выключено — просто отмена, место освобождается.

Тренер видит доходы студии?

Нет. У тренера свой кабинет: его расписание, его клиенты на занятиях и его зарплата. Деньги студии, настройки и чужие ставки ему не показываются.

Клиенты уже ведутся в Excel — переносить вручную?

Нет, импорт принимает таблицу целиком, с превью и защитой от дублей. Обратно база выгружается в Excel в любой момент, а раз в неделю копия данных приходит владельцу письмом.