CRM для студии пилатеса: запись на реформер по местам, персональные занятия и очередь

Пять реформеров — пять мест. Это не метафора, а вся экономика студии пилатеса: класс не растянуть ни на одного человека, потому что шестого тренажёра нет. При этом записываются через директ, через звонок и через чат — и в 19:00 к двери приходят шестеро. Кому-то придётся ждать следующего класса, и это, как правило, тот, кто записался раньше всех, просто не тем способом.

Вторая половина дня студии — персональные. Реформер, кадиллак, стул: у каждого тренера свои клиенты, своё время, свои договорённости в личке. Владелец узнаёт о персональной тренировке, когда видит в зале человека, которого нет ни в одном расписании.

CRM для студии пилатеса нужна не для «порядка вообще», а для одной жёсткой вещи: мест ровно столько, сколько тренажёров, и запись обязана это знать. Разберём, как это устроено в Studio-Admin — бесплатной CRM с записью строго по местам, очередью, окнами для персональных и абонементами.

Почему студии пилатеса нельзя записывать «примерно»

В обычной групповой тренировке лишний человек — неудобство. На реформере лишний человек — это отказ у двери, испорченный вечер и, очень часто, потерянный клиент. Отсюда три требования к учёту, которые в тетради и мессенджерах не выполняются:

• Жёсткий лимит мест. Пять реформеров — пять записей, шестая должна быть невозможна технически, а не «по договорённости».
• Отмена должна отдавать место следующему. Освободился реформер за три часа до класса — на него есть желающие, но им нужно успеть написать. Обычно не успевают.
• Персональные — в том же расписании. Иначе группа и персоналка встречаются на одном тренажёре.

Добавьте сюда абонементы на 8 занятий, которые считаются в таблице, и зарплату четырём тренерам с разными ставками за группу и персоналку — и получится вечер владельца каждое воскресенье.

Расписание студии пилатеса: запись строго по местам

В Studio-Admin у каждого вида занятия есть вместимость, а у каждого занятия в сетке — поле «Мест». Заводите «Реформер, групповой — 5 мест», «Мат-пилатес — 12 мест», «Реформер для начинающих — 4 места». Когда на класс записалось пять человек, онлайн-запись на него закрывается сама: шестой увидит, что мест нет, и сможет встать в очередь. Администратор, записывая из админки, тоже видит счётчик записавшихся и свободных мест на карточке занятия.

Сетка ставится сериями: повтор «По выбранным дням» создаёт классы на двенадцать недель. Если у студии два зала — реформеры и большой зал для мата, — каждое занятие привязывается к своему залу, и на сайте клиент видит, куда идти. Нужно поменять тренера на месяц — открываете любой класс серии и применяете изменение «К этому и всем последующим». Перенос одного класса — перетаскиванием, вместе с записями. Подробно — в инструкции по расписанию.

Пробное занятие на реформере

Новичок на реформер не приходит «в общую группу»: тренажёр нужно объяснить, и делать это на классе из пяти человек — значит потерять темп для остальных четверых. Поэтому пробное в пилатесе обычно ставят либо в маленькую группу «для начинающих» на 3–4 места, либо как короткую персональную. В Studio-Admin и то и другое — обычные позиции: «Пробное на реформере, группа» со своей вместимостью в расписании или «Вводная персональная, 30 минут» как услуга в окне тренера. На сайте новичок видит понятную кнопку с ценой, записывается сам и с первой записи получает карточку в базе — а вы видите, сколько пробных было за неделю и сколько из них купили абонемент.

Очередь на запись: освободившийся реформер не пропадает

Для пилатеса очередь — не приятное дополнение, а основной инструмент. Класс на пять мест заполняется быстро, и вечерние часы всегда переполнены желающими. Клиент, которому не хватило места, встаёт в очередь прямо со страницы записи. Как только кто-то отменяется, система сама продвигает первого из очереди: создаёт запись и отправляет ему сообщение в Telegram или MAX.

Администратору не нужно вести список «кто хотел на четверг» в заметках и обзванивать людей после каждой отмены. Реформер, освободившийся в 15:00, к 15:05 уже занят — тем, кто ждал дольше всех.

Отмены: порог в часах и сгорание занятия

С пятью местами каждая поздняя отмена — двадцать процентов выручки класса. В разделе «Записи» → «Настройки записей» есть правило: списывать ли занятие с абонемента при поздней отмене и за сколько часов до начала отмена ещё бесплатна. Для реформера обычно ставят 12 часов: отменила утром — абонемент цел, место ушло в очередь; отменила за час — занятие спишется, как если бы клиентка пришла.

Клиентка видит правило в личном кабинете на карточке записи и в окне подтверждения — кнопка так и называется «Отменить и списать». Спорить не о чем: правило было перед глазами до нажатия. Если действующего абонемента нет, запись просто отменяется без долга. О том, как отмечать неявки и что происходит с оплатой, — в статье про клиента, который не пришёл.

Персональные на реформере и кадиллаке: окна записи

Персональные тренировки в пилатесе — половина выручки и почти всегда «серая зона» учёта. В Studio-Admin для них есть тип занятия «Окно записи»: тренер Анна ведёт персональные по будням с 10:00 до 14:00 — ставите окно на это время и отмечаете галочками услуги: «Персональная на реформере, 55 минут», «Сплит на двоих», «Персональная на кадиллаке».

Клиент на сайте выбирает услугу и тренера, видит свободные слоты внутри окна и записывается. Занятие появляется в общей сетке, попадает в зарплату тренера и в деньги студии. Группа на те же реформеры в это время уже не встанет: окно и класс живут в одной сетке и в одном зале. Как устроены окна — в статье про окна записи для индивидуальных услуг.

Предоплата на персональные

Персональная — длинный дорогой слот, и неявка на неё стоит часа работы тренера. Предоплата включается на уровне услуги: на групповые классы оставьте свободную запись, а на персональные — с оплатой при бронировании. Как это работает и что сказать постоянным клиентам — в статье про запись по предоплате.

Абонементы: групповые, персональные, заморозка

В разделе Абонементы заводятся тарифы под оба формата:

• Групповые — 4, 8, 12 занятий на реформере со сроком действия;
• Персональные — 5 или 10 тренировок с тренером, отдельной ценой;
• Безлимит — переключатель «∞», если продаёте месяц без ограничения посещений (для мата это частая схема);
• Пробное — отдельная позиция, чтобы новичок увидел цену на сайте и записался без звонка.

Автосписание для самозаписи включается одним переключателем: за пятнадцать минут до класса система отметит записанных и спишет занятие, а тренеру останется поправить тех, кто не дошёл. Заморозка — из карточки клиента: беременность, травма, отпуск — остаток сохраняется, срок сдвигается на длину паузы. Как настроить тарифы — в инструкции по абонементам.

Карточка клиента: что важно знать тренеру

В пилатесе тренер должен помнить о клиенте больше, чем в любой групповой тренировке: грыжа в поясничном отделе, восстановление после родов, протез коленного сустава, «не нагружать правое плечо». В карточке клиента история занятий копится сама — даты, вид, тренер, был или не пришёл, — а в заметках живёт то, что раньше знал только один тренер. Если он уходит в отпуск, подменяющий открывает карточку и не задаёт клиентке вопросов, которые она уже устала повторять.

Теги делят базу на «реформер», «мат», «персональные», «после родов» — по ним удобно фильтровать список и писать только нужным людям: у владельца в списке клиентов есть кнопка «Рассылка» всем, у кого подключён бот.

Напоминания, кабинет и уведомления владельцу

Клиент подключает бота студии в Telegram или MAX при первой записи. Дальше — подтверждения, напоминание перед классом с кнопкой «Видел», сообщение при переносе или отмене. В личном кабинете по номеру телефона — ближайшие занятия, остаток на групповом и персональном абонементах, история, чат со студией.

Владельцу приходят уведомления о новых заявках, отменах и сообщениях клиентов — в браузер и в тот же мессенджер. Подробнее — в статье про клиентских ботов.

Зарплата тренеров: группа и персоналка по разным ставкам

У тренера пилатеса обычно две ставки: одна за групповой класс, другая — за персональную. В Studio-Admin условия задаются каждому сотруднику: ₽ за занятие, ₽ за час, % от выручки или ₽/час за человека. Раздел «Зарплата» собирает проведённые занятия за период — и групповые, и персональные из окон записи, — считает по ставке и показывает детализацию по дням с выгрузкой в Excel. Тренер видит только свои цифры, касса студии ему не показывается.

Ставки индивидуальные: у одного тренера фикс за занятие, у другого — процент от выручки, у третьего — почасовая. Система считает каждого по его условиям за один и тот же период, а спор «ты мне посчитала семь персональных, а было восемь» закрывается детализацией по датам. Подробнее — в статье про зарплату по выходам.

Две точки и мат-зал: несколько адресов в одном аккаунте

Студии пилатеса нередко работают на два адреса: реформеры в одном помещении, большой зал для мата — в другом, иногда в другом районе. В Studio-Admin несколько адресов и залов живут в одном аккаунте: у каждого класса и каждого окна записи свой адрес, клиент при записи видит, куда ехать, а тренер, который ведёт в обеих точках, видит своё расписание целиком. Подробнее — в статье про несколько адресов и залов.

Приложение, импорт и экспорт

Тренеры работают из мобильного приложения: перед классом открыть список записанных, после — отметить тех, кто не дошёл, дописать заметку в карточку, пока детали свежи. Базу клиентов не нужно набивать заново: импорт принимает таблицу Excel с превью и защитой от дублей, действующим клиентам вы выдаёте абонементы с текущим остатком — групповым и персональным по отдельности. Обратно всё выгружается в Excel в любой момент, а раз в неделю копия данных приходит владельцу письмом.

Сайт, цены, деньги

Сайт студии на адресе вида вашастудия.studio-admin.ru собирается сам: расписание из админки со свободными местами, тренеры, цены, запись и вход в кабинет; можно подключить свой домен. Цены меняются массово: скидка на все абонементы до заданной даты, после которой они вернутся сами, или пробное занятие за 0 ₽. Оплата принимается по ссылке или онлайн через ЮKassa, а подарочные сертификаты включаются переключателем — курс пилатеса часто дарят. Все поступления, возвраты и расходы — в разделе «Деньги», с аналитикой по выручке и посещаемости.

С чего начать

Частые вопросы

Что будет, если на класс с пятью местами захочет записаться шестой?

Онлайн-запись закроется, как только лимит достигнут. Шестой сможет встать в очередь и получит место автоматически, если кто-то отменится.

Персональные на реформере и групповые классы на тех же тренажёрах — как не пересечься?

Персональные записываются через окна тренера, групповые — как классы с лимитом. И то и другое стоит в одной сетке и в одном зале, поэтому пересечение видно сразу при постановке.

Клиентка отменила за час до персональной — занятие сгорит?

Если вы включили списание при поздней отмене и порог, скажем, 12 часов — да, спишется с абонемента, и она увидит это до подтверждения отмены. Без абонемента запись просто отменится.

Тренер уходит — история его клиентов останется?

Да. Карточки, заметки и история занятий принадлежат студии, а не тренеру. Доступ сотруднику отключается в один клик.